Työrakenteiden yleiskatsaus

Työn erittelyrakenne (WBS) on kuvaus työlle, jota teet projektissa. Se on tehtävien hierarkia, joka edustaa projektitiimin ymmärrystä työn koostumuksesta sekä kunkin osan tai tehtävän koosta, kustannuksista ja kestosta. Työrakenteella on kolme päätarkoitusta:

• Kuvailla tehtävien töiden rakennetta tai koostumusta.
• Aikatauluttaa projektin työt.
• Arvioida kunkin tehtävän kustannukset.

WBS:n tietojen määrä riippuu siitä, taso, jota tarvitset arvioissa, sekä seurantatasosta, jota tarvitset näitä arvioita vastaan. Projektit, joiden poikkeamien sietokyky on pieni aikataulussa tai kustannuksissa, vaativat yleensä yksityiskohtaisemman WBS:n ja tunnollisen työn edistymisen ja kustannusten seurannan WBS:ään nähden. Tällaiset projektit ovat yleisiä rakennus- ja koneteollisuudessa.

Sen sijaan projektit median ja markkinoinnin, ohjelmistojen ja IT-infrastruktuurin kaltaisilla toimialoilla ovet yleensä ainutkertaisia, ja tuottavuus riippuu tehtävän suorittavan henkilön kokemuksesta ja pätevyydestä. Siksi näillä toimialoilla työrakennetta käytetään arvion saamiseksi projektin koosta, eikä kyseisen projektin edistymisen yksityiskohtaiseen seurantaan.

WBS:n luominen on intensiivinen prosessi, joka tehdään pitkään ja joka edellyttää yhteistyötä ja tietoja useilta eri henkilöiltä. Tässä artikkelissa käsitellään sitä, miten työrakenteen parannusten avulla voidaan käyttää arvioita ja seurantaa tarpeiden täyttämisessä.

Työrakenteen luomisen edellytykset

Työrakenteen luomista varten on luotava työaikataulu ja arvioitava työkustannukset.

Työaikataulun luomisen edellytykset

Jos haluat käyttää WBS-ominaisuuksien kaikkia ajoitusominaisuuksia, suorita seuraavat asennusvaiheet:

1. Määritä oletuskalenteri ja -projektikalenteri seuraavasti:

   1. Valitse Projektinhallinta ja kirjanpidon>määritysProjektien>hallinta- ja kirjanpitoparametrit>Aikataulutus. Määritä Oletusarvoinen työkalenteri -kentässä oletuskalenteri. Tämä kalenteri on oletusarvoinen työkalenteri kaikille uusille projektille, jotka luot.
   2. Voit muuttaa tietyn projektin oletuskalenteria. Valitse projektin tietosivu ja päivitä sitten projektitiimin ja fasttab-aikataulun perusteellaAikataulutus-kalenterikenttä valitsemalla toinen kalenteri.

2. Määritä vakiotyöpäivät ja -työajat. WBS:ssä käytetään kalenteria, jonka määrität projektisi työkalenteriksi:

• Työpäivät ja vapaapäivät
• Päivittäisten työtuntien määrä

Työkustannusten arvioinnin edellytykset

Jotta voit käyttää WBS:n täysiä kustannusarvio-ominaisuuksia, määritä työntekijöiden kustannukset ja myyntihinnat, työvoimaluokat, kulut, maksut ja tuotemäärät.

• Määritä työvoima-, kulu- ja maksuluokkien kustannus- ja myyntihinta valitsemalla Projektin hallinta ja kirjanpidon>määrityshinnat>.
• Jos haluat määrittää nimikkeiden kustannus- ja myyntihinnan, käytä kunkin nimikkeen Kauppasopimukset-sivua tuotetietojen hallinnan Julkaistut tuotteet -luettelosivulla.

Työrakenteen luominen

Työrakenteen luominen koostuu kolmesta aktiviteetista:

1. Työn hajottaminen – Erittele työ hallittaviin osiin tai tehtäviin.
2. Työaikataulu – Arvioi tehtävän suorittamiseen vaadittava aika, määritä tehtävien riippuvuussuhteita ja valitse tehtävien alku- ja loppupäivämäärät.
3. Kustannusarvio – Arvioi kunkin tehtävän kustannukset.

