SharePoint 管理センターの Copilot では、生成 AI を使用して SharePoint 管理の生産性と効率性を高めます。 Copilot では、自然言語の相互作用、コンテキスト ガイダンス、プロアクティブな提案により、戦略的な優先順位に集中できます。 SharePoint と OneDrive から組織のデータを引き出すため、得られる推奨事項と分析情報は常に関連性が高く、実用的です。 SharePoint 管理エージェントは、SharePoint の Copilot スキルを基に構築され、Microsoft 365 コンテンツ全体でガバナンス タスクを処理するための合理化された集中的な方法を提供します。 エージェントは、独自の検索を実行する代わりに、コンテンツ管理評価、サイト ライフサイクル レポート、データ ガバナンス アクセス レポート、カタログ管理などの組織の SharePoint および SharePoint 高度な管理 (SAM) レポートを分析することで、バックグラウンドで動作します。 このエージェントを使用すると、ストレージ管理、サイト ライフサイクル、アクセス許可の適用に関する課題に簡単に対処できます。 ガバナンスの問題を説明するだけで、エージェントは対象を絞ったソリューションを提供し、時間と労力を節約できます。 現時点では、SharePoint 管理エージェントを使用して、アクセス許可、ストレージ、およびサイト ライフサイクル タスクを管理できます。 将来的には、エージェント管理とカタログ管理もサポートされ、ガバナンスのニーズにさらに役立ちます。
SharePoint 管理エージェントに必要なもの
ライセンス要件
この記事で説明する機能を使用するには、organizationが適切なライセンスを持ち、特定の管理アクセス許可またはロールを満たしている必要があります。
まず、organizationに次のいずれかのライセンスが必要です。
- Office 365 E3、E5、または A5
- Microsoft 365 E1、E3、E5、または A5
さらに、Microsoft 365 Copilot ライセンスが必要です。
注:
組織内の少なくとも 1 人のユーザーに Copilot ライセンスを割り当てる必要があります (このユーザーはSharePoint 管理者である必要はありません)。 組織に Copilot ライセンスがあり、組織の少なくとも 1 人に Copilot ライセンスが割り当てられている場合、SharePoint 管理者は Copilot の展開に必要なSharePoint 高度な管理機能に自動的にアクセスできます。
管理者の要件
SharePoint 管理者であるか、同等のアクセス許可を持っている必要があります。
また、組織の SharePoint 管理者である必要があります。
SharePoint 管理エージェントの使用を開始する
SharePoint 管理エージェントを使用するには、次の手順を実行します:
SharePoint 管理センターに移動し、サインインします。
右上隅にある [Copilot] ボタンを選択します。
質問を入力します。 質問を送信すると、SharePoint 管理エージェントは関連するデータとレポートを収集し、分析と推奨事項を提供することで応答します。 SharePoint 管理エージェントを使用すると、次のことができます:
- テナントのストレージを管理する
- コンテンツのライフサイクルを制御する
- コンテンツのアクセス許可を管理する
SharePoint 管理エージェントを使用してサイトのアクセス許可を管理する
コンテンツのアクセス許可の管理は重要です。 まず、アクセス許可はコンテンツにアクセス、編集、または共有できるユーザーを制御し、機密情報を保護し、適切なコラボレーションをサポートします。 これにより、組織のポリシーへの準拠が保証されます。 次に、Copilot を使用する場合、ユーザーのアクセス許可に依存して、検索して表示できる情報を決定します。 アクセス許可を正確に保つことで、データが保護され、Copilot は安全で関連性の高い対応を提供できます。
SharePoint 管理エージェントのアクセス許可スキルを使用して、自然言語でサイトのアクセス許可を管理し、複雑な手動分析を行わずにテナント全体の分析情報をすばやく表示できます。 アクセス許可スキルを使用すると、サイトのアクセス許可を分析し、過剰共有のリスクが高いサイトを特定し、潜在的な根本原因を明らかにすることができます。
使用できる質問の例を次に示します:
- テナントでどのサイトが過剰共有されているか、またその理由はなぜか?
