Retouren maken in POS

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u retourneert voor cash-and-carry-transacties of klantorders in Microsoft Dynamics 365 Commerce verkooppunt (POS).

Retouren verwerken met de retourtransactiebewerking

Voeg de retourtransactiebewerking toe aan de indeling van het POS-scherm. In releases vóór de release van Commerce versie 10.0.20 ondersteunt de retourtransactiebewerking alleen de verwerking van retouren voor contante transacties op de juiste manier. Nadat u de functie Uniforme retourverwerkingservaring voor POS hebt ingeschakeld in Commerce versie 10.0.20 of hoger, ondersteunt de retourtransactiebewerking ook de verwerking van retouren die afkomstig zijn van klantorders, zoals orders voor ophalen of thuis laten bezorgen die al zijn gefactureerd.

Via de retourtransactiebewerking kunnen gebruikers zoeken naar een contante transactie of een klantorder waarvoor een retour moet worden uitgevoerd door een van de volgende vier zoekcriteria in te voeren. Gebruikers kunnen deze criteria invoeren met een apparaattoetsenbord, toetsenbord op het scherm of een streepjescodescanner.

• Ontvangstbewijs-id
• Ordernummer
• Verwijzings-id van kanaal (ook wel orderbevestigings-id genoemd)
• Factuur-id

Als een transactie of bestelling voldoet aan de zoekcriteria, wordt de pagina Retourerbare producten weergegeven. Gebruikers kunnen de items opgeven die ze retourneren. Ze kunnen ook retourhoeveelheden en redencodes invoeren.

Voor elke orderregel in de lijst met retourneerbare producten wordt in POS informatie weergegeven over de oorspronkelijke inkoophoeveelheid en de hoeveelheden van eventuele retouren die eerder zijn verwerkt. De retourhoeveelheid die een gebruiker invoert voor een orderregel, moet kleiner dan of gelijk zijn aan de waarde van het veld Beschikbaar voor retour.

Als een gebruiker tijdens de retourverwerking het fysieke product heeft en dat product een streepjescode heeft, kan de gebruiker de streepjescode scannen om de retour te registreren. Elke scan van de streepjescode verhoogt de retourhoeveelheid met één artikel. Als het streepjescodelabel echter een ingesloten hoeveelheid heeft, wordt die hoeveelheid ingevoerd in het veld Nu retourneren.

Gebruikers kunnen ook handmatig artikelen selecteren om te retourneren op de pagina Retourneerbare producten en vervolgens het veld Nu retourneren bijwerken met behulp van het detaildeelvenster.

Als de maximaal beschikbare hoeveelheid voor Nu retourneren wordt opgegeven voor een transactie, kan de gebruiker de bewerking Alles selecteren op de POS-appbalk selecteren om de maximale retourneerbare hoeveelheid in te stellen op alle regels.

Voor elke regel met een hoeveelheid Nu retourneren moet de gebruiker via het detaildeelvenster een redencode voor retour selecteren. Voor retouren van contante transacties worden de redencodes voor retouren geconfigureerd als informatiecodes in het functionaliteitsprofiel van de winkel. Voor retouren van klantorders worden de retourredencodes geconfigureerd op de pagina Return reason codes in Dynamics 365 Commerce hoofdkantoor.

Nadat de retourhoeveelheid en de redencode zijn ingesteld voor elk item dat moet worden geretourneerd, kan de gebruiker de retourbewerking op de POS-app-balk selecteren om door te gaan met de verwerking. De POS-transactiepagina wordt weergegeven, waarbij de retourneerbare items die de gebruiker op de vorige pagina heeft geselecteerd, worden toegevoegd aan de winkelwagen. De hoeveelheden bij Nu retourneren voor de artikelen worden weergegeven als regels met een negatieve hoeveelheid op de transactie, en de totale terugbetaling wordt berekend.

Verbeterde gebruikerservaringen

Als er meer dan één item in een transactie moet worden geretourneerd en de winkelmedewerker meerdere items selecteert die moeten worden geretourneerd, wordt in het retourraster alleen de laatst geselecteerde rij weergegeven als ingeschakeld. Dit gedrag kan de medewerker verwarren en kan laten lijken alsof er slechts één item is geselecteerd. Om dit probleem te beperken, kunt u vanaf Commerce-versie 10.0.36 de functie Verbeterde gebruikerservaring voor POS-retouren inschakelen. Deze functie maakt van het raster voor retourproducten een multiselectieraster waarin gebruikers de selectie van retourneerbare producten kunnen selecteren en wissen. Het multiselectieraster opent automatisch het dialoogvenster met retourredenen. Daarom zijn er minder stappen nodig om het dialoogvenster met retourredenen te openen en te sluiten. Deze functie introduceert ook de configuratie Selectie van verkoopfacturen overslaan tijdens retourzendingen in het functionaliteitsprofiel van de POS. Als deze configuratie is ingeschakeld, combineert het systeem alle retourneerbare producten uit een bestelling, ongeacht de factuur waarop ze zijn afgehandeld. Daardoor hoeven kassamedewerkers minder stappen uit te voeren omdat ze niet de juiste factuur hoeven op te zoeken en te selecteren om een artikel te retourneren.

