descrição geral Grupos do Microsoft 365 para administradores

Grupos do Microsoft 365 é o serviço de associação fundamental que sustenta a colaboração no Microsoft 365. Simplifica a gestão de acessos ao conceder automaticamente permissões de utilizadores a recursos partilhados quando os adiciona a um grupo.

Quando cria um grupo do Microsoft 365, os utilizadores podem aceder automaticamente a recursos partilhados, tais como:

• Comunicação e planeamento

  • Uma caixa de entrada partilhada do Outlook.
  • Um calendário partilhado.
  • Planner.

• Conteúdo e colaboração

  • Uma biblioteca de documentos do SharePoint.
  • Um bloco de notas do OneNote.
  • Microsoft Clipchamp.

• Experiências baseadas em equipa

  • Uma Equipa (se criada a partir do Microsoft Teams).
    • Microsoft Viva Engage (se criado a partir de Microsoft Viva Engage).

• Serviços adicionais

  • Power BI.
  • Mapa de objetivos (se Project para a Web estiver disponível).

Grupos do Microsoft 365 funções e permissões

Com um grupo do Microsoft 365, não precisa de atribuir manualmente permissões a recursos individuais. Quando adiciona utilizadores ao grupo, concede-lhes automaticamente o acesso adequado.

Qualquer utilizador pode criar um grupo, a menos que limite a criação de grupos a um conjunto específico de pessoas. Se limitar a criação de grupos, os utilizadores não poderão criar os seguintes itens:

• Sites do Microsoft SharePoint.
• Planner.
• Equipes.
• Calendários de grupo do Outlook.
• Clipchamp grupos.
• Viva Engage grupos.
• Bibliotecas partilhadas no OneDrive.
• Áreas de trabalho Microsoft Power BI partilhadas.

Estes serviços requerem que o criador tenha permissão para criar grupos do Microsoft 365. Os utilizadores ainda podem participar em atividades de grupo, como criar tarefas no Planner ou utilizar o chat do Teams, desde que sejam membros do grupo.

Os grupos têm as seguintes funções:

• Proprietários – gerir as definições e a associação a grupos. Os proprietários podem adicionar ou remover membros, atualizar o nome, descrição ou imagem do grupo e gerir conversações na caixa de entrada partilhada.

• Membros – aceda a todos os recursos do grupo, mas não pode alterar as definições do grupo. Por predefinição, os membros podem convidar convidados, embora essa definição possa ser alterada. Para obter mais informações, consulte Gerir o acesso de convidados em grupos do Microsoft 365.

• Convidados – utilizadores externos que são convidados a participar no grupo.

Os administradores de utilizadores e os administradores de grupos podem criar e gerir grupos no Centro de administração do Microsoft 365. Os administradores delegados, como consultores que atuam em nome de uma organização, não podem criar ou gerir Grupos do Microsoft 365.

Como administrador, pode:

• Especifique quem pode criar grupos.
• Crie uma política de nomenclatura para grupos na sua organização.
• Escolha o domínio a utilizar ao criar um grupo.
• Gerir o acesso de convidado a grupos.
• Recuperar um grupo eliminado (no prazo de 30 dias após a eliminação).

Grupos do Microsoft 365 gestão do ciclo de vida e expiração

Pode automatizar a limpeza do grupo com políticas de expiração. Quando um grupo atinge a data de expiração:

• Os proprietários do grupo recebem notificações de renovação 30 dias, 15 dias e 1 dia antes da expiração.
• Os proprietários podem renovar o grupo se o grupo ainda for necessário.
• Os grupos que não são renovados são eliminados automaticamente.

Para obter mais informações, consulte Política de Expiração do grupo do Microsoft 365.

Pode administrar os seus grupos a partir do Centro de administração do Microsoft 365 ou através do PowerShell. Para obter mais informações, veja Manage Grupos do Microsoft 365 with PowerShell (Gerir Grupos do Microsoft 365 com o PowerShell).

Se tiver muitos utilizadores, como numa grande empresa ou empresa, poderá ter muitos utilizadores que criam grupos para várias finalidades. Reveja o Plano de governação nos grupos do Microsoft 365 para obter as melhores práticas.

Grupos do Microsoft 365 limites e restrições

Os seguintes limites aplicam-se a Grupos do Microsoft 365:

Gerir os seus grupos do Microsoft 365 é mais eficaz quando tem informações acionáveis sobre a utilização de grupos. O Centro de administração do Microsoft 365 tem uma ferramenta de relatórios que lhe permite ver a utilização do armazenamento, quantos grupos ativos tem e como os utilizadores estão a utilizar os grupos. Para obter mais informações, consulte Relatórios do Microsoft 365 no centro de administração.

Etiquetas de confidencialidade para Grupos do Microsoft 365

Pode criar etiquetas de confidencialidade que os utilizadores na sua organização podem definir quando criam um grupo do Microsoft 365. As etiquetas de confidencialidade ajudam a impor controlos de acesso e segurança consistentes durante a criação do grupo. Ao utilizar etiquetas de confidencialidade, pode configurar:

• Privacidade (pública ou privada)
• Acesso de convidados
• Acesso a dispositivos não geridos

Por exemplo, pode criar uma etiqueta denominada Altamente Confidencial e especificar que qualquer grupo criado com esta etiqueta é privado e não permite convidados. Quando os utilizadores na sua organização selecionam esta etiqueta durante a criação do grupo, o grupo é definido como privado e os membros do grupo não têm permissão para adicionar convidados ao grupo.

Para obter informações sobre como criar, gerir e utilizar etiquetas de confidencialidade, consulte Utilizar etiquetas de confidencialidade para proteger conteúdos no Microsoft Teams, grupos do Microsoft 365 e sites do SharePoint.

Planos do Microsoft 365 que incluem Grupos do Microsoft 365

Qualquer subscrição do Microsoft 365 que inclua Exchange Online e o SharePoint no Microsoft 365 suporta grupos. Este suporte inclui os planos Business Basic, Business Standard e Business Premium, bem como os planos Enterprise E1, E3 e Microsoft 365 E5. O grupo adota o licenciamento da pessoa que o cria. Desde que o criador tenha a licença adequada para as funcionalidades que pretende que o grupo tenha, essa licença estende-se ao grupo.

Se tiver um plano apenas do Exchange, ainda pode obter a caixa de entrada partilhada e as funcionalidades de calendário partilhado dos grupos no Outlook, mas não obtém a biblioteca de documentos, o Planner ou qualquer outra funcionalidade.

Os grupos do Microsoft 365 trabalham com Microsoft Entra ID. As funcionalidades de grupos que obtém dependem da subscrição Microsoft Entra ID que tem e das licenças atribuídas à pessoa que criou o grupo.

Do ponto de vista administrativo, as licenças do criador e Microsoft Entra ID subscrição determinam as capacidades do grupo. As licenças atribuídas a membros individuais do grupo não determinam as capacidades do grupo.

Artigos relacionados

• Saiba mais sobre os Grupos no Outlook.
• Gerir Grupos do Microsoft 365 com o PowerShell.
• Limites do SharePoint.
• Planear a governação nos grupos do Microsoft 365.