Configurar impresoras de Universal Print

Universal Print es un servicio basado en Microsoft 365 suscripción que se ejecuta completamente en Microsoft Azure. Proporciona administración centralizada de impresoras a través del portal de Universal Print. Business Central hace que las impresoras estén configuradas en Universal Print disponibles para los usuarios cliente a través de la extensión Universal Print Integration.

La configuración completa requiere que trabaje en ambos Microsoft Azure, con el portal Azure y en Business Central. La configuración se divide en dos tareas principales, como se describe en este artículo:

1. En Microsoft Azure, configure Universal Print y agregue las impresoras que desea usar en Business Central a un recurso compartido de impresión. Vaya a esta sección
2. En Business Central, agregue las impresoras de los recursos compartidos de impresión en Universal Print. Vaya a esta sección para obtener información en línea o aquí para obtener información local.

Requisitos previos

• Impresoras compatibles

  Business Central admite las mismas impresoras que Universal Print, que pueden ser Universal Print impresoras compatibles o no compatibles. Las impresoras no compatibles no pueden comunicarse directamente con Universal Print, por lo que requieren software de conector adicional, que proporciona Universal Print. Es posible que algunas impresoras más antiguas no sean compatibles.

• Universal Print:

  • Una Universal Print suscripción o licencia para su organización.

    Obtenga más información en License Universal Print.

  • Tiene al menos un rol de Printer Administrator en Microsoft Entra ID.

    Para administrar Universal Print, la cuenta debe tener al menos el rol Printer Administrator en Microsoft Entra ID. Estos roles solo son necesarios para administrar Universal Print. No son necesarios para las personas que configuran impresoras a través de Business Central.

• Business Central en línea y local:

  • Business Central 2021 oleada de lanzamiento 1 o posterior.

  • se instala la extensión Universal Print Integration.

    Esta extensión se publica e instala de forma predeterminada como parte de Business Central en línea y local. Puede verificar si se está instalado en la página Administración de extensiones. Obtenga más información en Instalación y desinstalación de extensiones en Business Central.

• Solo para Business Central en local:

  • Microsoft Entra ID o la autenticación NavUserPassword están configuradas.

    Nota

    La extensión Universal Print no admite la autenticación de servicio a servicio (S2S). Requiere que un usuario que haya iniciado sesión envíe trabajos de impresión al servicio Universal Print a través de Graph API.

  • Una aplicación para Business Central está registrada en tu tenant de Microsoft Entra y en Business Central.

    Al igual que otros servicios de Azure que funcionan con Business Central, Universal Print requiere un registro de aplicación para Business Central en Microsoft Entra ID. El registro de aplicaciones proporciona servicios de autenticación y autorización entre Business Central y Universal Print.

    Es posible que la implementación ya use un registro de aplicaciones para otros servicios de Azure, como Power BI. Si es así, use también el registro de aplicaciones existente para Universal Print, en lugar de agregar uno nuevo. Lo único que tendrás que hacer, en este caso, es modificar el registro de la aplicación para incluir los permisos de impresión pertinentes para Microsoft Graph API: PrinterShare.ReadBasic.All, PrintJob.Create y PrintJob.ReadBasic.

    Para registrar una aplicación y establecer los permisos adecuados, siga los pasos descritos en Register de una aplicación en Microsoft Entra ID.

Configurar Universal Print e impresoras en Microsoft Azure

Antes de empezar a administrar Universal Print impresoras en Business Central, hay varias tareas para poner en marcha Universal Print en Azure con las impresoras que desea usar.

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurarla, consulte Introducción: Configuración de Universal Print en la documentación de Universal Print. Aquí se muestra un resumen de los pasos que tendrá que completar. La mayoría de estos pasos se realizan en el portal de Azure.

1. Asigne licencias Universal Print a sí mismo y a otros usuarios.

   La forma de asignar la licencia depende de si va a realizar la integración con Business Central en línea o en el entorno local.

