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Der Veeva QualityDocs Microsoft 365 Copilot Connector ermöglicht Es Organisationen, kontrollierte Qualitätsdokumente wie Standard Operating Procedures (SOPs), Arbeitsanweisungen, Richtlinien, CAPAs und Batchdatensätze aus Veeva Vault QualityDocs in Microsoft Graph zu indizieren. Diese Integration macht sie über Microsoft 365-Umgebungen zugänglich, einschließlich Microsoft 365 Copilot und Microsoft Search. Der Connector respektiert das präzise Berechtigungsmodell von Vault QualityDocs und stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer relevante Dokumente sehen oder mit ihnen interagieren können. Durch die Kombination der KI-Funktionen von Microsoft mit der Single Source of Truth von QualityDocs können Qualitäts-, Regulierungs-, Fertigungs- und Lieferkettenteams effizienter zusammenarbeiten und gleichzeitig die Compliance aufrechterhalten.
In diesem Artikel werden die Schritte zum Bereitstellen und Anpassen des Veeva QualityDocs-Connectors beschrieben. Allgemeine Informationen zur Bereitstellung des Copilot-Connectors finden Sie unter Einrichten von Copilot-Connectors im Microsoft 365 Admin Center.
Voraussetzungen
Stellen Sie vor der Bereitstellung des Connectors sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Sie müssen ein Microsoft 365-Administrator sein.
- Ihre organization muss über eine konfigurierte Veeva Vault QualityDocs-Umgebung verfügen.
- Microsoft Entra ID muss für die OAuth 2.0/OpenID Connect-Authentifizierung eingerichtet werden.
- Sie müssen über die Client-ID und den geheimen Clientschlüssel aus Ihrer Microsoft Entra-Anwendung verfügen.
- Sie müssen über die Veeva Vault QualityDocs instance URL verfügen.
- Die Zuordnung der Benutzeridentität zwischen Veeva Vault QualityDocs und Microsoft Entra ID muss konfiguriert werden.
Registrieren einer Anwendung und Konfigurieren von OAuth
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Microsoft Entra ID OAuth 2.0/OpenID Connect für den Veeva QualityDocs-Connector zu konfigurieren.
Registrieren Sie eine Anwendung in Microsoft Entra ID.
- Wechseln Sie zu Microsoft Entra Admin Center>App-Registrierungen>Neue Registrierung.
- Benennen Sie die Anwendung, und wählen Sie Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis aus.
- Fügen Sie den Umleitungs-URI hinzu:
- Für Microsoft 365 Enterprise:
https://gcs.office.com/v1.0/admin/oauth/callback - Für Microsoft 365 Government:
https://gcsgcc.office.com/v1.0/admin/oauth/callback
- Für Microsoft 365 Enterprise:
- Generieren Sie unter Zertifikate & Geheimnisse einen geheimen Clientschlüssel, und speichern Sie ihn sicher.
Konfigurieren Sie OAuth in Veeva QualityDocs.
- Wechseln Sie zu Admin > Einstellungen > OAuth 2.0/OpenID Connect-Profile.
- Erstellen Sie ein neues Profil, legen Sie den Status auf aktiv fest, und wählen Sie Azure AD als Anbieter aus.
- Wählen Sie Upload AS metadata>Provide Authorization Server Metadata URL aus, und fügen Sie den folgenden Link ein. Ersetzen Sie {tenant-id} durch Ihre Mandanten-ID.
https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/v2.0/.well-known/openid-configuration - Legen Sie Identität ist in einem anderen Anspruch auf fest
upn, und wählen Sie unter Benutzer-ID-Typ die Option Verbund-ID aus. Der UPN sollte mit der Verbund-ID identisch sein. - Wählen Sie Clientanwendungen>Hinzufügen aus, und verwenden Sie die Client-ID aus Ihrer Microsoft Entra ID Anwendung sowohl für die Anwendungsclient-ID als auch für die Autorisierungsserver-Client-ID. Fügen Sie eine Anwendungsbezeichnung hinzu.
Hinweis
Um strenge Überprüfung der Zielgruppeneinschränkung durchführen zu aktivieren, fügen Sie die Client-ID zum Feld Zielgruppe hinzu.
