Introducción a Microsoft 365 Archivo

Microsoft 365 Archivo proporciona almacenamiento rentable para archivos y sitios de SharePoint inactivos.

Las organizaciones suelen tener que conservar los datos inactivos o de antigüedad durante largos períodos en caso de que necesiten recuperarlos más adelante. Almacenar estos datos en SharePoint ayuda a simplificar la búsqueda, la seguridad, el cumplimiento y la administración del ciclo de vida de los datos.

Microsoft 365 Archivo permite conservar los datos inactivos moviéndolos a un nivel de almacenamiento en frío dentro de SharePoint. Los datos archivados con Microsoft 365 Archivo conservan automáticamente los mismos estándares de búsqueda, seguridad y cumplimiento a un costo reducido.

Otras ventajas de usar Microsoft 365 Archivo incluyen:

• Optimización de Copilot : Copilot no está entrenado en contenido archivado, lo que maximiza la relevancia de la respuesta.

• Ahorro de costos : un precio de lista más bajo en el consumo de almacenamiento más allá de la cuota de almacenamiento de Microsoft 365 asignada por la licencia.

• Metadatos sin pérdida: un sitio conserva todos sus metadatos y permisos tras la reactivación.

• Velocidad : archivo ultrarrápida de sitios de cualquier tamaño y cualquier número de sitios.

• Eliminación: separación explícita entre contenido activo e inactivo para ayudar a administrar el ciclo de vida del sitio.

Microsoft 365 Archivo funciona con el índice de búsqueda de Microsoft 365 y el conjunto de características de Microsoft Purview para admitir la administración de datos a largo plazo a un precio alineado con el ciclo de vida del contenido. Los administradores de SharePoint o los administradores globales administran Microsoft 365 Archivo en el Centro de administración de SharePoint.

Cuando se archiva un archivo o sitio, se mueve a un nivel explícitamente más frío y ya no consume la cuota de almacenamiento activa del inquilino. En su lugar, contribuye al consumo de almacenamiento de Microsoft 365 Archivo. El contenido de este nivel ya no es accesible directamente a nadie. La búsqueda de contenido completo funciona para la búsqueda de contenido de Purview, la búsqueda del usuario final y las experiencias de búsqueda de eDiscovery. Búsqueda de contenido de Purview y exhibición de documentos electrónicos pueden exportar contenido directamente, pero pueden tardar más tiempo en exportar el contenido archivado.

Cuando se archiva un sitio, todo el contenido del sitio se archiva, incluidos los siguientes:

• Bibliotecas de documentos, estructuras de carpetas y archivos

• Listas y datos de lista

• Permisos y todos los metadatos

Los administradores deben notificar a los propietarios del sitio y a los usuarios finales antes de archivar un sitio para que sean conscientes de que el sitio ya no será accesible.

Limitaciones

Limitaciones de Archivo del sitio

• Los sitios de publicación, los sitios de canal y algunos tipos de plantillas de sitio heredados no están disponibles para archivarse con Microsoft 365 Archivo. Para obtener más información, consulte Plantillas de sitio admitidas.

• Los sitios asociados a Teams que usan solo canales estándar se admiten para el archivado. Los sitios asociados a Teams que incluyen canales privados o compartidos solo se admiten parcialmente:

  • Centro de administración de SharePoint: No es posible archivar un sitio con sitios de canal. (Mensaje: "No se puede archivar el sitio conectado del grupo con sitios de canal asociados").
  • PowerShell y Graph API: el archivado de un sitio con sitios de canal no está bloqueado. Solo se archiva el sitio principal asociado al equipo (y sus canales estándar). Los sitios de canal privado y compartido permanecen activos. No es posible archivar los sitios de canal directamente, ya que estos sitios usan plantillas de sitio no admitidas.

Limitaciones de Archivo de archivos (versión preliminar)

• Algunas aplicaciones y servicios de Microsoft 365 aún no admiten el archivado de nivel de archivo. Estas aplicaciones pueden mostrar mensajes de error incorrectos, no se cargan correctamente o se produce un error en las acciones realizadas con el contenido archivado. Dado que el soporte técnico del cliente y el reconocimiento del usuario de los archivos archivados siguen evolucionando durante este período de versión preliminar, se recomienda usar el archivo de nivel de archivo cuidadosamente y asegurarse de que los usuarios comprendan cómo reactivar los archivos en su ubicación original si se requiere acceso, especialmente si se producen errores inesperados de apertura o carga. La lista de limitaciones conocidas incluye, pero no se limita a:

  • Word y PowerPoint en línea.

  • Aplicaciones móviles de Teams, OneDrive y SharePoint.

  • macOS con el cliente Sincronización de OneDrive.

  • Versiones anteriores de Windows, como Windows 10 y versiones anteriores, con el cliente Sincronización de OneDrive.

  • Esta limitación también se aplica a los dispositivos Windows que no están configurados para recibir actualizaciones frecuentes.

  • Versiones anteriores de aplicaciones de escritorio de Office que no han tenido actualizaciones desde el 1 de marzo de 2026.

  • Otras aplicaciones, como Clipchamp y Power BI, no pueden cargar contenido archivado al intentar importarlo.

• El archivo de nivel de archivo solo está disponible para sitios de SharePoint. Cuando los archivos archivados se copian o mueven, conservan su estado archivado. Sin embargo, si un archivo archivado se mueve o copia en OneDrive, es posible que ese estado de archivado no siempre se represente visualmente en la interfaz de usuario de OneDrive.

• No se pueden archivar determinados tipos de archivo, incluidos OneNote, páginas de SharePoint y agentes de SharePoint.

• La biblioteca de recursos de sitio en sitios de SharePoint no admite el archivo de nivel de archivo.

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