Dokumentation oder Schulung mit der Aufgabenaufzeichnung erstellen

In diesem Artikel werden die Aufgabenaufzeichnung und Aufgabenleitfäden erläutert. Zudem erfahren Sie, wie Aufgabenaufzeichnungen angelegt werden und wie Microsoft-Aufgabenleitfäden angepasst und in die Hilfe aufgenommen werden.

Mehr über die „Aufgabenaufzeichnung“ erfahren

Die Aufgabenaufzeichnung ist ein Tool, das Sie verwenden können, um Aktivitäten aufzuzeichnen, die Sie in der Produkt-Benutzeroberfläche (UI) ausgeführt haben. Wenn Sie die Aufgabenaufzeichnung verwenden, werden alle Ereignisse erfasst, die Sie auf der Benutzeroberfläche ausführen, die für den Server ausgeführt werden, einschließlich hinzufügen von Werten, Ändern von Einstellungen und Entfernen von Daten. Die Schritte, die Sie erfassen, werden zusammenfassend als Aufgabenaufzeichnung bezeichnet. Sie können Aufgabenaufzeichnungen auf viele Arten verwenden:

• Wiedergeben von Aufgabenaufzeichnungen als Aufgabenleitfäden – Aufgabenleitfäden sind ein integraler Bestandteil des Hilfesystems. Ein Aufgabenleitfaden ist eine kontrollierte, geführte, interaktive Erfahrung, die Sie durch die Schritte eines Geschäftsprozesses führt. Der Benutzer wird angewiesen, jeden Schritt mithilfe einer Popupaufforderung abzuschließen, die über die Benutzeroberfläche animiert wird und auf das UI-Element verweist, mit dem der Benutzer interagieren soll. Die Popupeingabeaufforderung enthält auch Informationen zur Interaktion mit Elementen, wie Hier klicken oder Geben Sie in diesem Feld einen Wert ein. Ein Aufgabenleitfaden wird mit dem Datensatz des aktuellen Benutzers ausgeführt und die Daten, die eingegeben werden, werden in der Benutzerkonfiguration gespeichert.
• Speichern Sie Aufgabenaufzeichnungen als Word-Dokumente – Indem Sie Aufgabenaufzeichnungen als Word-Dokumente speichern, können Sie einfach druckbare Schulungshandbücher erstellen.

Sie können eigene Aufgabenaufzeichnungen erstellen, Aufgabenaufzeichnungen wiedergeben, die von Microsoft bereitgestellt werden, oder von Microsoft zur Verfügung gestellte Aufgabenaufzeichnungen ändern, um sie Ihrer Konfiguration anzupassen. Weitere Informationen zur Aufgabenaufzeichnung finden Sie unter Aufgabenaufzeichnung.

Ihre Aufgabenaufzeichnung planen

Ganz gleich, ob Sie eine neue Aufgabenaufzeichnung erstellen oder Ihre Aufzeichnung auf einer Microsoft-Aufgabenaufzeichnung basieren, beachten Sie die folgenden Informationen.

• Planen Sie die Aufzeichnung, wie ein Video.
• Durchlaufen Sie den Geschäftsprozess einmal oder zweimal, ohne ihn zu erfassen, um sich mit den Schritten vertraut zu machen.
• Wenn Sie den Prozess vor der Aufzeichnung durchlaufen, achten Sie darauf, wo Sie Tastenkombinationen oder die Eingabetaste verwenden, damit Sie sie bei der tatsächlichen Aufzeichnung vermeiden können.
• Wollen Sie Schritte in Unteraufgaben gruppieren? Unteraufgaben unterteilen visuell Abschnitte eines Prozesses. Wenn Sie beispielsweise eine Aufzeichnung zum Erstellen und Freigeben eines Produkts erstellen, können Sie die Schritte gruppieren, die zum Erstellen eines Produkts erforderlich sind, und dann die Schritte gruppieren, die zum Freigeben des Produkts erforderlich sind. Unteraufgaben erleichtern die Lesbarkeit längerer Prozesse.
• Möchten Sie Anmerkungen hinzufügen? Siehe Unterschiedlichen Arten von Anmerkungen verstehen weiter unten für weitere Informationen.
• Welche Werte fügen Sie in den verschiedenen Feldern hinzu, während Sie die Schritte des Geschäftsprozesses ausführen?

