Crear documentación o formación con Grabador de tareas

Este artículo explica qué son el Grabador de tareas y las guías de tareas, cómo crear grabaciones de tareas y cómo personalizar las guías de tareas de Microsoft e incluirlas en la Ayuda.

Información sobre el grabador de tareas

El Grabador de tareas es una herramienta que puede usar para grabar las acciones que realice en la interfaz de usuario (IU) del producto. Cuando se usa la grabadora de tareas, captura todos los eventos que se realizan en la interfaz de usuario que se ejecutan en el servidor, incluida la adición de valores, el cambio de la configuración y la eliminación de datos. Los pasos que grabe se denominan conjuntamente grabación de tareas. Puede usar grabaciones de tareas de muchas maneras:

• Reproducir grabaciones de tareas como guías de tareas - las guías de tareas son una parte integral de la experiencia de ayuda. Una guía de tareas es una experiencia controlada, dirigida e interactiva a través de los pasos de un proceso empresarial. Se indica al usuario que complete cada paso por medio de un mensaje emergente, que anima a través de la interfaz de usuario y apunta al elemento de interfaz de usuario con el que el usuario debe interactuar. El mensaje emergente también proporciona información sobre cómo interactuar con el elemento, como Haga clic aquí o En este campo, escriba un valor. Se ejecuta una guía de tareas con el conjunto de datos actual del usuario y los datos especificados se guardan en el entorno del usuario.
• Guardar grabaciones de tareas como documentos de Word : guardando grabaciones de tareas como documentos de Word, puede generar fácilmente guías de entrenamiento imprimibles.

Puede crear sus propias grabaciones de tareas, reproducir grabaciones de tareas proporcionadas por Microsoft o modificar grabaciones de tareas proporcionadas por Microsoft para reflejar su configuración. Para obtener más información sobre el Grabador de tareas, consulte Grabador de tareas.

Planifica la grabación de tareas

Tanto si va a crear una nueva grabación de tareas como si basa la grabación en una grabación de tareas de Microsoft, tenga en cuenta la siguiente información.

• Planee su grabación como planearía un vídeo.
• Recorra el proceso empresarial una o dos veces sin grabarlo para comprender los pasos.
• Cuando recorra el proceso antes de grabar, observe dónde usa teclas de método abreviado o la tecla Entrar, para que pueda evitar usarlas durante la grabación real.
• ¿Desea agrupar los pasos juntos en subtareas? Las subtareas separan visualmente secciones de un proceso. Por ejemplo, si va a crear una grabación para crear y publicar un producto, es posible que quiera agrupar los pasos necesarios para crear un producto y, a continuación, agrupar los pasos necesarios para liberar el producto. Las subtareas también hacen que los procesos más largos sean más sencillos de leer.
• ¿Desea agregar anotaciones? Vea Comprender los diferentes tipos de anotaciones a continuación para obtener más información.
• ¿Qué valores agrega en los distintos campos a medida que completa los pasos del proceso de negocio?

Escriba la descripción y las anotaciones por adelantado

• Al principio de cada grabación de tareas, hay un campo de descripción donde puede escribir una introducción a la grabación. Escriba y guarde la descripción por adelantado en un documento independiente para poder copiarlo y pegarlo en la grabación de tareas cuando graba. Cortar y pegar el texto hace que el proceso de grabación sea más rápido y funcione mejor.
• Para cada paso de una grabación de tareas, puede crear anotaciones. Durante la reproducción de una guía de tareas, las anotaciones aparecen como notas por encima o por debajo del texto para el paso. Cuando se ve como texto en el panel de la Ayuda, las anotaciones aparecen como texto en línea en el paso. Escriba y guarde sus anotaciones en un documento independiente. Al grabar la grabación de tareas, corte y pegue las anotaciones de ese documento.

Comprender los diferentes tipos de anotaciones Todas las anotaciones son opcionales. Agréguelas solo si proporcionan información útil al usuario.