   • Con Business Central en línea, asigna licencias mediante el Centro de administración de Microsoft 365.

     Para obtener más información, consulte Ayuda del Centro de administración de Microsoft: asigne licencias a los usuarios.

   • Con Business Central instalado localmente, puedes asignar licencias en tu directorio mediante el portal de Azure.

     Obtenga más información en Assignar o quitar licencias en el portal de Azure.

2. Instale el conector de Universal Print para registrar impresoras que no se pueden comunicar directamente con Universal Print.

   La mayoría de las impresoras en el mercado no se pueden comunicar directamente con Universal Print, por lo que deberá instalar el conector Universal Print. Obtenga más información en Installing the Universal Print Connector.

3. Registre las impresoras en Universal Print.

   El registro de una impresora hace que Universal Printer reconozca la impresora.

   • Para las impresoras que pueden comunicarse directamente con Universal Print, siga los pasos proporcionados por el fabricante de impresoras.

   • Para otras impresoras, registre las impresoras mediante el conector Universal Print.

     Más información en Registro de impresora.

4. Cambie las propiedades de la impresora (opcional).

   Una vez registrada una impresora, puede ver y modificar las propiedades de la impresora, como las preferencias predeterminadas.

   Obtenga más información en Administrar la configuración de impresora mediante Universal Print Portal.

5. Compartir las impresoras con los usuarios.

   Cualquier impresora que quiera usar en Business Central deberá agregarse a un recurso compartido de printer en Universal Print. Cualquier usuario que necesite acceso a la impresora debe agregarse como miembro del recurso compartido de la impresora. Más información en Compartir una impresora.

   Sugerencia

   Siempre puede agregar o eliminar usuarios más tarde. Obtenga más información en Configurar los permisos de usuario para compartir la impresora.

6. Habilite la conversión de documentos.

   Universal Print representa el contenido para imprimir en formato XPS. Algunas impresoras heredadas del mercado no admiten la representación de contenido XPS. En muchos casos, solo admiten el formato PDF. La impresión en estas impresoras producirá un error a menos que Universal Print esté configurado para convertir documentos al formato compatible con la impresora.

   Obtenga más información en Conversión de documentos.

Ya está listo para agregar las impresoras a Business Central, configurar impresoras predeterminadas para informes e imprimir.

Agregar impresoras en Business Central en línea

Después de configurar y compartir impresoras en Universal Print, está listo para agregarlas a Business Central para su uso. Hay dos maneras de agregar impresoras Universal Print. Puede agregar las impresoras todas a la vez o individualmente, una a una.

Agregar impresoras individualmente le permite configurar la misma impresora Universal Print en Business Central más de una vez. A continuación, para cada impresora agregada, puede cambiar la configuración de impresión, como la bandeja de papel, el tamaño y la orientación. De esta manera, puede configurar impresoras para diferentes informes y documentos con requisitos de salida especiales.

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Administración de impresoras y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.

2. Seleccione Universal Print y elija una de las siguientes opciones:

   • Agregar todas las impresoras Universal Print para agregar todas las impresoras que aún no se han agregado. Puede usar esta opción incluso si ya se han agregado impresoras.
   • Agregar una impresora Universal Print para agregar una impresora específica.

3. Siga las instrucciones en pantalla.

   • Si eligió Agregar todas las impresoras Universal Print, se inicia la configuración Agregar Universal Print impresoras.

   • Si decide Agregar una impresora Universal Print, aparecerá la página Universal Printer Settings. Rellene el campo Name y seleccione ... junto al Print Share en Universal Print campo para seleccionar el recurso compartido de impresora que contiene la impresora Universal Print. Rellene los campos restantes según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Una vez que se ha agregado una impresora, puede ver y cambiar su configuración desde la página Administración de impresoras. Simplemente seleccione la impresora y, a continuación, elija Editar configuración de impresora.