Seuraavissa osissa on käsitellään siitä, miten työrakenneominaisuudet voivat auttaa jokaisessa näistä aktiviteeteista.

Työn hajottaminen

Työn erittelyn tai hajotelman luominen on yleensä työrakenteen luontiprosessin ensimmäinen vaihe. Työrakennetoiminto tukee alla mainittuja perusrakenteita työn erittelyä tai hajottamista varten.

Projektin päätehtävä

Projektin päätehtävä on projektin ylimmän tason yhteenvetotehtävä. Sen alla luodaan kaikki muut projektitehtävät. Päätehtävän nimenä on aina projektin nimi. Pääsolmun työmäärä, päivämäärät ja kesto muodostavat yhteenvedon arvoista päätehtävän alla olevia tehtäviä varten. Et voi muokata pääsolmua tai poistaa sitä.

Yhteenveto- tai säilötehtävät

Yhteenvetotehtävä on tehtävä, jonka alla on alitehtäviä tai osatekijöitä. Yhteenvetotehtävällä ei ole työmäärää eikä kuluja. Sen sijaan yhteenvetotehtävän työmäärä ja kustannukset ovat sen jäsentehtävien työmäärien ja kustannusten summa. Jäsentehtävien aikaisinta alkamispäivää käytetään yhteenvetotehtävän alkamispäivänä ja jäsentehtävien viimeistä päättymispäivää päättymispäivänä. Voit muuttaa yhteenvetotehtävän nimeä, mutta et voi muokata työmäärän, päivämäärien ja keston ajoitusominaisuuksia. Jos poistat yhteenvetotehtävän, poistat myös kaikki sen jäsentehtävät.

Lehtisolmutehtävät

Lehtisolmutehtävä edustaa projektin rakeisinta työpakettia. Lehtisolmulla on arvioitu työmäärä, suunniteltu määrä resursseja, suunnitellut alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä kesto.

Voit suorittaa seuraavat hierarkiatoiminnot, kun haluat ottaa käyttöön työhierarkian luomisen tai projektin hajottamisen.

Uusi tehtävä

Lisäät automaattisesti kaikki uudet tehtävät, jotka luot pääsolmuun, ja määrität tehtävälle automaattisesti WBS-numeron. WBS-luku edustaa tehtävän tasoa hierarkiassa. Ensimmäisen tason tehtävissä, jotka kuuluvat projektin päätehtävään, numerointimalli käyttää arvoa 1, 2, 3 ja niin edelleen. Ensimmäisen tason tehtävien numerointimalli käyttää numerointimallia 1.1, 1.2 ja 1.3 jne. Lisää kullekin tasolle, jonka lisäät edelliselle tasolle, uusi pisteviivasarja.

Tällä hetkellä WBS-numeroinnin ei voi mukauttaa.

Sisennä tehtävä

Kun sisennät tehtävän, siitä tulee sitä edeltävän tehtävän alikohde. Uuden alitehtävän työrakennenumero lasketaan automaattisesti uudelleen uuden päätehtävän työrakennenumeron perusteella. Päätehtävä on nyt yhteenveto- tai säilötehtävä, joten tiitä tulee jäsentehtäviensä koontitehtävä.

Tehtävän ulontaminen

Kun poistat tehtävän, se ei ole enää sen pääkohteen muodostava tehtävä. Tämän tehtävän WBS-numero lasketaan automaattisesti uudelleen vastaamaan tehtävän uutta tasoa hierarkiassa. Tehtävän edellisen päätehtävän ponnistelut, kustannukset ja päivämäärät lasketaan uudelleen, jotta tämä tehtävä voidaan jättää pois.

