Configurar correo electrónico

Las personas en las empresas envían información y documentos, como órdenes de compra y venta y facturas, por correo electrónico todos los días. Los administradores pueden conectar una o varias cuentas de correo electrónico a Business Central, lo que le permite enviar documentos sin tener que abrir una aplicación de correo electrónico. Puede redactar cada mensaje individualmente con herramientas de formato básicas, como fuentes, estilos, colores, etc., y agregar archivos adjuntos de hasta 100 MB. Además, los diseños de informes pueden permitir que los administradores incluyan solo la información clave de los documentos. Obtenga más información en Enviar documentos por correo electrónico.

Las funcionalidades de correo electrónico de Business Central solo son para mensajes salientes. No puede recibir respuestas, es decir, no hay una página de "bandeja de entrada".

Requisitos

Hay un par de requisitos para configurar y utilizar las funciones de correo electrónico.

• Para configurar el correo electrónico, debe tener el conjunto de permisos CONFIGURACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO. Para obtener más información, vaya a Asignar permisos a usuarios y grupos.
• Todos los usuarios que usen las características de correo electrónico deben tener una licencia completa Business Central. Por ejemplo, los administradores delegados y los usuarios invitados no pueden usar la cuenta de correo electrónico del inquilino.
• Todos los usuarios que usan las características de correo electrónico deben tener una licencia válida y de pago para Exchange Online. De lo contrario, algunas características no funcionarán. Por ejemplo, no pueden enviar correos electrónicos porque Exchange rechaza sus mensajes. No se pueden usar licencias de prueba.

Agregar cuentas de correo electrónico

Puede agregar cuentas de correo electrónico a través de extensiones que permiten que las cuentas de diferentes proveedores se conecten a Business Central. Las extensiones estándar permiten usar cuentas de Microsoft Exchange Online. Sin embargo, es posible que estén disponibles otras extensiones que le permitan conectar cuentas de otros proveedores, como Gmail.

Puede especificar escenarios comerciales predefinidos en los que usar una cuenta de correo electrónico para enviar correos electrónicos. Por ejemplo, puede especificar que todos los usuarios envíen documentos de ventas desde una cuenta y compren documentos de otra. Más información en Asignar escenarios de correo electrónico a cuentas de correo electrónico.

La siguiente tabla describe las extensiones de correo electrónico que están disponibles de forma predeterminada.

Las extensiones Microsoft 365 Connector y Current User Connector usan las cuentas configuradas para los usuarios del centro de administración de Microsoft 365 para la suscripción de Microsoft 365. Para enviar correo electrónico mediante las extensiones, los usuarios deben tener una licencia válida para Exchange Online. Además, en entornos de espacio aislado, estas extensiones, incluyendo la extensión Outlook REST API, requieren que la configuración Allow HttpClient Requests esté habilitada. Para comprobar si está habilitada para estas extensiones, vaya a la página Administración de extensiones, elija la extensión y luego la opción Configurar.

Los usuarios externos, como administradores delegados y contadores externos, no pueden usar estas extensiones para enviar mensajes de correo electrónico desde Business Central.

Utilizar SMTP

Si desea usar el protocolo SMTP para enviar correos electrónicos desde Business Central, puede usar la extensión del conector SMTP. Cuando configura una cuenta que utiliza SMTP, el tipo de remitente es un campo importante. Si elige Usuario específico, los correos electrónicos se enviarán con el nombre y otra información de la cuenta que está configurando. Sin embargo, si elige Usuario actual, los correos electrónicos se enviarán desde la cuenta de correo electrónico especificada para la cuenta de cada usuario. Usuario actual es parecido a la función Enviar como. Para obtener más información, vaya a Usar una dirección de remitente sustituta en los mensajes de correo electrónico salientes.

Utilizar la guía de configuración asistida Configurar correo electrónico

La guía de configuración asistida para Configurar correo electrónico puede ayudarlo a comenzar rápidamente con los correos electrónicos.