Erstellen Sie Sicherheitsrichtlinien, und verknüpfen Sie Benutzer.
- Wechseln Sie zu Admin > Einstellungen > Sicherheitsrichtlinien>Einmaliges Anmeldenerstellen>. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung an, und legen Sie die status auf aktiv fest.
- Wählen Sie für den Authentifizierungstyp Einmaliges Anmelden und dann ein Profil aus. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des einmaligen Anmeldens.
- Wählen Sie unter eSignature Profile (eSignature-Profil) die Option None (Keine) und in OAuth 2.0/OpenID Connect Profile (OAuth 2.0/OpenID Connect-Profil) das OAuth 2.0-Profil aus, das Sie erstellt haben. Behalten Sie die Standardwerte für die verbleibenden Einstellungen bei.
- Wechseln Sie zu Admin>Benutzer & Gruppen, wählen Sie den Tresorbesitzer aus, und wählen Sie Bearbeiten aus.
- Ändern Sie unter Details>Sicherheitsrichtlinie die Werte in die neue Richtlinie, und ändern Sie unter Verbund-ID den Wert in den UPN des Connectoradministratorkontos.
Bereitstellen des Connectors
So fügen Sie den Veeva QualityDocs-Connector für Ihre organization hinzu:
- Wählen Sie im Microsoft 365 Admin Center im linken Bereich Copilot-Connectors> aus.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Connectors , und wählen Sie im linken Bereich Katalog aus.
- Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Connectors Veeva QualityDocs aus.
Festlegen des Anzeigenamens
Der Anzeigename wird verwendet, um Verweise in Copilot-Antworten zu identifizieren, damit Benutzer die zugeordnete Datei oder das zugeordnete Element erkennen können. Der Anzeigename steht auch für vertrauenswürdigen Inhalt und wird als Inhaltsquellenfilter verwendet.
Sie können den Standardmäßigen Veeva QualityDocs-Anzeigenamen übernehmen oder den Wert anpassen, um einen Anzeigenamen zu verwenden, den Benutzer in Ihrem organization erkennen.
Weitere Informationen zu Anzeigenamen und Beschreibungen von Connectors finden Sie unter Verbessern der Copilot-Ermittlung von Connectorinhalten.
Festlegen instance URL
Geben Sie die URL Ihrer Veeva QualityDocs-instance ein. Beispiel: https://<your-vault-domain>.veevavault.com.
Auswählen des Authentifizierungstyps
Wählen Sie zum Authentifizieren des Veeva QualityDocs-Connectors für den AuthentifizierungstypMicrosoft Entra ID OIDC aus, und geben Sie die folgenden Informationen an:
- URL der Tresorsitzungs-ID: Wechseln Sie in Veeva QualityDocs zu Admin Bereich>Einstellungen>OAuth 2.0/OpenID Connect Profiles, und wählen Sie das Profil aus, das Sie für diese Verbindung erstellt haben. Kopieren Sie die URL der Tresorsitzungs-ID.
- Client-ID: Die Anwendungs-ID für die Entra-Anwendung, die Sie für Veeva QualityDocs registriert haben.
- Geheimer Clientschlüssel: Der geheime Clientschlüssel, der der Entra-Anwendung zugeordnet ist.
Wählen Sie Autorisieren aus, um sich mit Ihrem Entra ID-Konto anzumelden, und wählen Sie Zustimmung im Namen Ihres organization aus, und wählen Sie auf dem Bildschirm für die Berechtigungsanforderung die Option Akzeptieren aus.
Wichtig
Konfigurieren Sie sowohl Microsoft Entra ID als auch Veeva QualityDocs-Administratoreinstellungen, um Microsoft Entra ID Authentifizierung zu aktivieren.
Rollout
Um das Rollout für eine begrenzte Zielgruppe durchzuführen, wählen Sie die Umschaltfläche neben Rollout für eingeschränkte Zielgruppe aus, und geben Sie die Benutzer und Gruppen an, für die der Connector rollout ausgeführt werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Gestaffelter Rollout für Copilot-Connectors.