Siirrä ylös ja siirrä alas

Kun valitset Siirrä ylöspäin ja Siirry alaspäin, voit muuttaa tehtävän sijaintia sen päähierarkiassa. Tehtävän sijainti ei vaikuta tehtävän ponnisteluihin, kustannuksiin, päivämääriin tai kestoon. Tehtävän WBS-numero lasketaan kuitenkin automaattisesti uudelleen vastaamaan tehtävän uutta sijaintia.

Aikatauluarvio

Aikatauluarvio on yleensä työrakenteen luomisen toinen vaihe. Paras käytäntö on tehdä aikatauluarvio tehtävien luomisen jälkeen. Financen Työrakenne-sivulla on kaksi osaa. Yläruutu on tarkoitettu aikatauluarviolle, ja alaruudussa on Arvioidut kustannukset ja tuotot -välilehti, jota voit käyttää kustannusten arviointiin.

Tehtävän riippuvuudet

WBS:ssä voit luoda edeltäjien suhteen tehtävien välille. Kun määrität edeltäjän tehtävät tehtävään, tämä tehtävä voidaan aloittaa vasta, kun kaikki sen edeltäjän tehtävät on suoritettu. Tehtävän suunnitelluksi alkamispäiväksi määritetään aina sen kaikkien edeltäjien viimeisin päivämäärä.

Tehtävien ajoittaminen

Seuraavat tekijät määrittävät lehtisolmutehtävien ajoituksen:

• Edeltäjät
• Työmäärä
• Resurssien määrä
• Alkamis- ja päättymispäivät

Lehtisolmutehtävän alkamispäivä, jolla ei ole edeltäjiä, määritetään automaattisesti projektin aikataulun aloituspäivä. Lehtisolmutehtävän kesto vastaa aina alkamis- ja päättymispäivämäärien välisten työpäivien lukumäärää.

Aikataulusäännöt

Kun otat käyttöön automaattisen ajoitustuen, seuraavat säännöt koskevat lehtisolmutehtävien tehtävien ajoittamista:

• Projektin aikataulutuskalenteri määrittää, että tehtävän alkamis- ja päättymispäivien täytyy olla työpäivät.
• Edeltäjien tehtävien viimeisin päättymispäivä määrittää automaattisesti edeltäjien tehtävän alkamispäivän.
• Tehtävän työmäärä lasketaan automaattisesti seuraavasti:

Henkilömäärä × kesto × projektikalenterin normaalin työpäivän tuntimäärä.

Joissakin tapauksissa haluat ehkä poiketa näistä säännöistä. Voit poistaa automaattisen aikataulutuksen käytöstä, jos haluat estää, että Finance määrittää tai korjaa automaattisesti lehtisolmun tehtävien ominaisuuksia. Kun määrität tehtävälle tietoja, jotka aiheuttavat aikataulutussääntöjen rikkomisen, tehtävän osalta näytetään aikataulutusvirheen kuvake. Jos et halua, että ajoitusvirheet näytetään, poista ominaisuus käytöstä valitsemalla Aikatauluvirheet näytetään .

Ajoitusvirheiden korjaaminen

Kun automaattinen ajoitustuki on käytössä, ajoitusvirheitä ei todennäköisesti tapahdu. Jos taas poistat automaattisen aikataulutusavun käytöstä ja otat sen sitten uudelleen käyttöön myöhemmin, työrakenneluettelossa saattaa näkyä aikataulutusvirhekuvakkeita.

Ajoitusvirheiden korjaaminen tehtävän mukaan

Kun kaksoisnapsautat tietyn tehtävän ajoitusvirhekuvaketta, valintaikkunassa näkyvät kaikki kyseisen tehtävän ajoitusvirheet. Voit päättää, mitkä tehtävän aikataulutusvirheet korjataan.

Kaikkien ajoitusvirheiden korjaaminen

Jos haluat Talous-toiminnon korjaavan kaikki WBS:n ajoitusvirheet, valitse Toiminto-ruudusta Korjaa kaikki ajoituserot.