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Configurar cuentas de correo electrónico y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Asignar escenarios de correo electrónico a cuentas de correo electrónico

Los escenarios de correo electrónico son procesos que implican el envío de un documento. Por ejemplo, un pedido de compra o venta o una notificación, como una invitación a un contable externo. Puede utilizar cuentas de correo electrónico específicas para escenarios concretos. Por ejemplo, puede especificar que todos los usuarios envíen siempre documentos de ventas de una cuenta, documentos de compra de otra y documentos de almacén o producción de una tercera cuenta. Puede asignar, reasignar y eliminar escenarios cuando lo desee. Un escenario solo se puede asignar a una cuenta de correo electrónico a la vez. La cuenta predeterminada se utilizará para todos los escenarios de correo electrónico que no estén asignados a una cuenta.

En la página Asignación de escenario por correo electrónico, puede elegir la acción Establecer archivos adjuntos predeterminados para agregar archivos adjuntos a escenarios de correo electrónico. Los archivos adjuntos siempre estarán disponibles cuando redacte un correo electrónico para un documento relacionado con el escenario. Cada escenario de correo electrónico puede tener uno o más archivos adjuntos predeterminados. Los archivos adjuntos predeterminados se agregan automáticamente a los correos electrónicos para el escenario de correo electrónico. Por ejemplo, cuando envía un pedido de ventas por correo electrónico, se agregará el archivo adjunto predeterminado especificado para el escenario Pedido de ventas. Los archivos adjuntos predeterminados se muestran en la sección Archivos adjuntos en la parte inferior de la página Redactar un correo electrónico. Puede agregar manualmente archivos adjuntos no predeterminados al correo electrónico.

Configurar directivas de visualización

Puede controlar los mensajes de correo electrónico que un usuario puede acceder en las páginas Bandeja de salida de correo electrónico y Correos electrónicos enviados.

En Directivas de visualización de correo electrónico de usuario, elija un usuario y luego una de las siguientes opciones en el campo Directiva de visualización de correo electrónico:

• Ver correos electrónicos propios: el usuario solo puede ver sus propios mensajes de correo electrónico.
• Ver todos los correos electrónicos: el usuario puede ver todos los mensajes de correo electrónico, incluidos los correos electrónicos enviados por otros usuarios.
• Ver si se tiene acceso a todos los registros relacionados: esta directiva de visualización se utiliza si no se especifica ninguna otra directiva. Un usuario puede ver los mensajes de correo electrónico que enviaron otros usuarios si el usuario tiene acceso al registro que se envió y todos los registros relacionados. Por ejemplo, el usuario A envió un histórico de facturas de venta a un cliente. El usuario B puede tener acceso al mensaje de correo electrónico si tiene acceso tanto a la factura como al cliente.
• Ver si se tiene acceso a los registros relacionados: el usuario puede ver los mensajes de correo electrónico que enviaron otras personas si el usuario tiene acceso a como mínimo un registro relacionado con el registro que se envió. Por ejemplo, el usuario A envió un histórico de facturas de venta a un cliente. El usuario B puede tener acceso al mensaje de correo electrónico si tiene acceso a la factura o al cliente.

Especificar cuántos mensajes puede enviar una cuenta por minuto

Algunos proveedores de correo electrónico (ISP) limitan la cantidad de mensajes de correo electrónico que una cuenta de correo electrónico puede enviar de una sola vez, dentro de un cierto período de tiempo, o en ambos. Conocida como limitación del correo electrónico, la práctica ayuda a los ISP a controlar el tráfico en sus servidores y evitar el spam. Si una cuenta de correo electrónico supera el límite, el ISP podría bloquear los mensajes. Para asegurarse de que el número de mensajes que envíe desde Business Central cumpla con el límite del ISP, especifique el límite para cada una de las cuentas de correo electrónico.

El límite predeterminado para los tipos de cuenta Microsoft 365 y Usuario actual es 30, que coincide con el límite establecido por Exchange Online.

