Processar relatórios na Deteção de Dados Eletrónicos

Cada processo no Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview gera um relatório de processo transferível que contém informações detalhadas sobre o que aconteceu durante o processo. Este artigo fornece orientações baseadas em cenários para interpretar os dados do relatório em profundidade. Utilize-a para compreender contagens de itens inesperadas, identificar erros de localização, ver como as definições afetaram os resultados e saber o que procurar nos relatórios ao investigar resultados específicos.

Para obter mais informações sobre a estrutura e o conteúdo de cada relatório, veja Utilizar relatórios de processos na Deteção de Dados Eletrónicos.

Melhores práticas para utilizar relatórios de processos

• Transferir relatórios para cada processo: mesmo quando um processo é concluído com êxito, transfira o pacote de relatório para manter um registo do que foi recolhido, de onde e com que definições. Estas informações são valiosas para fins de transparência e auditoria.
• Verifique primeiro o Summary.csv: comece pelo CSV de Resumo para obter uma descrição geral do resultado do processo, incluindo contagens de itens, erros e os fatores que afetaram a contagem.
• Utilize o Items.csv para investigação ao nível do item: quando precisar de compreender por que motivo um item específico foi ou não incluído, consulte o Items.csv para obter informações detalhadas sobre status e erros por item.
• Utilize o Locations.csv para validação do âmbito: verifique se todas as localizações pretendidas foram incluídas e processadas com êxito. Identifique quaisquer localizações com erros que precisem de atenção.
• Comparar Settings.csv entre processos: ao comparar os resultados de dois processos, compare os relatórios CSV de Definições para confirmar que a mesma configuração foi utilizada.
• Utilize o Statistics.csv para análise de pesquisa: após um processo Gerar estatísticas , utilize este relatório para compreender a distribuição de resultados de pesquisa entre palavras-chave, tipos de dados, tipos de informações confidenciais e participantes da comunicação.

Compreender as contagens de resultados da pesquisa

As contagens de resultados de pesquisa podem variar entre execuções e diferem das contagens de exportação ou coleção. Para obter uma explicação detalhada dos motivos comportamentais subjacentes a estas diferenças, veja Understanding statistics and search results (Compreender as estatísticas e os resultados da pesquisa ) e Differences between statistics and export results (Compreender as estatísticas e os resultados da pesquisa) e Differences between statistics and export results (Diferenças entre estatísticas e resultados de exportação). As secções abaixo explicam como utilizar os relatórios de processo para investigar estas diferenças.

Investigar itens em falta nos resultados da pesquisa

Se os conteúdos esperados não aparecerem nos resultados da pesquisa, utilize os relatórios de processos da opção Gerar estatísticas ou Gerar processo de exemplo para identificar a causa.

O que ver no relatório do processo:

• Settings.csv — Definição de itens parcialmente indexados: verifique se o processo foi configurado para incluir itens parcialmente indexados. Por predefinição, os resultados da pesquisa excluem conteúdo que não está totalmente indexado, como ficheiros apenas de imagem, tipos de ficheiro não suportados ou itens com erros de processamento. Se a definição mostrar que o processo não incluiu itens parcialmente indexados, execute novamente a pesquisa com esta opção ativada para determinar se os itens em falta não estão indexados.
• Settings.csv — Filtro de segurança aplicado: se este valor for Sim, um limite de conformidade (filtro de permissões de pesquisa) limita as localizações às quais a pesquisa pode aceder. A pesquisa exclui silenciosamente itens em localizações fora do âmbito do filtro. O campo Restrição de localização mostra os critérios de filtro. Se suspeitar que o filtro está a excluir o conteúdo esperado, peça a um administrador de Deteção de Dados Eletrónicos ou a outro utilizador sem o filtro de permissão de pesquisa aplicado para executar a mesma pesquisa de comparação.
• Locations.csv — Coluna de estado: verifique se existem localizações com erros. Se uma localização mostrar uma falha status, o campo ErrorWarning explica porquê. Para obter mais informações sobre os motivos comuns que podem afetar o acesso à localização, veja Considerações de exportação.
• Locations.csv — Contar coluna: se uma localização que esperava ter resultados mostrar uma contagem de zero, a consulta de pesquisa não correspondeu a nenhum conteúdo nessa localização. Verifique se a consulta está correta e se o conteúdo existe na origem. Os itens que adicionou recentemente a uma caixa de correio ou site podem ainda não estar indexados. Execute novamente a pesquisa após uma breve espera para resolve esta condição.
• Locations.csv — Localizações em falta: se uma localização esperada não aparecer no relatório, não foi incluída no âmbito da pesquisa. Verifique as origens de dados configuradas para a pesquisa e adicione quaisquer caixas de correio ou sites em falta.

Procurar diferenças de resultados com pesquisas ao nível do inquilino

Quando utiliza um âmbito de pesquisa ao nível do inquilino, como Todas as pessoas e grupos, os resultados podem variar consoante as definições de configuração de origem adicionais que controlam os tipos de utilizador e conteúdo incluídos. Estas definições expandem ou restringem o âmbito da pesquisa e afetam diretamente as contagens de itens.

