Opsætte mail

Personer i virksomheder sender oplysninger og dokumenter, f.eks. salgs-og købsordrer og fakturaer, pr. e-mail hver dag. Administratorer kan oprette forbindelse mellem en eller flere mailkonti til Business Central, så du kan sende dokumenter uden at skulle åbne en mailapp. Du kan skrive hver enkelt meddelelse individuelt med grundlæggende formateringsværktøjer, f.eks. skrifttyper, typografier, farver osv., og føje vedhæftede filer til op til 100 MB. Administratorer kan desuden rapportlayout lade administratorer omfatte nøgleoplysninger fra dokumenter. Flere oplysninger i Afsende dokumenter med e-mail.

Mailfunktioner i Business Central er kun til udgående meddelelser. Du kan ikke modtage svar, dvs. der er ingen "indbakke" side.

Krav

Der er et par krav til opsætning og brug af e-mail-funktioner.

• Hvis du vil konfigurere mail, skal du have tilladelsen EMAIL-OPSÆTNING indstillet. Få mere at vide i Tildele rettigheder til brugere og grupper.
• Alle, der bruger mailfunktionerne, skal have en fuldt licenseret Business Central. Uddelegerede administratorer og gæstebrugere kan f. eks. ikke bruge lejerens mailkonto.
• Alle, der bruger mailfunktionerne, skal have en gyldig, betalt licens til Exchange Online. Ellers fungerer nogle funktioner ikke. De kan f.eks. ikke sende mails, fordi Exchange afviser deres meddelelser. Du kan ikke bruge prøvelicenser.

Tilføj e-mailkonti

Du tilføjer mailkonti via udvidelser, der gør det muligt for konti fra forskellige udbydere at oprette forbindelse til Business Central. Med standardudvidelserne kan du bruge konti fra Microsoft Exchange Online. Andre udvidelser, som giver dig mulighed for at oprette forbindelse mellem konti fra andre leverandører, f. eks. Gmail, er muligvis tilgængelige.

Du kan angive foruddefinerede forretningsscenarier, hvor du kan bruge kontoen til at sende mails. Du kan f.eks. angive, at alle brugere skal sende salgsdokumenter fra én konto til købsdokumenter fra en anden konto. Flere oplysninger i Tildel e-mailscenarier til e-mailkonti.

I følgende tabel beskrives de e-mail-udvidelser, der som standard er tilgængelige.

Microsoft 365 Connector og Aktuelle brugerconnector-udvidelser bruger de konti, du har konfigureret for brugere i Microsoft 365 Administration for dit Microsoft 365-abonnement. Hvis brugerne vil sende mail ved hjælp af udvidelserne, skal de have en gyldig licens til Exchange Online. I sandkassemiljøer kræver disse udvidelser, herunder Outlook REST API udvidelse, at indstillingen Allow HttpClient Requests er aktiveret. Hvis du vil kontrollere, om det er aktiveret for disse udvidelser, skal du gå til siden Udvidelsesstyring, vælge udvidelsen og derefter vælge indstillingen Konfigurer.

Eksterne brugere, f.eks. delegerede administratorer og eksterne revisorer, kan ikke bruge disse udvidelser til at sende mails fra Business Central.

Brug SMTP

Hvis du vil bruge SMTP-protokollen til at sende mails fra Business Central, kan du bruge udvidelsen SMTP Connector. Når du opretter en konto, der bruger SMTP, er Afsendertype et vigtigt felt. Hvis du vælger en bestemt bruger, sendes der e-mails med navnet og andre oplysninger fra den konto, du opretter. Men hvis du vælger Aktuel bruger, sendes e-mails fra den e-mail-konto, der er angivet for hver enkeltbrugerkonto. Den aktuelle bruger svarer til funktionen Send som. Få mere at vide i Bruge en erstatningsafsenderadresse på udgående mailmeddelelser.

Brug vejledningen Opsæt e-mail assisteret opsætningsvejledning

Installationsvejledningen til opsætning af e-mail-support kan hjælpe dig med at komme hurtigt i gang med e-mails.