Hay varias formas de especificar el límite:

• Cuando utilice la guía de configuración asistida Configurar correo electrónico para crear una nueva cuenta, especifique el límite en el campo Límite de tasa por minuto .

• Para las cuentas de correo electrónico existentes, especifique:

  • El número de mensajes que una cuenta puede enviar por minuto en el campo Límite tasa correo electrónico de la cuenta.
  • El número máximo de mensajes que una cuenta puede enviar simultáneamente en el campo Límite de simultaneidad del correo electrónico. De forma predeterminada, el límite es 3, pero puede permitir hasta 10.

Configure textos y diseños de correo electrónico reutilizables

Puede utilizar informes para incluir información clave de documentos de venta, compra y servicio en textos para correos electrónicos. Los diseños de informe definen el estilo y el contenido del texto en el correo electrónico. Por ejemplo, el contenido podría incluir textos como un saludo o instrucciones que preceden a la información del documento. Este procedimiento describe cómo configurar el informe Factura de venta para facturas de ventas registradas, pero el proceso es similar para otros informes.

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Selecciones de informe - Ventas y elija el vínculo relacionado.
2. En la página Informe selección - ventas, en el campo Uso, seleccione Facturar.
3. En una línea nueva, en el campo Id. informe, seleccione, por ejemplo, informe estándar 1306.
4. Seleccione la casilla Usar para el cuerpo del correo electrónico.
5. Elija el campo Descripción de diseño del cuerpo del correo electrónico y seleccione un diseño en la lista.
6. Para ver o editar el diseño en el que se basa el texto del correo electrónico, seleccione el diseño en la página Diseños de informe personalizados y, a continuación, elija la acción Exportar diseño. Si personaliza el diseño, utilice la acción Importar diseño para cargar el nuevo diseño.

   Nota

   Para personalizar un diseño de informe estándar, como 1306, debe hacer una copia del informe. Business Central le ayudará a crear una copia al importar un diseño personalizado para un informe estándar. El nombre de su nuevo diseño de informe personalizado tendrá el prefijo "Copia de".

7. Si desea permitir que los clientes utilicen un servicio de pago, como PayPal, deberá configurar el servicio. Después, la información y el vínculo de PayPal se insertan en el texto del correo electrónico. Para obtener más información, vaya a Permitir pagos de cliente a través de PayPal.
8. Elija el botón Aceptar .

Ahora bien, cuando selecciona, por ejemplo, la acción Enviar en la página Factura venta reg., el cuerpo del correo electrónico contendrá la información del documento del informe 1306 precedida por el texto estándar siguiendo el diseño de informe que seleccionó en el paso 5.

Usar una dirección de remitente sustituta en los mensajes de correo electrónico salientes

Si usa la extensión del conector SMTP, puede usar las funcionalidades Send As o Send en Nombre de Microsoft Exchange para cambiar la dirección del remitente en los mensajes salientes. Business Central usará la cuenta SMTP para autenticarse en Exchange, pero reemplazará la dirección del remitente por la que especifique o la modificará por "en nombre de".

Cuando configura una cuenta y desea utilizar las funciones Enviar como o Enviar en nombre de Exchange, en el campo Tipo de remitente, elija Usuario específico.

Alternativamente, puede elegir Usuario actual para permitir que las personas envíen mensajes a través del conector SMTP. El mensaje parecerá enviado desde la cuenta de correo electrónico especificada en el campo Correo electrónico de contacto de la ficha de usuario para el usuario con el que inició sesión. Sin embargo, funcionará de manera similar a la característica Enviar como y se enviará desde la cuenta especificada en la configuración del Connector de SMTP.

A continuación se muestran ejemplos de cómo se usan Enviar como y Enviar en nombre en Business Central:

• Puede que desee que los pedidos de compra o de venta que envía a proveedores y clientes parezcan proceder de una dirección noreply@yourcompanyname.com.
• Cuando su flujo de trabajo envía una solicitud de aprobación por correo electrónico utilizando la dirección de correo electrónico del solicitante.