Beschreibung und Anmerkungen im Voraus erstellen

• Am Anfang jeder Vorgangsaufzeichnung gibt es ein Beschreibungsfeld, in dem Sie eine Einführung in die Aufzeichnung eingeben können. Verfassen und speichern Sie die Beschreibung in einem separaten Dokument im Voraus, sodass Sie sie kopieren und während der Aufnahme in die Aufgabenaufzeichnung einfügen können. Das Schneiden und Einfügen des Texts ermöglicht einen schnelleren und problemloseren Aufzeichnungsprozess.
• Für jeden Schritt in einer Aufgabenaufzeichnung können Sie Anmerkungen erstellen. Während der Wiedergabe eines Aufgabenleitfadens, werden Anmerkungen als Hinweise über oder unter dem Text für den Schritt angezeigt. Wenn dieser als Text im Hilfebereich angezeigt wird, werden Anmerkungen als Text innerhalb des Schritts angezeigt. Schreiben und speichern Sie Ihre Anmerkungen in einem separaten Dokument. Wenn Sie die Aufgabenaufzeichnung aufzeichnen, schneiden Sie die Anmerkungen aus dem Dokument aus, und fügen Sie sie ein.

Unterschiedliche Arten von Anmerkungen verstehen Alle Anmerkungen sind optional. Fügen Sie sie nur hinzu, wenn sie hilfreiche Informationen für den Benutzer bieten.

• Titel: Eine Titelanmerkung wird vor dem Schritttext angezeigt, den die Aufgabenaufzeichnung automatisch generiert. Im Aufgabenleitfaden wird die Titelanmerkung über dem automatisch generierten Text angezeigt. Verwenden Sie diesen Typ der Anmerkung, um zu erläutern, warum der Benutzer den Schritt ausführt, oder um einen Kontext anzugeben.
• Hinweise: Eine Hinweisanmerkung wird nach dem Text zum Schritt angezeigt, den die Aufgabenaufzeichnung automatisch generiert. Im Aufgabenleitfaden wird sie nur angezeigt, wenn der Benutzer auf Mehr anzeigen in der Aufgabenleitfadenblase klickt. Verwenden Sie diesen Typ der Anmerkung, um alles Wissenswerte zu beschreiben, das der Benutzer benötigt, um den Schritt abzuschließen.
• Infoschritt: Erstellen Sie diese Anmerkungen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Steuerelement oder eine beliebige Stelle in einem Formular klicken und dann den Vorgangsaufzeichnungsschritt>"Info hinzufügen" auswählen. Infoschritte werden als nummerierte Schritt an jedem Punkt angezeigt, an dem Sie sie einfügen, auch wenn keine Aktion in der Benutzeroberfläche aufgezeichnet wurde. Sie können einen Infoschritt auf Formularebene hinzufügen oder einen Infoschritt, der einem Steuerelement zugeordnet ist. Wenn ein Infoschritt einer Seite zugeordnet ist, wird die Blase des Aufgabenleitfadens ohne Zeiger irgendwo auf der Seite angezeigt, wenn der Aufgabenleitfaden wiedergegeben wird. Wenn ein Infoschritt einem Steuerelement zugeordnet ist, zeigt die Blase des Aufgabenleitfadens auf das Steuerelement, wenn der Aufgabenleitfaden wiedergegeben wird. Im Hilfebereich wird eine Infoschrittanmerkung als nummerierter Schritt mit dem Text angezeigt, den Sie eingegeben haben. Verwenden Sie Infoschritte, um den Benutzer auf die nächsten Schritte vorbereiten, um Schritte zu beschreiben, die außerhalb der Anwendung ausgeführt werden müssen, oder um auf andere Aufzeichnungen zu verweisen.

