panoramica Gruppi di Microsoft 365 per gli amministratori

Gruppi di Microsoft 365 è il servizio di appartenenza di base alla base della collaborazione in Microsoft 365. Semplifica la gestione degli accessi concedendo automaticamente agli utenti le autorizzazioni per le risorse condivise quando vengono aggiunte a un gruppo.

Quando si crea un gruppo di Microsoft 365, gli utenti possono accedere automaticamente alle risorse condivise, ad esempio:

• Comunicazione e pianificazione

  • Posta in arrivo condivisa di Outlook.
  • Calendario condiviso.
  • Planner.

• Contenuto e collaborazione

  • Raccolta documenti di SharePoint.
  • Blocco appunti di OneNote.
  • Microsoft Clipchamp.

• Esperienze basate su team

  • Un team (se creato da Microsoft Teams).
    • Microsoft Viva Engage (se creato da Microsoft Viva Engage).

• Servizi aggiuntivi

  • Power BI.
  • Roadmap (se Project per il Web è disponibile).

Gruppi di Microsoft 365 ruoli e autorizzazioni

Con un gruppo di Microsoft 365, non è necessario assegnare manualmente le autorizzazioni alle singole risorse. Quando si aggiungono utenti al gruppo, si concede automaticamente l'accesso appropriato.

Qualsiasi utente può creare un gruppo a meno che non si limiti la creazione di gruppi a un set specifico di persone. Se si limita la creazione di gruppi, gli utenti non possono creare gli elementi seguenti:

• Siti di Microsoft SharePoint.
• Planner.
• Teams.
• Calendari di gruppo di Outlook.
• Clipchamp gruppi.
• Viva Engage gruppi.
• Librerie condivise in OneDrive.
• Aree di lavoro Microsoft Power BI condivise.

Questi servizi richiedono all'autore di avere l'autorizzazione per creare gruppi di Microsoft 365. Gli utenti possono comunque partecipare ad attività di gruppo, ad esempio la creazione di attività in Planner o l'uso della chat di Teams, a condizione che siano membri del gruppo.

I gruppi hanno i ruoli seguenti:

• Proprietari : consente di gestire l'appartenenza ai gruppi e le impostazioni. I proprietari possono aggiungere o rimuovere membri, aggiornare il nome del gruppo, la descrizione o l'immagine e gestire le conversazioni nella posta in arrivo condivisa.

• Membri : accedere a tutte le risorse del gruppo, ma non modificare le impostazioni del gruppo. Per impostazione predefinita, i membri possono invitare guest, anche se tale impostazione può essere modificata. Per altre informazioni, vedere Gestire l'accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.

• Guest : utenti esterni invitati a partecipare al gruppo.

Gli amministratori utenti e gli amministratori dei gruppi possono creare e gestire gruppi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Gli amministratori delegati, ad esempio consulenti che agiscono per conto di un'organizzazione, non possono creare o gestire Gruppi di Microsoft 365.

In qualità di amministratore, è possibile:

• Specificare chi può creare gruppi.
• Creare criteri di denominazione per i gruppi nell'organizzazione.
• Scegliere il dominio da usare per la creazione di un gruppo.
• Gestire l'accesso guest ai gruppi.
• Recuperare un gruppo eliminato (entro 30 giorni dall'eliminazione).

Gruppi di Microsoft 365 la scadenza e la gestione del ciclo di vita

È possibile automatizzare la pulizia dei gruppi usando i criteri di scadenza. Quando un gruppo raggiunge la data di scadenza:

• I proprietari del gruppo ricevono notifiche di rinnovo 30 giorni, 15 giorni e 1 giorno prima della scadenza.
• I proprietari possono rinnovare il gruppo se il gruppo è ancora necessario.
• I gruppi non rinnovati vengono eliminati automaticamente.

Per altre informazioni, vedere Criteri di scadenza del gruppo di Microsoft 365.

È possibile amministrare i gruppi dal interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 o tramite PowerShell. Per altre informazioni, vedere Gestire Gruppi di Microsoft 365 con PowerShell.

Se si hanno molti utenti, ad esempio in un'azienda di grandi dimensioni o in un'azienda, potrebbero essere presenti molti utenti che creano gruppi per vari scopi. Per le procedure consigliate , vedere Pianificare la governance nei gruppi di Microsoft 365 .

Gruppi di Microsoft 365 limiti e restrizioni

Ai Gruppi di Microsoft 365 si applicano i limiti seguenti:

La gestione dei gruppi di Microsoft 365 è più efficace quando si dispone di informazioni utili sull'utilizzo dei gruppi. Il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 dispone di uno strumento di creazione di report che consente di visualizzare l'uso dell'archiviazione, il numero di gruppi attivi disponibili e il modo in cui gli utenti usano i gruppi. Per altre informazioni, vedere Report di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione.

Etichette di riservatezza per Gruppi di Microsoft 365

È possibile creare etichette di riservatezza che gli utenti dell'organizzazione possono impostare quando creano un gruppo di Microsoft 365. Le etichette di riservatezza consentono di applicare controlli di sicurezza e accesso coerenti durante la creazione del gruppo. Usando le etichette di riservatezza, è possibile configurare:

• Privacy (pubblica o privata)
• Accesso guest
• Accesso al dispositivo non gestito

Ad esempio, è possibile creare un'etichetta denominata Altamente riservato e specificare che qualsiasi gruppo creato con questa etichetta è privato e non consente guest. Quando gli utenti dell'organizzazione selezionano questa etichetta durante la creazione del gruppo, il gruppo è impostato su privato e i membri del gruppo non possono aggiungere guest al gruppo.

Per informazioni sulla creazione, la gestione e l'uso di etichette di riservatezza, vedere Usare le etichette di riservatezza per proteggere il contenuto in Microsoft Teams, gruppi di Microsoft 365 e siti di SharePoint.

Piani di Microsoft 365 che includono Gruppi di Microsoft 365

Qualsiasi sottoscrizione di Microsoft 365 che include Exchange Online e SharePoint in Microsoft 365 supporta i gruppi. Questo supporto include i piani Business Basic, Business Standard e Business Premium, nonché i piani Enterprise E1, E3 e Microsoft 365 E5. Il gruppo adotta le licenze della persona che la crea. Finché l'autore ha la licenza appropriata per le funzionalità che si vuole avere per il gruppo, tale licenza si estende al gruppo.

Se si dispone di un piano di solo Exchange, è comunque possibile ottenere le funzionalità di posta in arrivo condivise e calendario condiviso dei gruppi in Outlook, ma non si ottiene la raccolta documenti, Planner o nessuna delle altre funzionalità.

I gruppi di Microsoft 365 funzionano con Microsoft Entra ID. Le funzionalità dei gruppi che si ottengono dipendono dalla sottoscrizione Microsoft Entra ID disponibile e dalle licenze assegnate alla persona che ha creato il gruppo.

Dal punto di vista amministrativo, le licenze dell'autore e Microsoft Entra ID sottoscrizione determinano le funzionalità del gruppo. Le licenze assegnate ai singoli membri del gruppo non determinano le funzionalità del gruppo.

Articoli correlati

• Informazioni sui gruppi in Outlook.
• Gestire Gruppi di Microsoft 365 con PowerShell.
• Limiti di SharePoint.
• Pianificare la governance nei gruppi di Microsoft 365.