Introducción al conector Microsoft 365 Copilot del recurso compartido de archivos de Azure

El conector Microsoft 365 Copilot Azure File Share integra Azure contenido del recurso compartido de archivos en Microsoft 365, lo que permite que Microsoft 365 Copilot y las experiencias de Búsqueda de Microsoft exponten archivos y carpetas pertinentes directamente en aplicaciones como Teams, Outlook y SharePoint. Al configurar el conector y el contenido de índice de los recursos compartidos de archivos, los usuarios pueden buscar datos de recursos compartidos de archivos empresariales en Microsoft 365 sin cambiar entre herramientas. El conector proporciona una administración de la información más coherente y una detección mejorada, y conserva el recorte de seguridad basado en el Sistema de archivos de nueva tecnología (NTFS).

¿Por qué usar el conector Azure File Share para indexar los datos?

Las organizaciones suelen usar Azure recurso compartido de archivos para almacenar documentos de proyecto, unidades compartidas, contenido operativo, libros financieros, contratos y archivos. Dado que estos recursos compartidos suelen estar fuera de la experiencia de colaboración diaria, los usuarios tienen dificultades para encontrar la versión más reciente o navegar por rutas complejas de convención de nomenclatura universal (UNC). Esta fragmentación crea contenido duplicado, acceso incoherente y toma de decisiones más lenta.

El conector Azure File Share aborda estos desafíos mediante la integración de contenido de recursos compartidos de archivos directamente en Microsoft 365 para que los usuarios puedan acceder a él a través de Copilot, Copilot Search y Microsoft Search sin salir de su flujo de trabajo. Esta experiencia de búsqueda unificada reduce el cambio de contexto y ayuda a estandarizar la forma en que los equipos detectan y usan contenido compartido mientras siguen respetando los permisos NTFS.

El conector Azure File Share proporciona las siguientes ventajas:

• Mejora la productividad: los empleados acceden a Azure documentos de Recursos compartidos de archivos directamente dentro de las aplicaciones de Microsoft 365, lo que reduce el tiempo dedicado a navegar por rutas UNC o cambiar de herramientas.
• Mejora la toma de decisiones: la búsqueda unificada en Azure Recurso compartido de archivos y Microsoft 365 permite un acceso más rápido a los planes de proyecto, los documentos operativos y los modelos financieros.
• Acelera el cumplimiento de solicitudes: los equipos de TI o soporte técnico recuperan procedimientos, runbooks y documentos de referencia más rápido a través de consultas de lenguaje natural en Copilot.
• Mejora la colaboración: Teams detecta plantillas reutilizables, contratos, informes y archivos, lo que reduce el contenido duplicado en toda la organización.
• Admite la migración de contenido: la búsqueda unificada ayuda a identificar qué migrar, archivar o retirar a medida que las organizaciones modernizan los recursos compartidos de archivos heredados.
• Conserva la seguridad y el cumplimiento: el recorte de permisos NTFS garantiza que los usuarios vean solo los archivos y carpetas a los que están autorizados para acceder.

En la tabla siguiente se enumeran los casos de uso comunes del conector Azure File Share.

Compilación de agentes con el conector Azure File Share

Los desarrolladores pueden usar este conector como origen de conocimiento en los agentes declarativos que compilan con Copilot Studio, el Generador de agentes en Microsoft 365 Copilot o el Kit de herramientas de agentes de Microsoft 365. Una vez que Azure contenido del recurso compartido de archivos se indexa en Microsoft Graph, los agentes pueden realizar búsqueda semántica, resumen, comparaciones y generación de contenido en el contenido del recurso compartido de archivos.

Avisos del agente

En los ejemplos siguientes se muestran mensajes que los generadores de agentes pueden usar para ayudar a sus usuarios a recuperar información de Azure recurso compartido de archivos:

TI/operaciones

• Resuma el runbook de administración de cambios más reciente del recurso compartido de operaciones de TI, resaltando los requisitos previos y los pasos de reversión.
• Busque todos los procedimientos de respuesta a incidentes para una interrupción específica del sistema y resuma los flujos de solución de problemas recomendados.

Administración de proyectos/PMO

• Enumere los planes de proyecto y los informes de estado más recientes para una iniciativa de migración y resuma las fechas límite y los riesgos.
• Resuma un registro RAID y vínculos de superficie a hojas de cálculo o diapositivas relacionadas almacenadas en el recurso compartido del proyecto.

Finanzas

• Recupere el libro de previsión trimestral más reciente y resuma las variaciones principales.
• Busque todos los archivos de Excel que hagan referencia a suposiciones presupuestarias específicas y resuma las diferencias.

Legal/procurement

• Enumere las plantillas en el recurso compartido legal y resuma las diferencias clave.
• Resuma los contratos ejecutados para un proveedor, incluidas las cláusulas de renovación y terminación.

Equipos de recursos humanos y personas

• Resuma los documentos actuales de la directiva de viaje y trabajo remoto.
• Identifique las versiones históricas del código de conducta y resuma los cambios importantes.

Ejecutivos o gerentes

• Resuma los informes mensuales de rendimiento de las unidades de negocio almacenados en el recurso compartido ejecutivo.
• Busque todas las diapositivas que coincidan con una palabra clave y resuma las decisiones clave.

limitaciones y funcionalidades del conector de Azure File Share

El conector Azure File Share permite a los usuarios:

• Realice consultas de lenguaje natural a través de Azure contenido del recurso compartido de archivos en Microsoft Search y Copilot.
• Acceda al contenido de forma segura porque el conector integra permisos NTFS con Microsoft Entra ID a través del Agente del conector de Microsoft Graph.
• Benefíciese de los rastreos completos normales (diariamente de forma predeterminada) que mantienen actualizado el contenido indexado.
• Recupere los resultados semánticos en el contenido del archivo, los metadatos, la estructura de directorios y las listas de control de acceso NTFS (ACL).

El conector de Azure File Share tiene las siguientes limitaciones:

• Los archivos de hasta 100 MB se indizan, con hasta 4 MB de texto extraído.
• Los formatos de archivo admitidos incluyen archivos de Microsoft Office, ARCHIVOS PDF, archivos de texto y archivos JSON; Se excluyen los formatos sin texto (como imágenes y vídeos).
• Los archivos que la cuenta del agente del conector no puede leer no se indizan ni se muestran.
• El rendimiento del rastreo puede variar en función del tipo de contenido, el tamaño del archivo y las condiciones de red. Para obtener más información, consulte Descripción y optimización del rendimiento del recurso compartido de archivos Azure.

Tipos de datos indexados desde Azure recurso compartido de archivos

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos que indexa el conector.

Modelo de permisos y control de acceso

Puede configurar el conector Azure File Share para que solo los usuarios que tengan acceso a un archivo o carpeta en Azure recurso compartido de archivos puedan verlo en Copilot o Microsoft Search. El conector aplica las ACL NTFS combinadas con identidades de Microsoft Entra ID como origen de la verdad.

• Permisos NTFS: el conector lee las ACL NTFS en archivos y carpetas y aplica esos permisos en Microsoft 365.
• Asignación de identidades de usuario: el Agente de Graph Connector usa autenticación de Windows para asignar el acceso de usuario; debe alinear los permisos de recurso compartido de archivos con las identidades de Microsoft Entra ID.
• Opción Visible para todos los usuarios: los administradores pueden ampliar el acceso, pero se recomienda conservar el recorte de permisos basado en NTFS para la mayoría de los escenarios.

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