• Título: una anotación de título aparece antes del texto del paso que genera automáticamente el grabador de tareas. En la guía de tareas, la anotación del título aparece sobre el texto generado automáticamente. Use este tipo de anotación para explicar por qué el usuario realiza el paso o para dar un contexto.
• Notas: Una anotación de notas aparece después del texto del paso que el grabador de tareas genera automáticamente. En la guía de tareas solo será visible si el usuario hace clic en el vínculo Mostrar más de la burbuja de la guía de tareas. Use este tipo de anotación para describir cualquier cosa que un usuario tenga que saber para completar el paso.
• Paso de información: cree estas anotaciones haciendo clic con el botón derecho en un control o en cualquier parte de un formulario, y a continuación seleccionando Registrador de tareas>Agregar paso de información. Los pasos de información aparecen como un paso numerado en el momento en que lo inserte, aunque no se registró ninguna acción en la interfaz de usuario. Puede agregar un paso de información de nivel de formulario o un paso de información asociado con un control. Cuando un paso de información está asociado a una página, la burbuja de la guía de tareas aparecerá en la página, sin puntero, cuando se reproduzca la guía de tareas. Cuando un paso de información está asociado a un control, la burbuja de la guía de tareas señala el control cuando se reproduce la guía de tareas. En el panel de Ayuda, una anotación de paso informativo aparece como paso numerado con el texto que hayas introducido. Uso los pasos de información para preparar al usuario para los pasos siguientes, para describir los pasos que se deben dar fuera de la aplicación, o para hacer referencia a otras grabaciones.

Determine el tiempo para realizar la grabación

• Los usuarios leen o reproducen la grabación de principio a fin, por lo que no combine pasos ni tareas que se realicen mejor por separado.
• Intente no grabar un escenario largo que abarque múltiples subprocesos. Por ejemplo, Dirigir el departamento de servicio de atención al cliente en la tienda es demasiado amplia; divídala en tareas más breves como Aceptar devoluciones y Agregar a tarjeta regalo.
• Si una tarea se puede llevar a cabo como parte de varios procesos empresariales, cree una grabación independiente para ella y podrá consultarla en las demás grabaciones.
• Si el proceso implica varias tareas que la persona probablemente realiza de una vez, puede mantener las tareas en una grabación, por ejemplo, Configurar y asignar perfiles de funcionalidad.
• Si es algo que alguien hace una vez (como la configuración) y luego otra tarea que puede hacer inmediatamente después, pero podría hacerlo repetidamente y por su cuenta, divídelas en dos registros de tareas.

Decida dónde, en la interfaz de usuario, para iniciar una grabación La página en la que se encuentra al iniciar la grabación de una grabación de tareas afecta a la página en la que se muestra la guía de tareas. Por ejemplo, si desea que su grabación de tareas se muestre en el panel de la Ayuda cuando un usuario hace clic en la Ayuda de la página Parámetros de contabilidad general, debe comenzar la grabación en la página Parámetros de contabilidad general. Guardar grabaciones como archivos .axtr Cuando haya terminado de crear o editar una grabación de tareas, verá varias opciones para descargar o guardar la grabación. Puede descargar el archivo como paquete de grabación de tareas (.axtr), descargarlo como archivo de grabación en bruto (.xml), descargarlo como documento de Word o guardar el archivo en una biblioteca de LCS. Guarde siempre la grabación de la tarea como un archivo de paquete de grabación de tareas (.axtr). Esta práctica ayuda a facilitar el mantenimiento del archivo si los procedimientos o anotaciones deben cambiar más adelante. Si desea descargar el archivo como documento de Word, guárdelo también como archivo de paquete de grabación de tareas.

Crear tu grabación de tareas

Para ver los pasos detallados de recorrido, consulte Recursos del Grabador de tareas.

Copiar y personalizar las grabaciones de tareas de Microsoft

Puede descargar y editar las grabaciones de tareas de Microsoft para usarlas para obtener su propia documentación de ayuda o materiales de aprendizaje. Para descargar una grabación de tarea de Microsoft, siga estos pasos:

1. Abra el Grabador de tareas. El Grabador de tareas se encuentra en el menú Parámetros.
2. En el panel Grabadora de tareas, seleccione Mantener una grabación.
3. En Where is the recording (Dónde está la grabación), seleccione It is in an LCS library (Está en una biblioteca LCS).
4. Seleccione Seleccionar la biblioteca LCS.
5. Seleccione la biblioteca global de Microsoft.
6. En el árbol, seleccione el nodo de la biblioteca del proceso empresarial con el que está asociado el registro de la tarea.
7. Selecciona Aceptar.
8. Seleccione Inicio.
9. Revise la grabación, modificando los pasos mientras avanza para volver a grabarla.  Nota: si solo tiene que cambiar el texto de una grabación, puede abrir la grabación en el modo Editar las anotaciones de una grabación y, a continuación, guardarla.
10. Después de reproducir la grabación hasta el final, seleccione Detener en la barra de grabadora de tareas en la parte superior de la pantalla.
11. Elija cómo desea guardar la grabación de tareas.

Recursos adicionales

Sistema de ayuda

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