電子情報開示でレポートを処理する

Microsoft Purview eDiscoveryのすべてのプロセスは、プロセス中に何が起こったかについての詳細情報を含むダウンロード可能なプロセス レポートを生成します。 この記事では、レポート データを詳細に解釈するためのシナリオ ベースのガイダンスを提供します。 これを使用して、予期しない項目数を把握し、場所のエラーを特定し、設定がどのように結果に影響したかを確認し、特定の結果を調査するときにレポートで何を検索するかを把握します。

各レポートの構造と内容の詳細については、「 電子情報開示でプロセス レポートを使用する」を参照してください。

プロセス レポートを使用するためのベスト プラクティス

• すべてのプロセスのレポートをダウンロードする: プロセスが正常に完了した場合でも、レポート パッケージをダウンロードして、収集された内容、場所、および設定を記録します。 この情報は、透明性と監査の目的で重要です。
• 最初に Summary.csv を確認します。サマリー CSV から開始して、アイテムの数、エラー、カウントに影響を与えた要因など、プロセスの結果の概要を確認します。
• アイテム レベルの調査に Items.csv を使用する: 特定のアイテムが含まれていたか含まれていない理由を理解する必要がある場合は、Items.csv で項目ごとの詳細な状態とエラー情報を確認してください。
• スコープ検証に Locations.csv を使用する: すべての目的の場所が含まれ、正常に処理されたことを確認します。 注意が必要なエラーがある場所を特定します。
• プロセス間で Settings.csv を比較する: 2 つのプロセスの結果を比較する場合は、それらの設定 CSV レポートを比較して、同じ構成が使用されたことを確認します。
• 検索分析に Statistics.csv を使用する: 統計の生成 プロセスの後、このレポートを使用して、キーワード、データ型、機密情報の種類、コミュニケーション参加者間の検索ヒットの分布を把握します。

検索結果の数について

検索結果の数は、実行によって異なる場合があり、エクスポート数またはコレクション数とは異なる場合があります。 これらの違いの背後にある動作上の理由の詳細については、「 統計と検索結果の概要」および「統計 と エクスポート結果の違い」を参照してください。 以下のセクションでは、プロセス レポートを使用してこれらの違いを調査する方法について説明します。

検索結果に見つからない項目の調査

期待されるコンテンツが検索結果に表示されない場合は、 統計の生成 またはサンプルプロセスの 生成 からプロセス レポートを使用して、原因を特定します。

プロセス レポートで確認する内容:

• Settings.csv — 部分的にインデックスが付いた項目の設定: 部分的にインデックスが付いた項目を含むようにプロセスが構成されているかどうかを確認します。 既定では、検索結果は、イメージのみのファイル、サポートされていないファイルの種類、処理エラーが発生したアイテムなど、完全にインデックスが作成されていないコンテンツを除外します。 プロセスに部分的にインデックスが付いた項目が含まれていないことが設定に示されている場合は、このオプションを有効にして検索を再実行して、不足している項目がインデックス付けされていないかどうかを判断します。
• Settings.csv — セキュリティ フィルターが適用されました: この値が [はい] の場合は、 コンプライアンス境界 (検索アクセス許可フィルター) によって、検索でアクセスできる場所が制限されます。 検索では、フィルタースコープ外の場所にある項目が自動的に除外されます。 [ 場所の制限 ] フィールドには、フィルター条件が表示されます。 フィルターが想定されるコンテンツを除外している可能性がある場合は、検索アクセス許可フィルターが適用されていない電子情報開示管理者または別のユーザーに、同じ検索を実行して比較を依頼してください。
• Locations.csv — [状態] 列: エラーが発生した場所を確認します。 場所にエラー状態が表示される場合は、[ ErrorWarning ] フィールドに理由が説明されます。 場所へのアクセスに影響する可能性がある一般的な理由の詳細については、「 エクスポートに関する考慮事項」を参照してください。
• Locations.csv - [カウント] 列: 結果が表示されると予想される場所に 0 のカウントが表示された場合、検索クエリはその場所のコンテンツと一致しませんでした。 クエリが正しく、コンテンツがソースに存在することを確認します。 メールボックスまたはサイトに最近追加したアイテムにはまだインデックスが作成されていない可能性があります。 この条件を解決するには、しばらく待ってから検索を再実行します。
• Locations.csv - 場所がありません: レポートに予期される場所がまったく表示されない場合は、検索スコープに含まれていませんでした。 検索用に構成されたデータ ソースを確認し、不足しているメールボックスまたはサイトを追加します。

テナント全体の検索での検索結果の違い

すべてのユーザーやグループなどのテナント全体の検索範囲を使用する場合、結果は、含めるユーザーとコンテンツ タイプを制御する追加のソース構成設定によって異なる場合があります。 これらの設定は、検索の範囲を拡張または絞り込み、アイテム数に直接影響します。

プロセス レポートで確認する内容:

• Settings.csv — テナント全体のプロセス設定: 検索で [すべてのユーザーとグループ] が使用されている場合、[ 設定] CSV では、検索エクスポート時または [レビューに追加 ] セットの時点で有効にされた追加のソースの種類がキャプチャされます。 特定のコンテンツが含まれているか除外された理由を理解するには、次の設定を確認します。

  • 出発したユーザーを含める: 有効にすると、organizationを離れたユーザーのメールボックスと OneDrive サイト (論理的に削除されたアカウントまたは非アクティブなアカウント) が検索に含まれます。 この設定が有効になっていない場合に、元従業員のコンテンツを見つけることが予想される場合は、それらの項目が結果に含まれていない理由が説明されています。
  • 共有 Teams チャネルを含める: 有効にすると、検索には共有 Teams チャネルのコンテンツが含まれます。 共有チャネル データは別の SharePoint サイトに格納されるため、この設定がアクティブな場合にのみ含まれます。 共有チャネルのコンテンツが見つからない場合は、この設定が有効になっていることを確認します。
  • ライセンスのないユーザーとオンプレミスのユーザーを含める: 有効にすると、ライセンスを持っていないユーザーまたはオンプレミス環境から同期されているユーザーのメールボックスが検索に含まれます。
  • ゲスト ユーザーを含める: 有効にすると、テナント内のゲスト ユーザー アカウントに関連付けられているコンテンツが検索に含まれます。

検索とエクスポートのカウントの違いを解釈する

検索結果をエクスポートしたり、レビュー セットに追加したりすると、最終的なアイテム数は、多くの場合、元の検索見積もりとは異なります。 理由の完全な一覧については、「 統計とエクスポート結果の違い」を参照してください。 [概要 CSV] レポートには、プロセスの数に影響を与えた特定の要因が表示されます。

プロセス レポートで確認する内容:

• Summary.csvの情報セクション : このセクションでは、クラウド添付ファイル、コンテキスト会話、統合トランスクリプト、SharePoint ファイル バージョン、レビュー セットでスキップされた重複など、元の見積もりと比較して項目数が増減したすべての要因を示します。 これらの要因の完全な一覧と、それぞれの意味については、「 情報」セクションを参照してください。
• Summary.csvの検索結果セクション : インデックス付きアイテム、部分的にインデックス付きアイテム、および高度なインデックス付きアイテムの内訳を表示します。 カウントが予想より小さい場合は、部分的にインデックスが付いた項目をプロセス設定に含めたかどうかをチェックします。
• Summary.csvのエラー セクション : 取得例外 (レビュー セットにエクスポートまたは追加できなかった項目) を表示します。 このセクションで追跡される特定の例外の種類については、「 エラー」を参照してください。

検索結果に対する検索設定の影響を理解する

設定 CSV レポートは、プロセスを送信したときに使用された正確な構成をキャプチャします。 このレポートを目的の構成と比較して、不一致を特定します。

結果のスコープに影響を与える主な設定は次のとおりです。

• ドキュメント のバージョンを含める: 収集される各ドキュメントのバージョンの数を指定します。 [ すべてのバージョン ] を選択すると、項目の数とデータ 量が大幅に増える可能性があります。
• 会話を HTML トランスクリプトに整理する: 有効にすると、個々の Teams チャット メッセージがトランスクリプト ファイルに統合され、項目数が変更されます。
• コンテキスト Teams とViva Engage会話を含める: 有効にすると、検索には、会話コンテキストを提供するために、検索の日付範囲外のメッセージが含まれます。 1:1 とグループ チャットの場合、この設定では、各レスポンシブ アイテムの 12 時間前と後にメッセージが追加されます。 Teams チャネルの投稿とViva Engage投稿の場合、検索には日付範囲に関係なく会話スレッド全体が含まれます。 予定の日付範囲外の項目が表示される場合は、この設定が有効かどうかをチェックします。
• メッセージ内のリンクにアクセスする: 検索でメールや Teams の会話のリンクからクラウドの添付ファイルを取得するかどうかを制御します。

エクスポート レポートについて

特定の項目がエクスポートされなかった理由

エクスポートが完了すると、[アイテム CSV] レポートと [概要 CSV] レポートの [エラー] セクションで、各項目の状況が説明されます。

エクスポート レポートで見る内容:

• Items.csv — 状態列: 各行は項目を表します。 成功以外の状態の項目には、エラーの理由を含む ErrorWarning フィールドが含まれます。 一般的な理由は次のとおりです。

  • 削除または移動されたアイテム: 検索によってアイテムが見つかりましたが、検索時からエクスポートまでの間に、誰かがソースでアイテムを削除または再配置しました。 これらの項目は検索見積もりでカウントされますが、エクスポート時には取得できません。
  • アクセス タイムアウト: 多くの場合、ファイル サイズが大きいか一時的なサービスの問題が原因で、許可された時間内に項目を取得できませんでした。
  • アクセス許可またはアクセスの問題: ソースの場所がロックされているか、ユーザー アカウントにアクセスできない可能性があるため、エクスポート プロセスでアイテムにアクセスできませんでした。