O que ver no relatório do processo:

• Settings.csv — Definições de processo ao nível do inquilino: quando uma pesquisa utiliza Todas as pessoas e grupos, o CSV de Definições captura os tipos de origem adicionais que foram ativados no momento da exportação da pesquisa ou do conjunto Adicionar à Revisão . Verifique estas definições para compreender por que motivo determinado conteúdo foi incluído ou excluído:

  • Incluir utilizadores falecidos: quando ativada, a pesquisa inclui caixas de correio e sites do OneDrive de utilizadores que deixaram a organização (contas eliminadas de forma recuperável ou inativas). Se esta definição não estava ativada e esperava encontrar conteúdo de antigos funcionários, explica por que motivo esses itens estão em falta nos resultados.
  • Incluir canais partilhados do Teams: quando ativada, a pesquisa inclui conteúdos de canais partilhados do Teams. Os dados de canais partilhados são armazenados em sites do SharePoint separados, pelo que só são incluídos quando esta definição está ativa. Se não tiver conteúdo de canal partilhado em falta, verifique se esta definição foi ativada.
  • Incluir utilizadores não licenciados e no local: quando ativada, a pesquisa inclui caixas de correio para utilizadores que não têm uma licença ou que são sincronizados a partir de ambientes no local.
  • Incluir utilizadores convidados: quando ativada, a pesquisa inclui conteúdo associado a contas de utilizador convidado no seu inquilino.

Interpretar as diferenças de contagem entre a pesquisa e a exportação

Quando exporta os resultados da pesquisa ou os adiciona a um conjunto de revisão, a contagem de itens finais é muitas vezes diferente da estimativa de pesquisa original. Para obter a lista completa dos motivos, veja Diferenças entre as estatísticas e os resultados da exportação. O relatório CSV de Resumo mostra os fatores específicos que afetaram a contagem do seu processo.

O que ver no relatório do processo:

• Secção de informações do Summary.csv: esta secção lista todos os fatores que aumentaram ou diminuíram a contagem de itens em comparação com a estimativa original, como anexos na nuvem, conversações contextuais, transcrições consolidadas, versões de ficheiros do SharePoint e duplicados ignorados num conjunto de revisão. Para obter uma lista completa destes fatores e o que cada um deles significa, consulte a secção Informações.
• Secção de resultados da pesquisa do Summary.csv: mostra a discriminação dos itens indexados, dos itens parcialmente indexados e dos itens indexados avançados. Se a contagem for inferior ao esperado, marcar se incluiu itens parcialmente indexados nas definições do processo.
• Secção de erro do Summary.csv: Mostra exceções de obtenção — itens que não puderam ser exportados ou adicionados ao conjunto de revisão. Para os tipos de exceção específicos monitorizados nesta secção, veja Erro.

Compreender o impacto das definições de pesquisa nos resultados

O relatório CSV de Definições captura a configuração exata utilizada quando submeteu um processo. Compare este relatório com a configuração pretendida para identificar discrepâncias.

As principais definições que afetam o âmbito dos resultados incluem:

• Incluir versões de documentos: determina quantas versões de cada documento são recolhidas. Selecionar Todas as versões pode aumentar significativamente a contagem de itens e o volume de dados.
• Organizar conversações em transcrições HTML: quando ativadas, as mensagens de chat individuais do Teams consolidam-se em ficheiros de transcrição, o que altera a contagem de itens.
• Incluir conversações contextuais do Teams e Viva Engage: quando ativada, a pesquisa inclui mensagens fora do intervalo de datas de pesquisa para fornecer contexto de conversação. Para conversas de 1:1 e de grupo, esta definição adiciona mensagens 12 horas antes e depois de cada item reativo. Para mensagens de canal do Teams e publicações Viva Engage, a pesquisa inclui tópicos de conversação completos, independentemente do intervalo de datas. Se vir itens fora do intervalo de datas esperado, marcar se esta definição está ativada.
• Aceder a ligações em mensagens: controla se a pesquisa obtém anexos na nuvem a partir de ligações em e-mails e conversações do Teams.

Compreender os relatórios de exportação

Por que motivo determinados itens não foram exportados

Quando uma exportação é concluída, o relatório CSV dos Itens e a secção Erro do relatório CSV de Resumo explicam o que aconteceu a cada item.

O que ver no relatório de exportação:

• Items.csv — Coluna de estado: cada linha representa um item. Os itens com um status que não o êxito incluem um campo ErrorWarning com o motivo da falha. As razões comuns incluem:

  • Item eliminado ou movido: a pesquisa encontrou o item, mas alguém o removeu ou deslocou na origem entre a hora da pesquisa e a exportação. Estes itens contam na estimativa de pesquisa, mas não podem ser obtidos no momento da exportação.
  • Tempo limite de acesso: o sistema não conseguiu obter o item dentro do tempo permitido, muitas vezes devido a um grande tamanho de ficheiro ou problema de serviço transitório.
  • Problema de permissão ou acesso: o processo de exportação não conseguiu aceder ao item, possivelmente porque a localização de origem está bloqueada ou a conta de utilizador não tem acesso.