1. Kaikkien tehtävien arvioitua työtä muokataan niin, että se vastaa projektikalenterissa määritettyä kapasiteettia.

1. Kaikkien tehtävien arvioitua työtä muokataan niin, että se vastaa projektikalenterissa määritettyä kapasiteettia.

1. Kunkin tehtävän alkamispäivää muokataan, jotta edeltäjätehtävien alkamispäivät ei jää aukkoja.

Kustannusarvio

Anna kunkin lehtisolmutehtävän kustannusarvio käyttämällä Arvioituja kustannuksia ja tuloja -välilehteä Työerittelyrakenne-sivun alemmassa ruudussa.

• Työ
• Nimike tai materiaali
• Kulut

Maksupohjaisen tuoton arvioiminen maksutapahtumatyypin avulla. Tällä tapahtumatyypillä ei ole kustannuskomponenttia, joten sitä ei oteta huomioon arvioitaessa kustannuksia.

Käytä On-account-tapahtumatyyppiä kirjataksesi sopimusmyyntiarvon kiinteän arvon tyyppiseen projektiin. Tätä tapahtumatyyppiä ei myöskään oteta huomioon arvioitaessa kustannuksia.

Kun arvioit työn, materiaalin ja kulujen kustannuksia kussakin tehtävässä, sinun on määritettävä arvioidulle kustannukselle projektiluokka.

Työkustannusten arvioiminen

Määritä kullekin lehtisolmutehtävälle työmäärä tunneina ja oletusluokka. Kun määrität aikataulun tehtävälle, tehtävän työkustannusarvio lisätään automaattisesti oletusluokkaan työlle. Tämä kustannusarvio näkyy kyseisen tehtävän Arvioidut kustannukset ja tuotot -välilehdessä Rivitiedot-ruudukossa. Jos tarvitset lisää työkuluarvioita, lisää ne tähän välilehteen. Jos nostat tai vähennät tunteja työkustannusten arviossa, tehtävän aikataulu lasketaan automaattisesti uudelleen.

Kulu- ja materiaalikustannusten arviointi

Arvioidut kustannukset ja tuotto -välilehden avulla voit myös arvioida tehtävän kulu- ja materiaalikustannukset, jos tarvitset arvioita.

Kunkin työ- tai kuluarviorivin kustannus- ja myyntihinta perustuvat asetuksiin, jotka määrität kullekin luokalle hinnoittelutaulukoissa projektinhallinnan ja kirjanpidon>määrityshinnoittelun> kohdassa. Nimikkeiden osalta kustannus- ja myyntihinta lisätään oletusarvoisesti tuotetietojen hallinnan Julkaistut tuotteet -luettelosivun nimikkeistä tai kauppasopimuksista.

Edistymisen seuranta työrakenteessa

Jotkin teollisuudenalat seuraavat hankkeen edistymistä WBS:ää vastaan yksityiskohtaisesti, kun taas toisilla aloilla edistyminen on kehittynyt WBS:n korkeammalla tasolla. Tässä osassa kuvataan, miten voit käyttää työrakenneseurantaa projektivaatimustesi osalta.

Financessa on kolme näkymää projektin työrakenteelle: Suunnittelunäkymä, Työmäärän seurantanäkymä ja Kustannusten seurantanäkymä.

Suunnittelunäkymä

Suunnittelunäkymässä näkyy aikataulu- ja kustannustietojen suunniteltu tai perustason arvio. Vaikka projektissa WBS ei ole ominaisuuksia version ja perustason seurantaan, tämän näkymän arvot edustavat perusversiota. Tämän artikkelin Schedule estimation- ja Kustannusarvio-osioissa kuvataan tämä näkymä ja se, miten WBS luodaan.

