Microsoft Search は、作業を完了するために必要なものを見つけるのに役立ちます。 ユーザー、ファイル、組織図、サイト、またはよくある質問への回答を検索する場合でも、勤務時間中いつでも Microsoft Search を使用して回答を得ることができます。
Microsoft Search を使用すると、ユーザーは適切な回答、他のユーザー、コンテンツを見つけて、既に作業しているアプリでタスクを完了することができます。
- 検索元のアプリのコンテキストに応じた結果を取得できます。 たとえば、Microsoft Outlook で検索すると、SharePoint サイトではなくメールが見つかります。 SharePoint で検索すると、サイト、ページ、ファイルが見つかります。
- ユーザーがどのアプリで作業していても、Microsoft Search は個人用です。 Microsoft Search では、Microsoft Graph からの洞察を使用して、各ユーザーに関連性のある結果が表示されます。 各ユーザーが同じ単語を検索しても、それぞれの結果は異なる可能性があります。 ユーザーには既にアクセス権のある結果のみが表示されます。Microsoft Search によってアクセス許可が変更されることはありません。
ユーザーに対する表示
Microsoft 365 アプリで Microsoft Search ボックスはヘッダー バーにあります。 次のようになります：
ユーザーが検索ボックスをクリックすると、Microsoft 365 Apps での以前のアクティビティと組織内でよく使用されているコンテンツに基づいて、検索結果が表示されます。 検索で考慮されるアクティビティには、ユーザーが最近作業していたファイルや最近使用したコマンドだけでなく、そのユーザーが共同作業している他のユーザーなどがあります。 検索ボックスに入力し始めると、候補の検索結果が更新されます。 検索ボックスから直接検索結果を開くことができます。 SharePoint での検索の例を示します。
検索ボックスの候補がユーザー探しているものと異なる場合は、Enter キーを押すと結果の完全な一覧が表示されます。 アイテムの最終更新者、アイテムが保存された日時と場所などのメタデータを使用して、探しているものかどうかを判断できます。
Microsoft Search のメリット
すべての Microsoft Search ボックスから Microsoft 365 全体を検索 - どの Microsoft Search ボックスからでも検索を実行し、作業していたタスクにすばやく戻ることができます。 Microsoft Search では、SharePoint、Microsoft OneDrive for Business、Microsoft Exchange など、Microsoft 365 のデータ ソースからの結果が 1 つにまとめられています。
検索が簡単 - Microsoft Search では Microsoft 365 でのユーザーの以前のアクティビティに基づいて検索ボックスに直接結果が表示されます。
共有ファイルの検索 - Microsoft Search は高度なクエリ理解を利用して、共有ファイルの検索を容易にします。 ユーザーは共同作業しているファイルを簡単に見つけることができます。
関連コンテンツの表示 - ポリシー、利点、リソース、ツールなどのタスクの完了に必要な情報および回答をより詳細に提供しています。 新入社員、リモート ワーカー、さまざまな地域など、特定のグループを対象にすることもできます。
すべてのアプリで管理可能 - Microsoft Search は既定でオンになっており、実行するあらゆる管理はすべてのアプリの Microsoft Search に適用されます。
組織に合わせた Microsoft Search のカスタマイズ
管理者は、ユーザー向けに素晴らしい Microsoft Search エクスペリエンスを作成できます。
有用なコンテンツを表示 – 回答は、キーワードに基づいた検索クエリに対して、迅速で信頼できる結果を提供します。 コンテンツの計画。
外部コンテンツの追加 – Microsoft 365 Copilot コネクターを使用すると、外部コンテンツをインデックスに取り込むことができます。 コネクターを使用して、Microsoft 365 の外部からのデータとファイルによる検索エクスペリエンスを強化します。 Microsoft 365 Copilot コネクターの概要
ユーザー エクスペリエンスをカスタマイズする – 業種別構成やその他の構成を使用して、ユーザー エクスペリエンスをカスタマイズできます。 Microsoft Search ページをカスタマイズする