- 非公開で、外部ユーザーを除く全員と共有されているサイトを一覧表示します。
- 外部共有が false で、ゲスト ユーザーのアクセス許可を持つサイトを一覧表示します。
- 1,000 人を超えるユーザーがサイトのコンテンツにアクセスできるすべてのサイトを一覧表示します。
質問に応じて、SharePoint 管理エージェントは組織レポートのサイトのアクセス許可を分析し、おすすめのアクションと共に結果の概要を提供します。 たとえば、"テナントで過剰共有されているサイトはどれですか、またその理由は何ですか?" と質問すると、過剰共有の理由とおすすめの修復手順の一覧が表示されます:
外部共有が無効になっているがゲスト ユーザーのアクセス許可を持つサイトの一覧を要求すると、サイト名、サイト URL、サイトのプライバシーと外部共有の設定、およびアクセス許可を持つゲスト ユーザーの数を含む SharePoint サイトの一覧を含む応答が表示されます:
その後、分析に基づいて、サイト アクセス レビューの実行などの修復アクションを取ったり、サイト コンテンツの検出を制限したりすることができます。
サイトのアクセス許可に SharePoint 管理エージェントを使用する場合の制限事項
アクセス許可スキルには、次の制限があります:
- 使用可能なエクスポート リンクがありません: すべての結果をエクスポートするための直接リンクを取得することはできません。
- 直接操作なし: SharePoint 管理エージェントは、サイト アクセス レビュー、制限付きアクセス制御 (RAC)、制限付きコンテンツ検出 (RCD) などのアクションを実行できません。
- 制限付き分析スコープ: SharePoint 管理エージェントは、組織レポートのサイト アクセス許可のみを分析できます。
SharePoint 管理エージェントを使用してサイトのライフサイクルを管理する
サイトのライフサイクルを管理し、サイトをアクティブな状態に保つことは、セキュリティの維持、コストの削減、機密データの保護に役立ちます。 アクティブなサイトを使用すると、Copilot は、コラボレーションとコンプライアンスを向上させるための正確で関連性の高い情報に基づいて推奨事項を確実に提供できます。
ライフサイクル スキルを使用すると、自然言語を使用してサイト ライフサイクル ポリシーを管理できます。 明確で実用的な分析情報を受け取り、詳細な分析をエクスポートできるため、複雑な設定を移動することなく、非アクティブまたは危険度の高いサイトをすばやく識別し、クリーンアップの優先順位を付け、正常なテナントを維持することが容易になります。 ライフサイクル スキルの主な機能は次のとおりです:
- 最新のポリシー実行からの分析情報: 回答は、引用を含む最新の非アクティブ レポートに基づいています。
- エクスポート可能なレポート: オフライン分析や関係者との共有のために CSV ファイルをダウンロードします。
- 迅速で高度な分析: データをすばやくスライス、ダイス、フィルター処理して、より深い分析情報を得ることができます。
- 柔軟な内訳とフィルター: テンプレートまたは秘密度ラベルでディストリビューションを生成し、所有権の状態、ストレージの使用、保持ホールドなどのフィルターを適用します。
使用できる質問の例を次に示します:
- ストレージが多い非アクティブなサイトを一覧表示します。
- 非アクティブなサイトの配布をテンプレート別に表示します。
- 上位の非アクティブな所有者なしのサイトを一覧表示します。
- 秘密度ラベルを使用して、1 人の所有者を持つ非アクティブなサイトの内訳を生成します。
- 保持ホールドのある非アクティブなサイトを特定します。
質問に応じて、SharePoint 管理エージェントは最新の非アクティブ レポートを分析し、結果の概要をおすすめのアクションと共に提供します。 たとえば、ストレージの使用率が高い非アクティブなサイトの一覧を要求すると、非アクティブなサイトの一覧と、そのストレージの使用状況、最終アクティビティの日付、所有者情報が表示される場合があります。
非アクティブなサイトの内訳をテンプレート別に求めた場合は、テンプレートごとの非アクティブなサイトの内訳の数の概要が表示されます。
上位の非アクティブな所有者なしのサイトの一覧を求める場合は、サイト名、最終アクティビティ日、サイト ストレージ、所有者数を含むサイト所有権ポリシーの最近の実行に基づいて、非アクティブな上位サイトの一覧をまとめたテーブルが表示されます。