Työmäärän seurantanäkymä

Työmääräseurannan näkymässä näkyy työrakenteen tehtävien edistymisen seuranta. Siinä verrataan tehtävän kertyneitä toteutuneita työmääriä tunteina suunniteltuihin työmäärätunteihin. Työmääräseurannan näkymän arvot perustuvat seuraaviin kaavoihin:

• Edistymisprosentti = Todellinen työmäärä tähän päivämäärään saakka ÷ Tehtävälle suunniteltu työmäärä
• Jäljellä oleva työmäärä (eli valmistumisarvio [ETC]) = Suunniteltu työmäärä – Todellinen työmäärä tähän päivämäärään mennessä
• Valmistumisen kustannusarvio (EAC) = Jäljellä oleva työmäärä + Todellinen työmäärä tähän päivämäärään mennessä
• Ennustettu työmäärän varianssi = Suunniteltu työmäärä – EAC

Työmäärän seurantanäkymä näyttää tehtävän työmäärän varianssinennusteen, joka perustuu siihen, onko valmistumisen kustannusarvio suurempi vai pienempi kuin suunniteltu työmäärä:

• Jos valmistumisen kustannusarvio on suunniteltua työmäärää suurempi, tehtävän ennustetaan vaativan enemmän aikaa kuin alun perin oli suunniteltu, ja se on perässä aikataulusta.
• Jos valmistumisen kustannusarvio on suunniteltua työmäärää pienempi, tehtävän ennustetaan vaativan vähemmän aikaa kuin alun perin oli suunniteltu, ja se on edellä aikataulua.

Projektipäällikön työn uudelleenprojektio

Toisinaan projektipäällikön tai muun työnkulun, joka seuraa projektin edistymistä, on muokattava tehtävän alkuperäisiä arvioita. Tehtävä saattaa erilaisista syistä edetä alkuperäistä odotusta nopeammin tai hitaammin. Vaikutusaluetta voidaan esimerkiksi pienentää tai työntekijöillä saattaa olla vähemmän kokemusta kuin alun perin suunniteltiin. Ennusteet ovat projektipäällikön käsitys arvioista projektin nykyisen aseman perusteella. Älä yleisesti ottaen muuta peruslukuja, koska projektin perustaso on hyvin julkaistu asiakirja projektin aikataulusta ja kustannusarviosta, josta kaikki hankkeen sidosryhmät ovat samaa mieltä.

Projektipäälliköt voivat muokata tehtävien työmäärää kahdella tavalla:

• Muuta jäljellä olevaa työtä, jotta tehtävän todellinen jäljellä oleva työmäärä päivitetään automaattisesti.
• Muokkaa edistymistä prosentteina siten, että tehtävän tosi edistyminen päivitetään automaattisesti.

Kumpikin näistä tavoista aiheuttaa tehtävän ETC-, EAC- ja progress-prosenttilukujen uudelleenlaskennan ja tehtävän arvioidun ponnistelun varianssin. Myös yhteenvetotehtävien valmistumisarvion, valmistumisen kustannusarvion ja edistymisprosentti lasketaan uudelleen. Lisäksi niiden ennustettu työmäärän varianssi päivitetään.

Muokattu työ yhteenvetotehtävissä

Voit muokata yhteenveto- ja säilötehtävien työmäärää. Riippumatta siitä, muutatko näitä arvoja käyttäen yhteenvetotehtävien jäljellä olevaa työmäärää vai edistymisprosenttia, laskennat suoritetaan automaattisesti seuraavassa järjestyksessä:

1. EAC, ETC ja tehtävän edistymisprosentti lasketaan.
2. Uusi valmistumisen kustannusarvio jaetaan alitehtäviin samassa suhteessa kuin alkuperäinen valmistumisen kustannusarvion summa.
3. Kullekin lehtisolmutehtävälle lasketaan uusi valmistumisen kustannusarvio.
4. Jäljellä oleva työmäärä ja edistymisprosentti lasketaan uudelleen kaikkien vaikutusalueen alitehtävien osalta uuden valmistumisen kustannusarvion arvon perusteella. Myös tehtävien työmäärän varianssi lasketaan uudelleen.
5. Myös yhteenvetotehtävien valmistumisen kustannusarvio lasketaan uudelleen lehtisolmujen perusteella.

Valitse Laajenna tasollePonnistuksen seuranta -näkymässä määrittääksesi tason, jolla WBS:ää seurataan ja ylläpidetään. WBS laajenee automaattisesti kyseiselle tasolle Ponnistelun seuranta -näkymässä aina, kun avaat sen.