1. Vælg Søg (Alt+Q) i øverste højre hjørne, angiv Konfigurer mailkonti, og vælg derefter det relaterede link.
2. Udfyld felterne efter behov. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.

Tildel e-mailscenarier til e-mailkonti

E-mail-scenarier er processer, der involverer afsendelse af et dokument. En salgs-eller købsordre eller en notifikation, f. eks. en invitation til en ekstern bogholder. Bestemte e-mail-konti kan anvendes til bestemte scenarier. Du kan f.eks. angive, at alle brugere altid skal sende salgsdokumenter fra én konto, købsdokumenter fra en anden konto, et lagersted eller et produktions dokument fra en tredje konto. Du kan tildele, gentildele og fjerne scenarier efter behov. Et scenarie kan kun tildeles én e-mail-konto ad gangen. Standard-mailkontoen bruges til alle scenarier, der ikke er tildelt til en konto.

På siden Tildeling af mailscenarie kan du vælge handlingen Angiv vedhæftede standardfiler for at føje vedhæftede filer til mailscenarier. De vedhæftede filer vil altid være tilgængelige, når du opretter en mail til et dokument, der er relateret til scenariet. Hvert mailscenarie kan have en eller flere vedhæftede standardfiler. Vedhæftede standardfiler føjes automatisk til mails for mailscenariet. Hvis du f.eks. sender en salgsordre via mail, tilføjes den vedhæftede standardfil, der er angivet for salgsordrescenariet. Vedhæftede standardfiler vises i afsnittet Vedhæftede filer nederst på siden Opret en mail. Du kan føje vedhæftede filer, der ikke er standard, til mailen manuelt.

Konfigurer visningspolitikker

Du kan styre de e-mails, som en bruger kan få adgang til på siderne i e-mail-Udbakke og sendte mails.

Vælg en bruger på listen over Politikker for visning af brugermail, og vælg derefter en af følgende indstillinger i feltet Vis mailpolitik:

• Vis egne mails - brugeren kan kun få vist deres egne e-mail-meddelelser.
• Vis alle mails - brugeren kan få vist alle e-mails, herunder e-mails, der er sendt af andre brugere.
• Vis, hvis der er adgang til alle relaterede poster -denne visnings politik bruges, hvis der ikke er angivet andre politikker. En bruger kan få vist e-mail-meddelelser, som andre brugere har sendt, hvis brugeren har adgang til den post, der er sendt, og alle relaterede poster. F. eks. har en bruger, der har sendt en bogført-salgsfaktura til en kunde. Bruger B kan få adgang til mailmeddelelsen, hvis de har adgang til både fakturaen og debitoren.
• Vis, hvis der er adgang til relaterede poster - brugeren kan få vist mails, der er sendt af andre personer, hvis brugeren har adgang til mindst én post, der er relateret til den post, der blev sendt. F. eks. har en bruger, der har sendt en bogført-salgsfaktura til en kunde. Bruger B kan få adgang til mailmeddelelsen, hvis de har adgang til både fakturaen og debitoren.

Angiv, hvor mange meddelelser en konto kan sende pr. minut

Nogle e-mailudbydere begrænser antallet af e-mailmeddelelser, som en mailkonto kan sende på én gang eller inden for et bestemt tidsrum, eller begge dele. Kendt som e-mail-begrænsning, og internetudbydere styrer trafikken på deres servere og forhindrer spam. Hvis en e-mailkonto overskrider grænsen, blokerer internetudbyderen muligvis meddelelserne. Hvis du vil sikre, at det antal meddelelser, du sender fra Business Central overholder din internetudbyders grænse, skal du angive grænsen for hver af dine mailkonti.

Standardgrænsen for typerne Microsoft 365 og Aktuel brugerkonto er 30, hvilket svarer til den grænse, der er angivet af Exchange Online.

Der er et par måder at angive grænsen på:

• Når du bruger opsætningsvejledningen til opsætning af e-mailsupport til at oprette en ny konto, skal du angive grænsen i feltet hastighedsgrænse pr. minut.