• Items.csv — AddedBy 列: 各項目が結果にどのように含まれていたかを示します。 各値の定義については、「 アイテム CSV レポート」を参照してください。

• Summary.csv — 例外の取得: エクスポートできなかった項目の合計数を示します。 この数は、Items.csv ファイル内のエラー エントリの数と一致します。

エクスポートのファイル タイムスタンプについて

エクスポート パッケージからファイルを抽出すると、元の変更日ではなく現在の日付がファイル タイムスタンプに表示されることがあります。 この動作は、Windows 組み込みの ZIP 抽出ツールによって抽出中にファイルの日付がリセットされるために発生します。 元のタイムスタンプは、 Items.csv レポート内およびファイル形式自体に保持されます。

抽出中にタイムスタンプを保持するには、7-Zip、WinZip、WinRAR などのツールを使用します。 PST 形式のメールの場合、Outlook で PST を開くと、元の送受信日が表示されます。

エクスポート設定と追跡可能性について

設定 CSV レポートは、エクスポートに使用される構成の権限のあるレコードとして機能します。 このレポートは、特にコンプライアンスに関する問い合わせに対応する場合に、追跡可能性と透明性に不可欠です。

このレポートを使用して、次の操作を行います。

• 含まれている項目 (インデックス付き、部分的にインデックス付け、またはその両方) を確認します。
• エクスポート形式 (PST または.msg) とパッケージ サイズの設定を確認します。
• Exchange コンテンツまたは SharePoint コンテンツに対して暗号化解除が有効になっているかどうかを確認します。
• 正しいドキュメント バージョン設定が適用されたことを検証します。

場所レポートについて

結果がある場所を特定する

場所 CSV レポートには、検索、エクスポート、またはレビュー セットプロセスに追加する際に対象となるすべてのコンテンツの場所の内訳が表示されます。 各行は場所を表し、項目の数とサイズが含まれます。

場所レポートで確認する内容:

• [カウント] 列: 各場所で見つかった応答性の高い項目の数を示します。 カウントが 0 の場所には、使用されるクエリの検索ヒットがありません。
• [サイズ] 列: 場所からの応答性の高い項目の合計サイズをバイト単位で表示します。
• [場所サブタイプ] 列: メールボックスとサイトのサブタイプが異なります。 メールボックス サブタイプが異なる場合、1 人のユーザーの SMTP アドレスが複数の行に表示されることがあります。 サブタイプ値の完全な一覧については、「 場所 CSV レポート」を参照してください。
• [状態] 列: 場所が正常に処理されたかどうかを示します。 場所が失敗した場合は、 ErrorWarning フィールドに理由が含まれます。

場所レベルのエラーについて

場所 CSV レポートの場所レベルのエラーは、プロセスが特定のメールボックスまたはサイトにアクセスできなかったことを示します。 一般的なエラーは次のとおりです。

場所にエラーがある場合、プロセス全体が失敗したわけではありません。 他の場所が正常に処理される可能性があります。 場所 CSV を確認して、注意が必要な特定の場所を特定します。

ホールド レポートについて

保留配布状態の解釈

保留を作成または更新すると、 保留の適用または更新 プロセスのプロセス レポートには、保留内の各場所の状態を示す 場所 CSV レポート が含まれます。

保留レポートで見る内容:

• [状態] 列: 保留が各場所に正常に適用されたかどうかを示します。

• ErrorWarning 列: 場所が失敗した場合、このフィールドには特定のエラーが含まれます。 一般的な保留配布エラーは次のとおりです。

  エラー	意味	操作
  PolicySyncTimeout / PolicyNotifyError	一時的なエラー。 保留に時間がかかりすぎて申請が必要でした。	保留配布を再実行します。 通常、これらのエラーは再試行時に解決されます。
  FailedToOpenContainer	メールボックスまたはサイトにアクセスできません。 ユーザーがメールボックスを持っていないか、サイトが存在しない可能性があります。	Microsoft 365 管理センターでユーザー アカウントの状態を確認し、メールボックスまたはサイトがアクティブであることを確認します。
  SiteInReadonlyOrNotAccessible / SiteOutOfQuota	SharePoint サイトまたは OneDrive が読み取り専用状態であるか、ストレージ クォータが残っていない。	SharePoint 管理者に問い合わせてサイトのロックを解除するか、ストレージ クォータを増やしてから、保留を再実行します。
  RecipientTypeNotAllowed	配布グループなど、不適格なオブジェクトに対して保留が試行されました。 保持できるのは、ユーザー メールボックス、グループ メールボックス、SharePoint サイトまたは OneDrive サイトのみです。	不適格オブジェクトを削除し、代わりに個々のユーザー メールボックスまたはサイトを追加します。

従量課金の概要について

[概要 CSV] レポートの [従量課金の概要] セクションでは、コンテンツ タイプ別にデータ ボリュームが分割されます。 この情報は、レビュー セットにデータを追加したりデータをエクスポートしたりするプロセスのストレージと課金への影響を理解するのに役立ちます。