Wählen Sie Erstellen aus, um die Verbindung bereitzustellen. Der Veeva QualityDocs Copilot-Connector beginnt sofort mit der Indizierung von Inhalten.
In der folgenden Tabelle sind die Standardwerte aufgeführt, die festgelegt werden.
| Kategorie | Standardwert |
|---|---|
| Benutzer | Respektiert Veeva QualityDocs-Berechtigungen; nur auf anschaubare Dokumente kann zugegriffen werden. |
| Inhalt | Indiziert Schlüsselmetadaten, z. B. Dokumentname, Besitzer und Lebenszyklusphase. |
| Synchronisieren | Vollständige Durchforstungen jeden Tag. |
Um diese Werte anzupassen, wählen Sie Benutzerdefiniertes Setup aus. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Einstellungen.
Nachdem Sie Ihre Verbindung erstellt haben, können Sie die status im Abschnitt Connectors des Microsoft 365 Admin Center überprüfen.
Anpassen von Einstellungen (optional)
Sie können die Standardwerte für die Veeva QualityDocs-Connectoreinstellungen anpassen. Wählen Sie zum Anpassen der Einstellungen auf der Connectorseite im Admin Center Die Option Benutzerdefiniertes Setup aus.
Anpassen von Benutzereinstellungen
Zugriffsberechtigungen
Der Connector hält die in Veeva QualityDocs definierten Zugriffssteuerungslisten (ACCESS Control Lists, ACLs) ein. Nur Benutzer mit Ansichtsberechtigungen in Veeva QualityDocs können den indizierten Inhalt in Microsoft 365 sehen. Administratoren können optional allen Benutzern den Zugriff auf alle indizierten Inhalte erlauben, obwohl dieser Ansatz für regulierte Repositorys nicht empfohlen wird.
Zuordnen von Identitäten
Der Connector basiert auf der Zuordnung von Veeva QualityDocs-Benutzeridentitäten (z. B. Verbund-ID) zu Microsoft Entra ID Benutzerkonten. Stellen Sie sicher, dass der Microsoft Entra UPN mit der in QualityDocs verwendeten Verbund-ID übereinstimmt, oder konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Identitätszuordnung, damit Sicherheitsberechtigungen ordnungsgemäß erzwungen werden können.
Wenn Sie die Sicherheitseinstellungen Ihres Veeva QualityDocs-instance erzwingen möchten, wählen Sie Non-ME-ID als Identitätstyp für Ihre Inhaltsquelle aus.
Geben Sie die erforderlichen Informationen für die Identitätszuordnung ein. Wenn Sie beispielsweise Identitäten basierend auf E-Mail-Adressen zuordnen möchten:
- Wählen Sie für die eigenschaft Microsoft Entra user die Option Mail aus.
- Wählen Sie unter nicht Microsoft Entra Benutzereigenschaftdie Option Identitätseigenschaft hinzufügen und dann Email aus. Verwenden Sie einen Ausdruck wie
([^@]+), um eine Sequenz von einem oder mehreren Zeichen zu erfassen, die nicht das@Symbol sind. Erstellen Sie eine Formel, um die Zuordnung abzuschließen, z{0}@<your-domain>. B. .
Anpassen von Inhaltseinstellungen
Abfragezeichenfolge
Sie können Abfragezeichenfolgenbedingungen verwenden, um nur relevante Dokumente einzuschließen, um eine gezieltere und effizientere Indizierung zu ermöglichen.
Eigenschaften verwalten
In der folgenden Tabelle sind die Eigenschaften aufgeführt, die der Veeva QualityDocs-Connector standardmäßig indiziert.