• For eksisterende mailkonti skal du angive:

  • Det antal meddelelser, en konto kan sende pr. minut, i feltet Mailhastighedsgrænse på kontoen.
  • Det maksimale antal meddelelser, en konto kan sende samtidigt, i feltet Grænse for mailsamtidighed på kontoen. Som standard er grænsen 3, men du kan tillade op til 10.

Konfigurere genanvendelige e-mailtekster og -layouts

Du kan bruge rapporter til at medtage nøgleoplysninger fra salgs-, købs- og servicedokumenter i tekst til mails. Rapportlayout definerer typografien og indholdet af teksten i e-mailen. Dette omfatter f.eks. også tekst til indhold som en hilsen eller vejledning, der står foran dokumentoplysningerne. Denne procedure beskriver, hvordan du opretter rapporten Salg-faktura for bogførte salgsfakturaer, men processen svarer til andre rapporter.

1. Vælg Søg (Alt+Q) i øverste højre hjørne, angiv Rapportvalg – Salg, og vælg derefter det relaterede link.

2. På siden Rapportvalg - salg skal du vælge faktura i feltet Forbrug.

3. På en ny linje i feltet Rapport-ID skal du vælge f.eks. standardrapport 1306.

4. Markér afkrydsningsfeltet Brug til brødtekst i mail.

5. Vælg feltet Layoutbeskrivelse for brødtekst i mail, og vælg derefter et layout på rullemenuen.

6. Hvis du vil have vist eller redigere det layout, som mailteksten er baseret på, skal du vælge layoutet på siden Rapportlayout og derefter vælge handlingen Eksportér layout . Hvis du tilpasser layoutet, skal du bruge handlingen Importér layout til at overføre det nye layout.

   Note

   Hvis du vil tilpasse et standardrapport layout, f.eks. 1306, skal du oprette en kopi af rapporten. Business Central opretter en kopi, når du importerer dit eget layout for en standardrapport, og præfikser navnet med "Kopi af".

7. Hvis du vil lade debitorer bruge en betalingstjeneste, f. eks. PayPal, skal du konfigurere servicen. Derefter indsættes PayPal-oplysningerne og linket i e-mail-teksten. Få mere at vide i Aktivere debitorbetalinger via PayPal.

8. Vælg knappen OK.

Når du f.eks. vælger handlingen Send på siden Bogført salgsfaktura , indeholder mailens brødtekst dokumentoplysningerne for rapport 1306. Oplysningerne indledes med formateret standardtekst i henhold til det rapportlayout, du valgte i trin 5.

Brug en erstatningsafsenderadresse på udgående mailmeddelelser

Hvis du bruger SMTP Connector-udvidelsen, kan du bruge Send As eller Send på vegne funktioner fra Microsoft Exchange til at ændre afsenderadressen på udgående meddelelser. Business Central bruger SMTP-kontoen til at godkende til Exchange, men erstatter enten afsenderadressen med den, du angiver, eller ændrer den med "på vegne af".

Når du opretter en konto, og du vil bruge funktionerne Send som eller Send på vegne af Exchange, skal du vælge Bestemt bruger i feltet Afsendertype.

Alternativt kan du vælge den aktuelle bruger, så andre kan sende meddelelser via SMTP-forbindelsen. E-mailen ser ud til at være sendt fra den e-mail-konto, der er angivet i feltet kontaktperson (e-mail) på bruger kortet for den bruger, som har logget på. Den fungerer imidlertid på samme måde som funktionen Send som og sendes fra den konto, der er angivet i opsætningen af SMTP-connectoren.

Følgende er eksempler på, hvordan Send som og Send på vegne bruges i Business Central:

• Du ønsker måske, at de købs- eller salgsordrer, du sender til kreditorer og debitorer, vises som værende fra en noreply@yourcompanyname.com-adresse.
• Når arbejdsprocessen sender en anmodning om godkendelse pr. mail med anmoderens mailadresse.

Konfigurere dokumentafsendelsesprofiler

Du kan spare tid ved at oprette en foretrukken metode til afsendelse af salgsdokumenter for hver debitor. Hvis du gør det, behøver du ikke at vælge en afsender indstilling, f. eks. om du vil sende dokumentet via e-mail eller som et elektronisk dokument, hver gang du sender et dokument. Flere oplysninger i Konfigurere dokumentafsendelsesprofiler.