Kustannusten seurannan näkymä

Kustannusten seuranta -näkymä seuraa tehtävän kuluttamista. Se vertaa tehtävään tähän mennessä käytettyjä todellisia kustannuksia tehtävän suunniteltuihin kustannuksiin. Kustannusten seurantanäkymän arvot perustuvat seuraaviin kaavoihin:

• Toteutuneiden kustannusten prosenttiosuus = Toteutuneet kustannukset tähän päivämäärään asti ÷ Tehtävän suunnitellut kustannukset
• Kustannukset valmistuessa (CTC) = Suunnitellut kustannukset – Tähän päivämäärään mennessä toteutuneet kustannukset
• Valmistumisen kustannusarvio (EAC) = Kustannukset valmistuessa + Tähän päivämäärään mennessä toteutuneet kustannukset
• Arvioitujen kustannusten varianssi = Suunnitellut kustannukset – EAC

Kustannusten seuranta -näkymässä näkyy tehtävän kustannusvarianssiennuste sen mukaan, onko EAC suunniteltua kustannusta suurempi vai pienempi:

• Jos EAC-suunnitelma on suunniteltua enemmän, tehtävä käyttää enemmän rahaa kuin alun perin suunniteltiin ja on yliarvioinut budjetin.
• Jos EAC on suunniteltua pienempi kuin suunniteltu kustannus, tehtävä käyttää vähemmän rahaa kuin alun perin suunniteltiin ja on alitettu budjettiin.

Projektipäällikön kustannusten uudelleenennuste

Projektipäälliköt käyttävät CTC:tä tehtävän alkuperäisen kustannusarvion muokkaamiseen. Projektipäällikkö voi muuttaa Kustannukset valmistuessa -arvon siksi kustannukseksi, joka tarvitaan tehtävän suorittamiseen. Jos muokkaat CTC-arvoa, tehtävän CTC- tai EAC-arvo, kulutettujen kustannusten prosenttiosuus, arvioitu kustannusvarianssi ja tehtävä lasketaan uudelleen. Myös yhteenvetotehtävien valmistumisarvion, valmistumisen kustannusarvion ja toteutuneiden kustannusten prosenttiosuus lasketaan uudelleen. Lisäksi niiden ennustettu kustannusten varianssi päivitetään.

Kustannusennusteen tarkistus yhteenvetotehtäville

Voit muuttaa yhteenvetotehtävien kustannuksia, ja laskutoimitukset suoritetaan automaattisesti seuraavassa järjestyksessä:

1. Tehtävän kustannukset valmistuessa, valmistumisen kustannusarvio ja toteutuneiden kustannusten prosenttiosuus lasketaan uudelleen.
2. Uusi valmistumisen kustannusarvio jaetaan alitehtäville samassa suhteessa kuin tehtäväien alkuperäinen valmistumisen kustannusarvio.
3. Kunkin tehtävän uusi valmistumisen kustannusarvio lasketaan.
4. Kustannukset valmistuessa ja toteutuneiden kustannusten prosenttiosuus lasketaan valmistumisen kustannusarvion arvon perusteella uudelleen vaikutusalueen alitehtävien osalta. Myös tehtävien kustannusten varianssi lasketaan uudelleen.
5. Kaikkien yhteenvetotehtävien valmistumisen kustannusarvio lasketaan uudelleen tämän muutoksen perusteella.

Valitse Kustannusten seuranta -näkymässä Laajenna tasolle-vaihtoehto määrittääksesi tason, jolla WBS:ää seurataan ja ylläpidetään. WBS laajenee tuolle tasolle Cost tracking -näkymässä aina, kun avaat sen.

Ansaitun arvon hallinta

Käytä ansaitun arvon menetelmää (EVM) projektin edistymisen seuraamiseen. Voit tarkastella ansaitun arvon mittareita projektipäällikön roolikeskuksessa. Ansaitun arvon kaavio-osa näyttää suunnitellun arvon ja todellisten kustannusten aikajaksotetut arvot. Ansaittu arvo kulloisenakin päivämääränä näytetään pisteenä. Ansaitun arvon aikasijaintitietoja ei ole tällä hetkellä käytettävissä.