Die Länge der Aufzeichnung bestimmen

• Benutzer lesen die Aufzeichnung oder spielen sie von Anfang bis Ende ab. Kombinieren Sie daher keine Schritte oder Aufgaben, die besser separat durchgeführt werden.
• Versuchen Sie nicht ein langes Szenario aufzuzeichnen, das mehrere Unterprozesse umfasst. Der Bedienung am Kundendienstschalter im Geschäft beispielsweise ist zu weit gefasst. Unterteilen Sie ihn in kürzere Aufgaben wie Rücksendungen bearbeiten und Geschenkkarten aufladen.
• Wenn eine Aufgabe als Teil mehrerer verschiedener Geschäftsprozesse ausgeführt werden kann, erstellen Sie dafür eine separate Erfassung, und Sie können sich in den anderen Erfassungen darauf beziehen.
• Wenn der Prozess mehrere Aufgaben betrifft, die die Person wahrscheinlich alle auf einmal erledigt, können Sie die Aufgaben in einer Aufzeichnung beibehalten, beispielsweise Funktionsprofile einrichten und zuweisen.
• Wenn eine Person eine Aufgabe einmal ausführt (z. B. eine Konfiguration), und dann unmittelbar danach eine weitere Aufgabe hat, die sie jedoch eigenständig und wiederholt durchführen kann, sollten diese in zwei separate Aufgabenaufzeichnungen unterteilt werden.

Entscheiden, wo in der Benutzeroberfläche eine Aufzeichnung gestartet werden soll Die Seite, auf der Sie mit dem Aufzeichnen einer Vorgangsaufzeichnung beginnen, wirkt sich auf die Seite aus, für die die Aufgabenführung angezeigt wird. Wenn beispielsweise Ihre Aufgabenaufzeichnung im Hilfebereich aufgeführt werden soll, wenn ein Benutzer auf „Hilfe“ auf der Seite Hauptbuchparameter klickt, starten Sie Ihre Aufzeichnung auf der Seite Hauptbuchparameter. Speichern von Aufzeichnungen als AXTR-Dateien Wenn Sie mit dem Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabenaufzeichnung fertig sind, werden mehrere Optionen zum Herunterladen oder Speichern der Aufzeichnung angezeigt. Sie können die Datei als Aufgabeaufzeichnungspaket (.axtr), als unformatierte Aufzeichnungsdatei (.xml) oder als Word-Dokument herunterladen, oder die Datei in einer LCS-Bibliothek speichern. Speichern Sie ihre Aufgabenaufzeichnung immer als Datei für das Aufgabenaufzeichnungspaket (AXTR). Diese Vorgehensweise erleichtert die Wartung der Datei, wenn sich Prozeduren oder Anmerkungen später ändern müssen. Wenn Sie die Datei als Word-Dokument herunterladen möchten, speichern Sie sie ebenfalls als Paketdatei der Aufgabenaufzeichnung.

Ihre Aufgabenaufzeichnung erstellen

Detaillierte Durchführungsschritte finden Sie unter Ressourcen für Aufgabenaufzeichnung.

Kopieren und Anpassen von Microsoft Aufgabenaufzeichnungen

Sie können die Aufgabenaufzeichnungen von Microsoft herunterladen und bearbeiten, um sie für Ihre eigenen Hilfedokumentationen oder Schulungsmaterialien zu verwenden. Um eine Microsoft Aufgabenaufzeichnung herunterzuladen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aufgabenaufzeichnung öffnen. Die Aufgabenaufzeichnung finden Sie im Menü Einstellungen.
2. Wählen Sie im Aufgabenaufzeichnungsbereich die Option "Aufzeichnung verwalten" aus.
3. Wählen Sie unter „Wo befindet sich die Aufzeichnung?“„Es befindet sich in einer LCS-Bibliothek“ aus.
4. Wählen Sie die LCS-Bibliothek aus.
5. Wählen Sie die globale Microsoft-Bibliothek aus.
6. Wählen Sie in der Baumstruktur den Geschäftsprozessbibliotheksknoten aus, dem die Aufgabenaufzeichnung zugeordnet ist.
7. Wählen Sie OK aus.
8. Wählen Sie Starten aus.
9. Durchlaufen Sie die Aufzeichnung, und ändern Sie alle Schritte, während Sie die Aufzeichnung erneut aufzeichnen.  Hinweis: Wenn Sie nur den Text der Aufzeichnung ändern müssen, können Sie die Aufzeichnung im Modus Anmerkungen einer Aufzeichnung bearbeiten öffnen und anschließend speichern.
10. Nachdem die Aufzeichnung am Ende wiedergegeben wurde, wählen Sie " Beenden " in der Taskrekorderleiste oben auf dem Bildschirm aus.
11. Wählen Sie aus, wie Sie die Aufgabenaufzeichnung speichern wollen.

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