検索されるコンテンツ
Microsoft Search には、組織が Microsoft 365 に保存したコンテンツ、またはコネクタを通じてインデックスを作成したコンテンツが表示されます。 Microsoft Search は、テナント全体を検索したり、他の組織で共有されているコンテンツの結果を表示したりはしません。 組織でクラウド ハイブリッド検索を使用してハイブリッド SharePoint 環境をセットアップすると、Microsoft Search は SharePoint Server 環境に接続している外部コンテンツを含む、オンラインおよびオンプレミスの両方の SharePoint コンテンツからの検索結果を返します。 ハイブリッド検索環境の詳細については、こちらを参照してください。
ユーザーは、他の場所から取得したのと同じ検索結果を取得します。
Microsoft Search のしくみ
ユーザーが検索すると、Microsoft Search ではクエリを処理し、より大きいフレーズから検索意図が解析されます。これは人工知能 (AI) を使用して、ユーザーがクエリに追加した、ユーザーの検索意図に影響を与えない一般的な余分なフレーズを Microsoft Search が学習することで実現されています。 たとえば、ユーザーが、「パスワードを変更する方法」という検索を行うと、重要度の低い単語はクエリから取り除かれ、「パスワードを変更」などの関連性の高い単語に基づいてトリガーされます。
ユーザーが表示するアクセス許可を持っている検索結果は、検索結果ページに表示されます。 Microsoft Search では、インテリジェント ランキング アルゴリズムを使用して、結果を関連性に従って順序付けします。
プライバシー
Microsoft Search では、ユーザーが表示する権限を持っているコンテンツのみが検索結果に表示されます。 たとえば、ユーザーがファイルを作成した、ユーザーまたはそのユーザーを含むより大きなグループとファイルが共有された、またはユーザーがアクセス権限を持つフォルダーまたは場所にファイルが保存されているなどの理由で、ユーザーがそのファイルを表示するアクセス許可を持っている可能性があります。
SharePoint でユーザーをフィルター処理すると、フィルター処理されたユーザーが作業し、表示権限を持っているコンテンツからの結果が表示されます。 フィルター処理されたユーザーまたはその組織が Microsoft Graph のアイテム分析情報をオフにしている場合、フィルター処理されたユーザーが共有したコンテンツ、またはその両方が作業したコンテンツからの結果のみが表示されます。 アイテム分析情報の詳細
ユーザーが Outlook、SharePoint Online、および M365.cloud.microsoft で検索結果を取得すると、発行されたクエリが検索履歴に記録されます。 ユーザーの検索履歴は個人的なものであり、組織や Microsoft と共有されることはありません。 検索履歴は、以前に見つけたものにすぐに戻るのに役立ちます。 クエリを入力すると、検索履歴内の一致が検索ボックスに提案されます。
ユーザーは検索履歴をダウンロードすることでいつでも確認できます。 また、いつでも履歴をクリアすることができます。 どちらの操作も、職場または学校アカウントのマイ アカウント ポータルから実行します。 [設定とプライバシー ページ] に移動し、Microsoft Search セクションを開きます。 履歴の記録を一時停止することはできません。
Outlook の検索履歴には、Outlook、Outlook for mobile、Outlook on the web での検索が含まれます。 同じ提案されたクエリを 3 つのエンドポイントすべてに提供します。 SharePoint サイト、SharePoint スタート ページ、および Office.com ホーム ページでの検索は 1 つの履歴に結合され、SharePoint スタート ページまたは M365.cloud.microsoft ホーム ページで検索したときに同じクエリが提案されます。 ユーザーが SharePoint サイトを検索する場合、履歴クエリは提供されません。
組織内の多くのユーザーが Outlook、SharePoint、M365.cloud.microsoft の Microsoft Search で同じ内容を検索すると、管理者はそのクエリが人気があることはわかりますが、誰がそれを検索したかはわかりません。 この情報を使用して、一般的なクエリに対して適切な結果となるリソースを定義し、組織に対して検索を改善できます。 回答の提供については、「コンテンツを計画する」をご覧ください。