サイト ライフサイクルに SharePoint 管理エージェントを使用する場合の制限事項
ライフサイクル スキルには、次の制限があります:
- 直接アクションなし: ライフサイクル スキルは、分析情報とダウンロード可能なレポートのみを提供します。ユーザーに代わってアクションを実行することはできません。
- 制限付きスコープ: 分析は、最新の非アクティブ サイト ポリシー実行からの非アクティブな分析情報のみに基づいており、そのポリシーのスコープに限定されます。
- レポート サイズの制約: 分析情報は、非アクティブなポリシー レポートに含まれるサイトが 100,000 未満で、大規模なレポートを分析できない場合にのみ使用できます。
- CSV エクスポートのしきい値: ダウンロード可能な CSV ファイルは、10,000 サイト未満の結果セットで使用できます。 大規模なセットの場合は、上位の検索結果のみが表示され、オフライン分析用に完全なレポートが提供されます。
SharePoint 管理エージェントを使用してストレージ使用を最適化する
ストレージ使用の最適化は、コストの制御、システム パフォーマンスの維持、組織のポリシーへの準拠の確保に役立つため、重要です。 ストレージを定期的に確認および管理することで、不要なデータの蓄積を防ぎ、古いコンテンツや冗長なコンテンツに関連するリスクを軽減し、SharePoint 環境を効率的かつ安全に保ちます。
ストレージ スキルは、SharePoint ストレージの使用状況を分析し、ストレージ管理の実用的な分析情報を提供するのに役立ちます。
ストレージ スキルの主な機能は次のとおりです:
- テナント レベルのストレージ分析: 履歴ストレージ データを使用して使用パターンを明らかにし、スパイクとドロップを強調表示する
- サイト レベルのストレージ分析: ドリルダウンして、より大きな影響を与えるためにさらに最適化できるサイトのサブセットを特定します
- クリーンアップの機会: テナント設定とアクティビティ レベルなどのサイト属性を確認します
作業を開始するためのサンプルの質問を次に示します:
- ストレージの概要を教えてください。
- SharePoint ストレージのクリーンアップを手伝ってください。
- ストレージ関連のテナント設定を確認します。
- 最も多くのストレージを占有しているサイトはどれですか?
- ストレージを増やすにはどうすればいいですか?
たとえば、"最も多くのストレージを占有しているサイトはどれですか?" と尋ねると、SharePoint 管理エージェントは SharePoint ストレージ データを分析し、上位のストレージ消費サイトとその URL、作成日、ストレージ使用量の詳細の概要を提供します。
"ストレージ関連のテナント設定の確認" を求めると、SharePoint 管理エージェントによって、現在のストレージ関連の設定の概要が表示されます。これには、テナントのストレージ クォータ、割り当てられたストレージ クォータ、新しいサイト用の既定のストレージ制限、バージョン管理と保持の設定、および最適化に関する推奨事項が含まれます。
"SharePoint ストレージのクリーンアップに関するヘルプ" を要求すると、SharePoint 管理エージェントによって、ストレージの使用量を最適化する方法に関する推奨事項が表示されます:
ストレージの最適化に SharePoint 管理エージェントを使用する場合の制限事項
- ファイル レベルまたは geo レベルのデータ: ファイル レベルと geo レベルのストレージ データはまだ使用できません。
- サイト レベルのバージョン管理のみ: バージョン管理ストレージ データは、サイト レベルでのみ使用できます。
- プールされた記憶域はサポートされていません: エージェントは SharePoint ストレージの使用状況に重点を置き、SharePoint 固有の推奨事項を提供します。 プールされたストレージ テナントに対して正確な傾向分析を提供することはできません。
まとめ
SharePoint 管理センターの SharePoint 管理エージェントは、生成 AI を使用して SharePoint 管理を簡素化する強力なツールです。 自然言語の質問を使用することで、SharePoint 管理者はサイトのアクセス許可に関する分析情報を取得し、サイトのライフサイクル ポリシーを管理し、記憶域の使用をより効率的に最適化できます。 SharePoint 管理エージェントの進化が続くにつれて、SharePoint 管理者の生産性がさらに向上します。