Configurar perfiles de envío de documentos

Puede ahorrar tiempo configurando un método preferido de envío de documentos de ventas para cada uno de sus clientes. No tendrá que seleccionar una opción de envío, como enviar el documento por correo electrónico o como documento electrónico, cada vez que envíe un documento. Para obtener más información, vaya a Configurar perfiles de envío de documentos.

Opcional: Configurar el registro de correo electrónico en Exchange Online

Aproveche al máximo las comunicaciones entre comerciales y sus clientes actuales o potenciales. Puede realizar un seguimiento de los intercambios de correo electrónico y luego convertirlos en oportunidades procesables. Más información en Realizar un seguimiento de los intercambios de mensajes de correo electrónico entre vendedores y contactos.

Opcional: supervise el uso del correo electrónico y resuelva los errores de correo electrónico con telemetría

Los administradores pueden activar la característica de telemetría en Business Central para obtener datos sobre el uso y los errores de diferentes funcionalidades. Para el correo electrónico, registramos las siguientes operaciones:

• Se ha enviado correctamente un correo electrónico
• Error del intento de enviar un correo electrónico
• Autenticación a un servidor SMTP correcta/errónea
• Conexión a un servidor SMTP correcta/errónea

Obtenga más información en Análisis de la telemetría de correo electrónico (contenido de administración).

Configuración del correo electrónico para Business Central local

Business Central local se puede integrar con servicios basados en Microsoft Azure. Por ejemplo, puede usar Cortana Intelligence para obtener previsiones de flujo de caja más inteligentes, Power BI para visualizar su negocio y Exchange Online para enviar correo electrónico. La integración con estos servicios se basa en un registro de aplicaciones en Microsoft Entra ID. El registro de la aplicación proporciona servicios de autenticación y autorización para las comunicaciones. Para usar las funcionalidades de correo electrónico en Business Central local, debe registrar Business Central como una aplicación en el portal de Azure y, a continuación, conectar Business Central al registro de la aplicación. En el siguiente apartado se explica cómo.

Creación de un registro de aplicaciones para Business Central en Azure portal

Los pasos para registrar Business Central en Azure portal se describen en Register de una aplicación en Microsoft Entra ID.

Las configuraciones que son específicas de las capacidades de correo electrónico son los permisos delegados que otorga al registro de su aplicación. La siguiente tabla enumera los permisos mínimos.

Si está usando un Conector SMTP y desea usar OAuth 2.0 para autenticación, los permisos son algo diferentes. La siguiente tabla enumera los permisos.

Cuando crea el registro de la aplicación , tenga en cuenta la siguiente información. La necesitarás para conectar Business Central al registro de la aplicación.

• ID de la aplicación (cliente)
• Redirigir URI (opcional)
• Secreto del cliente

Más información sobre directrices generales sobre cómo registrar una aplicación, en Inicio rápido: Registrar una aplicación con la plataforma de identidad de Microsoft..

Si tiene problemas para usar el protocolo SMTP para enviar correo electrónico después de conectar Business Central a su registro de aplicación, puede deberse a que SMTP AUTH no está habilitado para su entidad. Se recomienda que utilice los conectores de correo electrónico Microsoft 365 y Usuario Actual en su lugar, ya que utilizan las APIs de Microsoft Graph para correo. Sin embargo, si debe usar el protocolo SMTP, puede habilitar SMTP AUTH. Para obtener más información, vaya a Enable o deshabilite el envío SMTP de cliente autenticado (AUTH SMTP) en Exchange Online.

Conexión de Business Central al registro de la aplicación

Después de registrar la aplicación en Azure portal, en Business Central, use la página de registro de la aplicación Microsoft Entra Email para conectar Business Central a ella.

1. En Business Central, seleccione Search (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Email Microsoft Entra registro de aplicación y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

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