Ansaitun arvon kaavion aikajakso esitetään viikoittain tai kuukausittain. Tässä osassa kuvataan ansaitun arvon menetelmän kolme pilaria: suunniteltu arvo, ansaittu arvo ja toteutuneet kustannukset.

Suunniteltu arvo

EVM-teorian mukaan suunniteltu arvokaavio edustaa sitä tahtia, jolla projektin tiimi suunnitteli ansaitsevansa arvoa projektissa.

Financessa käytetään 0:100-ansaintasääntöä, kun sillä piirretään suunniteltua arvoa. Tämän säännön perusteella tehtävän arvo kirjataan tehtävälle sen päättymispäivänä. Arvoa ei kirjata, ennen kuin tehtävä on 100-prosenttisesti valmis.

Projektinhallinnassa ja kirjanpidossa syötetään lehtisolmujen päättymispäivämäärä ja niiden suunnitellut kustannukset. Kun suunnitellun arvon kaavio näytetään viikon mukaan, suunniteltu arvo vedetään yhteen viikon mukaan kaikista projektin aikana tehtävistä lehtisolmutehtävistä.

Ansaittu arvo

EVM-teorian mukaan ansaitun arvon kaavio edustaa korkoa, jolla projektin tiimi todella ansaitsee arvoa projektissa.

Talous käyttää 0:100-ansaintasääntöä, kun se piirtää ansainta-arvon. Tämän säännön perusteella tehtävän arvo kirjataan tehtävälle sen päättymispäivänä. Arvoa ei kirjata, ennen kuin tehtävä on 100-prosenttisesti valmis.

Kun lasket ansaitun arvon, ota huomioon kunkin tehtävän edistymisprosentti. 0:100-ansaintasäännön mukaan vain tiettynä ajanjaksona valmistuvat tehtävät otetaan huomioon ansaitun arvon laskennassa kyseisen jakson päättyessä. Kaavio laskee projektin ansaitun arvon kaikille suoritettaville tehtäville.

Todelliset kustannukset

EVM-teorian mukaan todelliset kustannuskaaviot edustavat sitä, kuinka nopeasti rahaa käytetään projektiin.

Hyödynnä projektiin kohdistettuja tapahtumia piirtääksesi todelliset kustannusrivit. Tee yhteenveto kustannuksista päivämäärän mukaan. Käytä näitä tietoja todellisten kustannusten kuvaamiseen viikon tai kuukauden mukaan ansaitun arvon kaaviossa.

Suunnitellun arvon, ansaitun arvon ja todellisten kustannusten käsitteiden käyttäminen

Aikatauluvarianssi

Suunnittelun aikana luot ennusteen aikajanalla olevalle työlle. Suunniteltu arvo edustaa siis sitä, miten projektin suunnittelijat ajattelivat töiden valmistuvan projektissa. Kun projekti on käynnissä, töitä saadaan valmiiksi ja projekti ansaitsee arvoa. Vertailemalla suunniteltua arvoa ansaittuun arvoon voit selvittää, miten projektin työt etenevät. Tämän vertailun tulosta kutsutaan aikataulun varianssiksi.

Jos jakson suunniteltu arvo on enemmän kuin ansaittu arvo, projektitiimin tekemän työn määrä on pienempi kuin suunniteltu. Projekti on jäljessä aikataulusta. Koska suunniteltu arvo ja ansaitun arvon ilmaistaan rahamääräisesti, viiveellä projektissa on myös raha-arvo.

Jos jakson suunniteltu arvo on pienempi kuin ansaittu arvo, projektitiimin tekemän työn määrä on suunniteltua suurempi. Projekti on edellä aikataulua. Myös tällä läpäisajalla on raha-arvo.