De verbeterde gebruikerservaring voor retouren bij POS functieverbeteringen worden backported naar Commerce-versies 10.0.33 tot en met 10.0.35, maar voor deze versies moet u de verbeteringen inschakelen door configuratiebestanden bij te werken in uw sandbox-, ontwikkel- of testomgevingen, en vervolgens contact op te nemen met Microsoft om ze in productie te schakelen. Wijzig voor interne omgevingen het bestand bin\CommerceRuntime.config onder het fysieke pad van de retailserver om de "FeatureState.Dynamics.AX.Application.RetailUnifiedReturnUXImprovementFeature" value="true" en "FeatureState.Dynamics.AX.Application.RetailSkipInvoiceSelectionDuringReturnFlight" value="true"-instellingen toe te voegen. Als u de weergave voor selectie van de factuur niet wilt overslaan, moet u de tweede instelling niet aan het configuratiebestand toevoegen.

Overige retouropties in POS

Gebruikers kunnen regels aan een retourtransactie toevoegen als ze een ruilorder maken. Gebruikers kunnen meer retouritems toevoegen aan een retourtransactie door de operatie Retourproduct te gebruiken voor een geselecteerde verkoopregel met een positieve hoeveelheid, die de operatie al heeft toegevoegd.

Wanneer de functie Uniforme retourverwerkingservaring in POS is ingeschakeld, kunnen gebruikers ook de bewerking Journaal weergeven in POS gebruiken om een retour te starten voor een contante transactie of een klantorder. Vervolgens kunnen ze een transactie in het journaal selecteren en vervolgens de bewerking Retourneren selecteren op de POS-appbalk. Deze bewerking is alleen beschikbaar als er retourneerbare regels op de order staan. Hiermee wordt dezelfde gebruikerservaring als de bewerking Transactie retourneren geïnitieerd.

Gebruikers kunnen ook de bewerking Order intrekken in POS gebruiken om klantorders te zoeken en in te trekken. (Deze bewerking kan niet worden gebruikt voor contante transacties). In dit geval kan nadat een klantorder is geselecteerd, de bewerking Retourneren op de POS-appbalk worden gebruikt om een retour voor de klantorder te initiëren. Deze bewerking is alleen beschikbaar als er retourneerbare regels op de order staan. Hiermee wordt dezelfde gebruikerservaring als de bewerking Transactie retourneren of Journaal weergeven geïnitieerd.

Als een restitutie tijdens afhandeling moet worden betaald, kunt u het betalingsbeleid voor restituties configureren die de betalingsmethoden beperken die kunnen worden gebruikt om klanten terug te betalen. Als een oorspronkelijke transactie is betaald met een creditcard, kunnen gebruikers afhankelijk van de betalingsverwerker en de systeemconfiguratie een restitutie van de oorspronkelijke kaart uitgeven. In dit geval kan de restitutie worden verwerkt zonder dat de klant de creditcard opnieuw moet doorhalen. Het token van de oorspronkelijke betaling wordt gebruikt om de restitutie uit te geven.

Retourorders worden als verkooporders naar Commerce headquarters geboekt

Wanneer de functie Uniforme retourverwerkingservaring in POS is ingeschakeld, worden alle retouren die in POS worden gemaakt, naar Commerce headquarters geschreven als verkooporders met negatieve regels. In releases vóór de release van Commerce versie 10.0.20 kunnen gebruikers selecteren of retourorders moeten worden geboekt als verkooporders met negatieve regels of dat dit retourorders moeten zijn die worden gemaakt via het RMA-proces (Return Merchandise Authorization).

In de functie Unified Return Processing in POS is de optie voor het gebruik van het RMA-proces voor het maken van retouren in POS afgeschaft. Nadat deze functie is ingeschakeld, worden alle retouren gemaakt als verkooporders met negatieve regels.