| Eigenschaft | Veeva-Feld | Semantische Bezeichnung | Beschreibung | Schemaattribute |
|---|---|---|---|---|
| Id | document_number + Dokumentversion | Eindeutiger Bezeichner für den Dokumentdatensatz | Abfrage, Abrufen | |
| FileName | filename__v | fileName | Name der hochgeladenen Quelldatei | Abfragen, Abrufen, Suchen |
| Position | title__v | title | Dokumenttitel | Abrufen, Suchen |
| Beschreibung | description__v | Freitextbeschreibung des Dokuments | Abrufen, Suchen | |
| Erweiterung | Dateierweiterung von filename__v | fileExtension | Dateityperweiterung wie PDF, DOCX, XLSX | Abfragen, Abrufen, Suchen |
| Url | https://{vaultDns}/ui/#doc_info/{id}/{major_version_number__v}/{minor_version_number__v} | url | Direkte URL für den Zugriff auf oder eine Vorschau des Dokuments in Veeva Vault | Abfrage, Abrufen |
| Status | status__v | state | Aktueller Lebenszyklusstatus des Dokuments (z. B. Entwurf, Genehmigt, Effektiv) | Abfrage, Abrufen |
| DocumentId | id | Eindeutiger Dokumentbezeichner (Primärschlüssel) im Veeva-System | Abfrage, Abrufen | |
| GlobalId | global_id__sys | Vom System generierter global eindeutiger Bezeichner für alle Tresore | Abfrage, Abrufen | |
| DocumentNumber | document_number__v | Systemseitig zugewiesene Dokumentnummer im Veeva-System | Abfrage, Abrufen | |
| Version | {major_version_number__v}_{minor_version_number__v} | Kombinierte Versionszeichenfolge des Dokuments | Abfrage, Abrufen | |
| UrlRoutingId | concat(id, '/', major_version_number__v, '/', minor_version_number__v) | Zusammengesetzter Routingbezeichner, der für die URL-Auflösung verwendet wird | Abfrage, Abrufen | |
| MajorVersion | major_version_number__v | Hauptversionsnummer des Dokuments | Abfrage, Abrufen | |
| Minorversion | minor_version_number__v | Nebenversionsnummer des Dokuments | Abfrage, Abrufen | |
| Typ | type__v | containerName | Dokumenttypklassifizierung auf oberster Ebene | Abfrage, Abrufen |
| Subtype | subtype__v | Dokumentklassifizierung auf zweiter Ebene unter "Typ" | Abfrage, Abrufen | |
| Produkt | product__v.name__v | Produkt, das sich auf das Dokument bezieht oder durch dieses dokument abgedeckt wird | Abfrage, Abrufen | |
| Tags | tags__v | tags | Dem Dokument zugeordnete Tags oder Schlüsselwörter | Abfragen, Abrufen, Verfeinern |
| Land | country__v.name__v | Dem Dokument zugeordnetes Land oder Region | Abfrage, Abrufen | |
| Format | format__v | Dokumentformat- oder Typinformationen | Abfrage, Abrufen | |
| ItemType | format__v | Itemtype | Vom Dokumentformat abgeleiteter Elementtyp | Abfragen, Abrufen, Verfeinern |
| ItemPath | {type__v}/{subtype__v} | itemPath | Hierarchischer Pfad, der Dokumenttyp und Untertyp kombiniert | Abfrage, Abrufen |
| Besitzer | source_owner__v | Dokumentbesitzer im Veeva-System | Abfragen, Abrufen, Suchen, Verfeinern | |
| DocumentCreationDate | document_creation_date__v | createdDateTime | Datum und Uhrzeit der ursprünglichen Erstellung des Dokuments | Abfrage, Abrufen |
| VersionModifiedDate | version_modified_date__v | lastModifiedDateTime | Datum und Uhrzeit der letzten Änderung dieser Version | Abfrage, Abrufen |
| CreatedBy | created_by__v (Name, E-Mail-Adresse) | createdBy | Benutzer, der das Dokument ursprünglich erstellt hat | Abfragen, Abrufen, Suchen |
| CreatedByUserId | created_by__v | Interner Benutzerbezeichner für den Dokumentersteller | Abfrage, Abrufen | |
| LastModifiedByUserId | last_modified_by__v | Interner Benutzerbezeichner des letzten Modifizierers | Abfrage, Abrufen | |
| LastModifiedBy | last_modified_by__v (Name, E-Mail-Adresse) | lastModifiedBy | Benutzer, der das Dokument zuletzt geändert hat | Abfragen, Abrufen, Suchen |