Kustannusvarianssi

Koska ansaittu arvo käyttää kustannushintaa kertojana, ansaittu arvo ilmaisee projektin tiimin projektiin suorittaman työn kustannukset. Projektin edetessä tapahtumaloki sisältää tietueen rahoista, jotka projektitiimi todellisuudessa käyttää kyseiseen projektiin. Vertaamalla ansaittua arvoa todellisiin kustannuksiin voit tarkastella projektin tiimin käyttämän rahan määrää verrattuna projektitiimin ansaitsemaan arvoon. Tämän vertailun tulosta kutsutaan kustannusten varianssiksi.

Jos projektitiimin jonkin aikaa käyttämä todellinen kustannus on enemmän kuin ansaittu arvo, projektitiimi käytti enemmän rahaa kuin se ansaitsi. Projekti on ylittämässä budjetin.

Jos projektitiimin jonkin aikaa käyttämä todellinen kustannus on pienempi kuin ansaittu arvo, projektitiimi ansaitsi enemmän rahaa kuin se käytti. Projekti on alittamassa budjetin.

Työrakennemallit

WBS-mallien toiminnolla voit luoda vakiomalleja projekteille. Jos yrityksesi tarjoaihin projekteihin liittyy paljon toistettavissa olevia töitä, harkitse WBS-mallin luomista.

Luo WBS-malli olemassa olevan projektin WBS:stä, jotta voit jatkossa käyttää uudelleen tietoja ja parhaita käytäntöjä, jotka olet kerännyt projektin suunnittelun aikana samankaltaisiin projekteihin. Joskus koko työrakennetta ei kuitenkaan kannata tallentaa mallina. Voit luoda malleja myös projektin työrakenteen osista.

Projektin työrakenteen tallentaminen mallina

Kun olet luonut mallin, tuo se uuden projektin WBS-tiedostoon pääsolmulla tai missä tahansa projektin WBS-tehtävässä.

WBS-mallin tuominen projektin WBS-objektiin

Kun tuot tehtäviä, malli järjestää tehtävät sen tehtävän alkamispäivän mukaan, johon toit tehtävän. Tuonnin aikana mallitehtävien edeltäjän suhteet auttavat laskemaan tuotujen tehtävien alkamispäivämäärät. Kohdeprojektin vakiotyökalenteri auttaa laskemaan tuotujen tehtävien päättymispäivämäärät, jolloin nykyisen projektin työkalenterissa määrittämäsi työpäivät ja vakiotyöajat pysyvät samoina.

Kustannusmäärät ja myyntihinnat arviointiriveillä varmistavat, että projektille tai projektisopimukselle ominaisilla hinnoilla on kelvolliset päivämäärät.

Erot projektin työrakenteen ja työrakennemallin välillä

• WBS-mallien tehtävissä ei ole alkamis- tai päättymispäivämääriä.

• Työ- ja ei-työpäivät eivät ole määritetty WBS-malleille.

• Työrakennemalleissa käytetään aina aikataulutuskalenteria, joka määritetään kaikkien projektien oletuskalenteriksi.

• Vakioaikataulutuskalenteria käytetään vain vakiotyöpäivän tuntimäärän selvittämiseen.

• Edeltäjien suhteita ei kopioida WBS-malliin.

• Koska WBS-malleissa ei ole päivämääriä, edeltäjän päättymispäivään perustuvaa alkamispäivämäärän logiikkaa ei tarvita.

• Työkustannusten arviorivi luodaan automaattisesti, kun työrakennemallissa luodaan tehtävä. Myyntihinta ja kustannusmäärä kopioidaan valitulta työntekijältä.

• Kulut ja nimikekustannukset voidaan luoda manuaalisesti, aivan kuten ne voivat tehdä projektin WBS:ssä.

• Aikataulutusvirheitä näytetään, kun seuraavasta kaavasta poiketaan:

Effort = Number of resources × Duration × Number of hours in a standard working day

• Voit korjata kaikki aikataulutusvirheet samalla kertaa valitsemalla Korjaa kaikki aikataulutusvirheet.

• Voit myös korjata aikataulutusvirheet yksitellen napsauttamalla kunkin tehtävän varoituskuvaketta.