Verbeteringen in de retourverwerking wanneer de verbinding met headquarters is verbroken

Wanneer u een retour in POS verwerkt, probeert het systeem in de meeste gevallen een RTS-aanroep (real-time service) te maken naar het hoofdkantoor van Commerce om de huidige hoeveelheden te valideren die beschikbaar zijn voor terugkeer. Met deze validatie voorkomt u frauduleuze scenario's waarbij een klant hetzelfde artikel op meerdere locaties probeert te retourneren.

Voor het afhandelen van situaties waarin netwerk- of connectiviteitsproblemen de RTS-aanroep verhinderen, synchroniseert een proces periodiek de retourhoeveelheidsgegevens vanuit het hoofdkantoor van Commerce naar de database van een winkelkanaal. Deze retourtracering aan de kanaalzijde helpt ervoor te zorgen dat de beschikbare hoeveelheden die worden weergegeven in POS redelijk nauwkeurig zijn, zelfs wanneer de verbinding met het hoofdkantoor niet beschikbaar is. Daarnaast wordt ervoor gezorgd dat POS de kanaalgegevens kan blijven valideren om frauduleuze retouren te voorkomen. Om de kans te minimaliseren dat hetzelfde item meer dan één keer wordt geretourneerd, plant u de batchtaak Update-retourhoeveelheden in het hoofdkantoor van Commerce, zodat het regelmatig wordt uitgevoerd. Voer deze taak uit met dezelfde frequentie als de P-taak die nieuwe transacties van Commerce-kanalen naar het hoofdkantoor van Commerce haalt.

De taak Bijwerken van retourhoeveelheden berekent de hoeveelheid die beschikbaar is voor retour voor alle verkooporders die in het Commerce-hoofdkantoor worden gevonden. U moet de gegevens verzenden die door de taak worden berekend naar kanaaldatabases, zodat de winkelkanalen kunnen worden bijgewerkt. Gebruik hiervoor de distributietaak Retourhoeveelheden (1200). Omdat gegevens over de retourneerbare hoeveelheid worden gesynchroniseerd vanuit Commerce headquarters, kan, als een retour in POS wordt verwerkt maar de RTS-aanroep niet kan worden uitgevoerd, de informatie over retouren aan de kanaalzijde worden gebruikt om de hoeveelheden Beschikbaar voor retour voor een bepaalde verkoopregel te valideren.

Wanneer RTS-aanroepen niet kunnen worden uitgevoerd en de POS kanaalgegevens voor retourvalidatie gebruikt, meldt een waarschuwingsbericht gebruikers dat ze een 'offline' retour maken. Daarom weten ze dat de beschikbare hoeveelheid die wordt weergegeven in POS verouderd is en niet meer nauwkeurig is, afhankelijk van wanneer de taak voor het bijwerken van de retourhoeveelheden voor het laatst is verwerkt en gesynchroniseerd met het kanaal.

Een klant heeft bijvoorbeeld onlangs een retour verwerkt voor een orderregel in een ander kanaal, maar die gegevens worden nog niet gesynchroniseerd met de kanaaldatabases via de taak Retourhoeveelheid bijwerken . De klant gaat vervolgens naar een andere winkel en probeert hetzelfde artikel opnieuw te retourneren. Als de winkel in dat geval geen RTS-aanroep naar Commerce headquarters kan uitvoeren om real-time retourgegevens op te halen, staat de POS toe dat het artikel opnieuw wordt geretourneerd. De gebruiker wordt echter gewaarschuwd dat de informatie die wordt gebruikt om de retourzending te valideren verouderd is. Het bericht dat de gebruiker ontvangt, is slechts een waarschuwingsbericht. Dit neemt niet weg dat de gebruiker de retour nog steeds kan verwerken.

Als de informatie aan de kanaalzijde om de een of andere reden niet is bijgewerkt en als een retour wordt verwerkt voor een hoeveelheid die groter is dan de werkelijke hoeveelheid Beschikbaar voor retour, wordt er mogelijk een fout gegenereerd wanneer een overzichtsboeking wordt uitgevoerd om de transactie te maken in Commerce headquarters.

Offline retourverwerking

Wanneer de POS offline is en geen verbinding kan maken met de Commerce Scale Unit (CSU), zijn de retourmogelijkheden beperkt. Alleen transacties die u offline hebt gemaakt en die nog steeds beschikbaar zijn in de offlinedatabase, kunnen offline worden geretourneerd. Als u een transactie offline hebt gemaakt, maar POS online ging voordat de transactie werd geretourneerd, wordt in het systeem een foutbericht weergegeven. Dit foutbericht geeft aan dat de bewerking niet offline beschikbaar is omdat het systeem de oorspronkelijke transactie naar de onlinedatabase heeft verzonden en dat deze transactie kan worden geretourneerd vanaf een ander POS-apparaat (wat kan leiden tot over-returns).