Valgfrit: Konfigurer maillogføring i Exchange Online

Få mere ud af kommunikationen mellem sælgere og eksisterende eller potentielle kunder. Du kan spore e-mailudvekslinger og derefter ændre dem til dine leads. Flere oplysninger: Spore udveksling af mails mellem sælgere og kontakter.

Valgfrit: Overvåg brug af e-mail og fejlfinding af e-mail-fejl med telemetri

Administratorer kan skifte til telemetrifunktionen i Business Central for at hente data om brug og fejl i forskellige funktioner. I forbindelse med e-mail skal følgende handlinger registreres:

• En e-mail blev sendt
• Forsøget på at sende en e-mail mislykkedes
• Godkendelse til en SMTP-server lykkedes/mislykkedes
• Forbindelse til en SMTP-server lykkedes/mislykkedes

Flere oplysninger i Analyse af e-mail-telemetri (administrationsindhold).

Konfigurer mail for Business Central i det lokale miljø

Business Central i det lokale miljø kan integreres med tjenester, der er baseret på Microsoft Azure. Du kan f.eks. bruge Cortana Intelligence til mere effektive likviditetsprognoser, Power BI til at visualisere din virksomhed og Exchange Online til afsendelse af mail. Integration med disse tjenester er baseret på en appregistrering i Microsoft Entra ID. App-registreringen leverer godkendelses-og autorisations tjenester til kommunikation. Hvis du vil bruge mailfunktionerne i Business Central i det lokale miljø, skal du registrere Business Central som en app på Azure-portalen og derefter oprette forbindelse Business Central til appregistreringen. Følgende afsnit beskriver, hvordan.

Opret en appregistrering for Business Central på Azure portal

Trinnene til registrering af Business Central på Azure portal er beskrevet i Register et program i Microsoft Entra ID.

De indstillinger, der er specifikke for e-mailegenskaberne, er de delegerede rettigheder, som du tildeler din app-registrering. I følgende tabel vises minimum tilladelserne.

Hvis du bruger en ældre SMTP Connector og vil bruge OAuth 2.0 til godkendelse, er tilladelserne lidt anderledes. Følgende tabel viser tilladelserne.

Når du opretter app-registreringen i , skal du angive følgende. Du skal bruge den for at oprette forbindelse Business Central til din appregistrering.

• Program-ID (klient)
• Omdirigerings-URI (valgfri)
• Klienthemmelighed

Flere oplysninger om registrering af en app i Hurtig start: registrere et program på Microsoft-identitetsplatformen.

Hvis du har problemer med at bruge SMTP-protokollen til at sende mail, når du har oprettet forbindelse Business Central til din appregistrering, kan det skyldes, at SMTP AUTH ikke er aktiveret for din lejer. Vi anbefaler, at du bruger mailconnectorerne Microsoft 365 og Aktuel bruger i stedet, fordi de bruger Microsoft Graph Mail-API'er. Hvis du skal bruge SMTP-protokollen, kan du dog aktivere SMTP-godkendelse. Du kan få mere at vide ved at gå til Enable eller deaktiver godkendt SMTP-indsendelse (SMTP AUTH) i Exchange Online.

Opret forbindelse Business Central til din appregistrering

Når du har registreret dit program på Azure portal, skal du i Business Central bruge siden Email Microsoft Entra programregistrering side til at oprette forbindelse Business Central til den.

1. I Business Central skal du vælge Search (Alt+Q) i øverste højre hjørne, angiv Mail Microsoft Entra programregistrering, og vælg derefter det relaterede link.
2. Udfyld felterne efter behov. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.

Relaterede oplysninger

Delte postkasser i Exchange Online
Arbejde med Business Central
Indstilling af Business Central
Sende dokumenter via mail
Tilpasning af Business Central ved hjælp af udvidelser
Brug Business Central som din virksomheds indbakke i Outlook
Getting Business Central på Min mobilenhed
Getting Business Central på Min mobilenhed
Analyse af e-mail-telemetri (administrationsindhold)

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her