Agregar impresoras en Business Central local

Para que un usuario pueda agregar o usar Universal Print impresoras Business Central, tiene que autorizar el acceso a los servicios de Azure utilizados por Universal Print y concederle permiso para datos y operaciones como:

• Iniciar sesión y leer el perfil de usuario
• Lectura de la información básica sobre el trabajo de impresión
• Crear trabajos de impresión

Normalmente, esto se hace la primera vez que se conectan a la aplicación registrada Azure usada para Universal Print. En Business Central en línea, este flujo de autorización se realiza sin problemas, sin interacción del usuario. Pero Business Central local funciona de forma diferente. Requiere que usted, o cualquier otro usuario que quiera usar Universal Print impresoras, inicie el flujo de autenticación, normalmente solo una vez. La forma más directa se describe en los pasos siguientes. Una manera menos directa es conectarse a otro servicio integrado que usa la misma aplicación registrada Azure, como Power BI o OneDrive. Normalmente, cada usuario solo tiene que realizar esta tarea una vez.

Conectarse a Universal Print por primera vez

Complete estos pasos para conectarse al servicio Universal Print por primera vez.

1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Administración de impresoras y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.

2. Seleccione Universal Print>Agregar todas las impresoras Universal Print para iniciar la Guía de configuración de impresoras Universal Print.

3. Siga las instrucciones en pantalla hasta llegar a la página PERMISOS DEL SERVICIO MICROSOFT ENTRA.

   

4. Seleccione el vínculo Authorize Azure Services.

   1. Si aparece la página Permiso solicitado, léala detenidamente y seleccione Aceptar para aceptar y continuar. Si está ejecutando como administrador, puede seleccionar Consentimiento en nombre de la organización si desea otorgar el consentimiento para todos los usuarios.

      .

   2. Si se le solicita, inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.

5. Cuando la autorización se complete correctamente, se le devolverá a la página Agregar Universal Print Impresoras. Para completar la configuración, seleccione Siguiente>Terminar.

Una vez que se ha agregado una impresora, puede ver y cambiar su configuración desde la página Administración de impresoras. Simplemente seleccione la impresora y, a continuación, elija Editar configuración de impresora.

Una vez completado el inicio de sesión inicial, puede usar las impresoras Universal Print para imprimir informes y otros trabajos de impresión. Para más información, vaya a Imprimir un informe. Si desea agregar, quitar o cambiar cualquier impresora, simplemente vuelva a la página Print Management y seleccione Universal Print.

Problemas comunes y sus soluciones

En esta sección, obtendrá información sobre los problemas comunes que pueden experimentar los usuarios al intentar configurar o usar impresoras Universal Print.

No tiene acceso a la impresora <your-printer>.

Si un usuario obtiene este mensaje al intentar imprimir un documento en una impresora Universal Print, puede deberse a una de las siguientes condiciones:

• El usuario no tiene asignada la licencia de Universal Print a su cuenta de Microsoft 365 o de Azure Active Directory (AD).
• El usuario no está asignado al recurso compartido de impresora en Universal Print.
• (Local) El registro de la aplicación Azure usado para Universal Print no funciona o ha cambiado recientemente desde la última vez que el usuario inició sesión.
• (Local) El usuario aún no ha iniciado sesión en la aplicación registrada de Azure para la aplicación de impresora universal ni ha dado su consentimiento por primera vez.

Se produjo un error al capturar las impresoras compartidas con usted.

Si un usuario recibe este mensaje al intentar agregar una impresora Universal Print desde la Printer Management página, normalmente se debe a que aún no han iniciado sesión en Azure aplicación registrada para la aplicación impresora universal y han dado su consentimiento por primera vez.

Pasos siguientes

Configurar impresoras predeterminadas.

Información relacionada

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Configurar impresoras de correo electrónicoImprimir un informe
Trabajar con Business Central
Ejecutar trabajos por lotes

Módulos de aprendizaje electrónico gratuitos para Business Central aquí