Versiegegevens

De volgende lijst bevat de minimale versievereisten voor de verschillende componenten.

• Commerce headquarters: versie 10.0.20
• Commerce Scale Unit (CSU): versie 9.30
• Point of sale (POS): versie 9.30

De correcte belastingberekening voor retouren met gedeeltelijke hoeveelheid inschakelen

Deze functie zorgt ervoor dat wanneer een bestelling wordt geretourneerd met behulp van meerdere facturen, de belastingen gelijk zijn aan het oorspronkelijk in rekening gebrachte belastingbedrag.

1. Zoek in het werkgebied Functiebeheer naar De correcte belastingberekening voor retouren met gedeeltelijke hoeveelheid inschakelen.
2. Selecteer de optie De correcte belastingberekening voor retouren met gedeeltelijke hoeveelheid inschakelen en selecteer vervolgens Inschakelen.

Retourlocaties voor detailhandelwinkels instellen

In Commerce kunt u retourlocaties instellen die op detailhandelsinfocodes en verkoop- en marketingredencodes zijn gebaseerd. Wanneer een klant een aankoop retourneert, geeft de kassier vaak de reden voor de retour aan. U kunt opgeven dat geretourneerde producten naar verschillende retourlocaties in voorraad gaan, op basis van informatiecodes en redencodes die kassiers selecteren in het POS-register.

Stel dat een klant een defect product retourneert en de kassamedewerker de retourtransactie verwerkt. Wanneer in Retail POS de informatiecode voor retouren wordt toont, selecteert de kassier de subcode voor een retour wegens defect. Het geretourneerde product wordt vervolgens automatisch toegewezen aan een specifieke retourlocatie.

Een retourlocatie kan een magazijn, een locatie in een magazijn of zelfs een specifiek pallet zijn, afhankelijk van de inventarislocaties die uw organisatie heeft ingesteld. U kunt elke retourlocatie koppelen aan een of meer infocodes voor detailhandel en redencodes voor sales en marketing.

Vereisten

Voordat u retourlocaties kunt instellen, moet u de volgende elementen instellen:

• Codes voor retailinformatie : vragen bij het POS-register dat u hebt ingesteld in de retailmodule. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in Infocodes instellen.
• Redencodes voor verkoop en marketing : vragen bij het POS-register dat u hebt ingesteld in de module Verkoop en marketing . Zie Redencodes voor retouren instellen voor meer informatie.
• Voorraadlocaties: de plaatsen waar de voorraad wordt bewaard. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in Voorraadlocaties instellen.

Retourlocaties instellen

Voer de volgende stappen uit om retourlocaties in te stellen:

1. Ga naar (Detail)handel > Afzetkanaalinstellingen > Magazijnen en selecteer een magazijn

2. Selecteer op het sneltabblad Retail in het veld Standaardlocatie voor retournering de voorraadlocatie die u wilt gebruiken voor retouren waarvoor de infocodes of redencodes niet zijn toegewezen aan retourlocaties.

3. Selecteer in het veld Standaardretourpallet de pallet die u wilt gebruiken voor retouren waarvoor de infocodes of redencodes niet zijn toegewezen aan retourlocaties.

4. Ga naar (Detail)handel > Voorraadbeheer > Retourlocaties.

5. Selecteer Nieuw om een nieuwe beleidsregel voor retourlocaties te maken.

6. Geef een unieke naam en een omschrijving op voor de retourlocatie.

   Opmerking

   Als een nummerreeks is ingesteld voor retourlocaties, wordt de naam automatisch ingevoerd.

7. Ga naar het sneltabblad Algemeen en stel de optie Etiketten afdrukken in op Ja als u etiketten wilt laten afdrukken voor alle producten die worden toegewezen aan retourlocaties.

8. Stel de optie Voorraad blokkeren in op Ja om de geretourneerde producten in de standaardretourlocatie uit voorraad te nemen en te voorkomen dat ze worden verkocht.

9. U stelt als volgt specifieke retailinfocodes en -subcodes in voor retourlocaties:

   1. Selecteer op het sneltabblad Infocodes detailhandel de optie Toevoegen.
   2. Selecteer een infocode voor retouren in het veld Infocode.
   3. Selecteer in het veld Subcode de subcode voor de reden van retour. In het veld Beschrijving wordt de beschrijving voor de geselecteerde subcode getoond.
   4. Selecteer in het veld Winkel de winkel waar de infocode wordt gebruikt.
   5. In de velden Magazijn, Locatie en Pallet-id kunt u een retourlocatie opgeven. Om bijvoorbeeld een bepaalde locatie in een winkel op te geven, selecteert u de winkel in het veld Winkel en een locatie in het veld Locatie.
   6. Schakel het selectievakje Voorraad blokkeren in om geretourneerde producten uit voorraad te nemen en te voorkomen dat ze worden verkocht.