| Lebenszyklus | lifecycle__v | Dem Dokument zugewiesener Lebenszyklus | Abfrage, Abrufen | |
| OwningDepartment | owning_department__v.name__v | Abteilung, die für den Besitz des Dokuments zuständig ist | Abfrage, Abrufen | |
| OwningFacility | owning_facility__c.name__v | Dem Dokumentbesitz zugeordnete Einrichtung | Abfrage, Abrufen | |
| ReferenceModelCategory | reference_model_category__c.name__v | Allgemeine Referenzmodellkategorie des Dokuments | Abfrage, Abrufen | |
| ReferenceModelSubcategory | reference_model_subcategory__c.name__v | Unterkategorie innerhalb der Referenzmodellklassifizierung | Abfrage, Abrufen | |
| PeriodicReviewFrequency | periodic_review_frequency1__c | Häufigkeit, mit der das Dokument regelmäßig überprüft wird | Abfrage, Abrufen | |
| DaysBeforeToStartPeriodicReview | days_before_to_start_periodic_review__c | Anzahl der Tage vor Beginn der regelmäßigen Überprüfung des Dokuments | Abfrage, Abrufen | |
| ObsoleszenzApproved | obsolescence_approved__c | Gibt an, ob Obsoleszenz genehmigt ist. | Abfrage, Abrufen | |
| Bereich | scope__c | Umfang oder Anwendbarkeit des Dokuments | Abfrage, Abrufen | |
| ImplementationPeriodDays | implementation_period_days__c | Anzahl der Tage, die für die Umsetzung des Dokuments vorgesehen sind | Abfrage, Abrufen | |
| RequiresDcc | requires_dcc__c | Gibt an, ob die Dokumentänderungssteuerung erforderlich ist. | Abfrage, Abrufen | |
| ImportedDocument | imported_document__c | Gibt an, ob das Dokument importiert wurde. | Abfrage, Abrufen | |
| Size | size__v | Dateigröße des Dokuments | ||
| Inhalt | Dokumentinhalt | Aus dem Dokument extrahierter Haupt- oder Haupttextinhalt | Suchen |
Hinzufügen benutzerdefinierter Eigenschaften
Zusätzlich zu den Standardeigenschaften erkennt der Connector automatisch benutzerdefinierte und andere Dokumenteigenschaften aus Ihrem Veeva QualityDocs-instance. Während des Setups ruft der Connector alle verfügbaren Dokumentfelder ab, die abgefragt, nicht deaktiviert und nicht ausgeblendet sind, und stellt sie als zusätzliche Eigenschaften unter Eigenschaften verwalten dar.
Sie können diese benutzerdefinierten Eigenschaften einzeln auswählen und dem Connectorschema hinzufügen. Jede hinzugefügte benutzerdefinierte Eigenschaft verfügt über die folgenden Standardschemaattribute:
- Abfragen und Abrufen sind standardmäßig aktiviert.
- Suche und Verfeinerung sind standardmäßig nicht aktiviert, können aber unter Eigenschaften verwalten aktiviert werden.
Für Eigenschaften, die auf Veeva Vault-Objekte (ObjectReference-Typ) verweisen, ruft der Connector auch die Metadaten des Objekts ab, auf das verwiesen wird, und macht seine Felder als geschachtelte Eigenschaften verfügbar. Wenn beispielsweise eine benutzerdefinierte Eigenschaft auf ein VObject vom Typ campaign__vverweist, generiert der Connector Eigenschaften wie campaign__v.name__v, campaign__v.status__vusw.
Nachdem Sie benutzerdefinierte Eigenschaften hinzugefügt haben, können Sie unter Eigenschaften verwalten die Schemaattribute für jede Beliebige Eigenschaft anpassen – sowohl standard als auch benutzerdefinierte Eigenschaften. Sie können Abfragen, Abrufen, Suchen und Verfeinern für jede Eigenschaft basierend auf den Anforderungen Ihrer organization aktivieren oder deaktivieren.
Anpassen von Synchronisierungsintervallen
Sie können die Häufigkeit der vollständigen Durchforstungen an die Anforderungen Ihrer organization anpassen. Der Standardwert ist eine vollständige Durchforstung jeden Tag. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinien für Synchronisierungseinstellungen.