• Items.csv — Coluna AddedBy: mostra como cada item foi incluído nos resultados. Para definições de cada valor, veja Relatório CSV de Itens.

• Summary.csv — Exceções de obtenção: mostra a contagem total de itens que não foi possível exportar. Esta contagem corresponde ao número de entradas de erro no ficheiro Items.csv.

Compreender os carimbos de data/hora dos ficheiros nas exportações

Quando extrai ficheiros de um pacote de exportação, os carimbos de data/hora do ficheiro podem mostrar a data atual em vez da data original modificada. Este comportamento ocorre porque o extrator ZIP incorporado do Windows repõe as datas dos ficheiros durante a extração. Os carimbos de data/hora originais são preservados no Items.csv relatório e dentro dos próprios formatos de ficheiro.

Para preservar carimbos de data/hora durante a extração, utilize uma ferramenta como 7-Zip, WinZip ou WinRAR. Para e-mails no formato PST, abrir o PST no Outlook mostra as datas originais enviadas e recebidas.

Compreender as definições de exportação e a rastreabilidade

O relatório CSV de Definições serve como o registo autoritativo da configuração utilizada para uma exportação. Este relatório é essencial para a rastreabilidade e transparência, especialmente quando responde a inquéritos de conformidade.

Utilize este relatório para:

• Confirme que itens foram incluídos (indexados, parcialmente indexados ou ambos).
• Verifique o formato de exportação (PST ou .msg) e as definições de tamanho do pacote.
• Verifique se a desencriptação foi ativada para conteúdo do Exchange ou do SharePoint.
• Confirme que foram aplicadas as definições corretas da versão do documento.

Compreender os relatórios de localização

Identificar as localizações que têm resultados

O relatório CSV localizações fornece uma discriminação de todas as localizações de conteúdo visadas durante um processo de pesquisa, exportação ou adição para rever o processo definido. Cada linha representa uma localização e inclui a contagem e o tamanho dos itens.

O que ver no relatório de localização:

• Coluna Contagem: mostra o número de itens reativos encontrados em cada localização. As localizações com uma contagem de zero não têm resultados de pesquisa para a consulta utilizada.
• Coluna Tamanho: mostra o tamanho total dos itens reativos da localização, em bytes.
• Coluna Subtipo de Localização: distingue entre diferentes subtipos de caixa de correio e de site. O endereço SMTP de um único utilizador pode aparecer em várias linhas se tiver subtipos de caixa de correio diferentes. Para obter a lista completa de valores de subtipos, veja Locations CSV report (Relatório CSV de Localizações).
• Coluna de estado: mostra se a localização foi processada com êxito. Se uma localização falhar, o campo ErrorWarning inclui o motivo.

Compreender os erros ao nível da localização

Os erros ao nível da localização no relatório CSV localizações indicam que o processo não conseguiu aceder a uma caixa de correio ou site específico. Os erros comuns incluem:

Se uma localização tiver erros, não significa que todo o processo falhou. Outras localizações podem ser processadas com êxito. Reveja o CSV localizações para identificar que localizações específicas precisam de atenção.

Compreender os relatórios de suspensão

Interpretar status de distribuição de suspensão

Quando cria ou atualiza uma suspensão, o relatório de processo do processo Aplicar ou atualizar suspensão inclui um relatório CSV de Localizações que mostra a status de cada localização na retenção.

O que ver no relatório de suspensão:

• Coluna de estado: mostra se a suspensão foi aplicada com êxito a cada localização.

• Coluna ErrorWarning: se uma localização falhar, este campo contém o erro específico. Os erros comuns de distribuição de suspensão incluem:

  Erro	O que significa	O que fazer
  PolicySyncTimeout/PolicyNotifyError	Erros transitórios. A suspensão demorou muito tempo a aplicar-se.	Volte a executar a distribuição de suspensão. Normalmente, estes erros resolve na repetição.
  FailedToOpenContainer	Não é possível aceder à caixa de correio ou ao site. O utilizador pode não ter uma caixa de correio ou o site não existe.	Verifique se a conta de utilizador status no Centro de administração do Microsoft 365 e confirme se a caixa de correio ou o site está ativo.
  SiteInReadonlyOrNotAccessible/SiteOutOfQuota	O site do SharePoint ou o OneDrive está num estado só de leitura ou não tem quota de armazenamento restante.	Contacte o administrador do SharePoint para desbloquear o site ou aumentar a quota de armazenamento e, em seguida, volte a executar a suspensão.
  RecipientTypeNotAllowed	A suspensão foi tentada num objeto não elegível, como um grupo de distribuição. Só podem ser mantidas caixas de correio de utilizador, caixas de correio de grupo e sites do SharePoint ou do OneDrive.	Remova o objeto não elegível e, em alternativa, adicione as caixas de correio ou sites de utilizador individuais.

Compreender o resumo do consumo

A secçãoResumo do consumo do relatório CSV de Resumo divide o volume de dados por tipo de conteúdo. Estas informações ajudam-no a compreender as implicações de armazenamento e faturação para processos que adicionam dados a um conjunto de revisões ou exportam dados.