10. U stelt als volgt specifieke verkoop- en marketingcodes in voor retourlocaties:

    1. Selecteer op het sneltabblad Redencodes verkoop en marketing de optie Toevoegen.
    2. Selecteer vervolgens in het veld Redencode een redencode voor retouren. In het veld Beschrijving wordt de beschrijving voor de geselecteerde redencode getoond.
    3. Selecteer in het veld Winkel de winkel waar de redencode wordt gebruikt.
    4. In de velden Magazijn, Locatie en Pallet-id kunt u een retourlocatie opgeven. Om een pallet op een locatie in een magazijn op te geven, selecteert u bijvoorbeeld een magazijn in het veld Magazijn, een locatie in het veld Locatie en een pallet in het veld Pallet-id.
    5. Schakel het selectievakje Voorraad blokkeren in om geretourneerde producten uit voorraad te nemen en te voorkomen dat ze worden verkocht.

    Opmerking

    Als een retourlocatiebeleid wordt gebruikt voor een item, maar de retourreden dat een kassier selecteert, komt niet overeen met code die u opgeeft in de codes Retail info of Sales and marketing reason codes FastTab, het item gaat naar de standaard retourlocatie die u op de pagina Magazijn definieert. Daarnaast bepaalt de instelling van het selectievakje Voorraad blokkeren op het sneltabblad Algemeen van de pagina Retourlocaties of voorraad van het geretourneerde artikel moet worden geblokkeerd.

11. Ga naar (Detail)handel > Handelproducthiërarchie.

12. Selecteer op het sneltabblad Eigenschappen voorraadcategorie beheren een retourlocatie in het veld Retourlocatie. Omdat u meerdere retourlocatiebeleidsregels voor dezelfde winkel kunt definiëren, bepaalt de waarde die u hier selecteert het retourlocatiebeleid dat gebruikt wordt.

Bekende problemen

Wanneer u een globale retourzending uitvoert, worden eerder geretourneerde hoeveelheden niet weergegeven in de retourtransactie

PROBLEEM: Wanneer u een globale retourzending uitvoert, worden eerder geretourneerde hoeveelheden niet weergegeven in de retourtransactie.

Dit probleem kan bijvoorbeeld optreden wanneer u de volgende stappen uitvoert.

1. Voer een verkoop uit in winkel A van een artikel met een hoeveelheid van vijf.
2. Een retour op deze aankoop in winkel A uitvoeren voor een hoeveelheid van twee.
3. De transacties opnemen in headquarters.
4. Probeer de oorspronkelijke verkoop uit stap 1 in winkel B te retourneren. Nadat u het ontvangstbewijsnummer hebt ingevoerd, geeft de POS een hoeveelheid van vijf weer in plaats van de verwachte hoeveelheid van drie.

OORZAAK: dit probleem doet zich voor wanneer er meerdere CSU's in gebruik zijn. In dit voorbeeld gebruikt winkel A een CSU en winkel B een andere CSU. Elke CSU heeft een eigen database, waardoor winkel A geen informatie heeft over transacties die zijn gedaan in winkel B en winkel B geen informatie heeft over transacties die in winkel A zijn gedaan.

Stappen voor risicobeperking

Volg deze stappen om dit probleem op te lossen:

1. Schakel in Commerce headquarters de functie Verbeterde gebruikerservaring voor POS-retouren in de werkruimte Functiebeheer (Systeembeheer > Werkruimten > Functiebeheer) in.
2. Voer de taak Retourhoeveelheden bijwerken uit met hoge frequentie.
3. Voer de distributieplanningstaak Retourhoeveelheden (1200) uit om de winkels met hoge frequentie bij te werken.

Wanneer u deze stappen uitvoert, worden de geretourneerde hoeveelheden gesynchroniseerd tussen CSU's en moeten alle retouren de geretourneerde hoeveelheden van andere winkels weerspiegelen. Stap 2 en 3 zorgen ervoor dat de gegevens van elke CSU vaak naar het hoofdkantoor worden verzonden via RTS-aanroepen (Real-time Service).

Aanvullende bronnen

Producten met serienummers retourneren in POS (Point of Sale)

Gekoppelde restituties van eerder goedgekeurde en bevestigde transacties

Beleid voor retouren en restituties voor een afzetkanaal maken en bijwerken

Weergaveconfiguraties van POS-gebruikersinterface