Del via

Oversigt over kreditoragent

Betalingsagenten løser en ti år gammel udfordring: fuldstændig behandling af kreditorfakturaer. Behandling af kreditorfakturaer skaber ofte flaskehalse og er afhængig af regnskabsviden og kortlægning af data og forretningsregler for at registrere fakturaer korrekt.

Hovedmålet for gældsagenten er enkelt: Få regnskabsfærdigheder og hjælpe med at registrere fakturaer korrekt, ideelt set at fjerne flaskehalse i kreditorbogholderi, så finansiel støtte ikke bremser virksomhedens vækst. Agenten behøver næsten ingen opsætning – kun konfiguration og aktivering.

Agenten Gæld overvåger postkasser for indgående kreditorfakturaer, bruger kunstig intelligens til at analysere fakturaindhold og viser fakturakladder til agentens tilsynsførende til gennemsyn. Ideelt set foretager brugerne få eller ingen rettelser, før de færdiggør kladder, så fakturaer er klar til godkendelse og bogføring.

Bemærkning

Denne Copilot funktion valideres og understøttes kun på engelsk. Selvom det kan bruges på andre sprog, fungerer det muligvis ikke efter hensigten. Sprogkvaliteten kan variere afhængigt af brugerens interaktion eller systemindstillinger, hvilket kan påvirke nøjagtigheden og brugeroplevelsen. Få mere at vide i Copilot lande-/områdetilgængelighed og understøttede sprog.

Procesforløb for Payables Agent

End-to-end-processen, der håndteres af kreditoragenten, er vist i følgende figur. Det faktiske flow kan variere afhængigt af faktorer som klarheden af analyserede fakturadetaljer, eksisterende købsfakturahistorik og blokeringsproblemer.

Viser Gældsagentens flow

De stiplede trin i billedet repræsenterer trin, der – med tiden – er beregnet til at være valgfrie, afhængigt af konfigurationen. I den offentlige forhåndsversion er disse trin ikke valgfrie.

  1. Kreditor eller medarbejder: Kreditor sender en mail til en postkasse, der overvåges af agenten. En medarbejder kan også videresende en kreditorfaktura til postkassen.
  2. Kreditoragenten: Henter ulæste emails i den overvågede postkasse. Derefter importeres mailen, og der oprettes en post i Indgående e-dokumenter for hver vedhæftet PDF-fil, hvis der findes nogen.
  3. Agenttilsynsførende: Gennemser mailen og PDF-filen, hvis en sådan er vedhæftet.
  4. Payables Agent: Udtrækker fakturaoplysninger fra PDF-filen ved hjælp af Azure Document Intelligence.
  5. Payables Agent: Identificerer en kreditor i Business Central baseret på de udtrukne fakturaoplysninger.
  6. Tilsynsførende: Kan hjælpe agenten med at identificere kreditoren, hvis agenten ikke med sikkerhed kan identificere den rigtige kreditor. Agentens tilsynsførende kan bede agenten om at oprette kreditoren, hvis vedkommende foretrækker at lade agenten udfylde kreditoroplysninger på forhånd baseret på OCR-udtrukne kreditoroplysninger.
  7. Gældsagent: Agenten forsøger at oprette leverandøren og bruger de tilgængelige OCR-udtrukne leverandøroplysninger til at udfylde så mange felter på leverandørkortet som muligt.
  8. Agent Supervisor: Bliver bedt om at gennemgå den nyoprettede leverandør, som er blokeret for proces, indtil blokeringen fjernes af en relevant interessent.
  9. Agenten Gæld: Bruger kunstig intelligens til at foreslå fakturadetaljer baseret på de udtrukne fakturaoplysninger.
  10. Agenttilsynsførende: Kan gennemse, bekræfte eller ændre de foreslåede fakturaoplysninger i en købsdokumentkladde, afhængigt af agentens konfigurationsindstillinger og agentens tillid til forslagene.
  11. Betalingsagent: færdiggør udkastet til købsdokumentet til en købsfaktura. Brugere kan nu se fakturaen på listen Købsfakturaer.

Mailovervågning

Agenten bruger en intern mail-afsender, der kører som en baggrundsopgave for løbende at overvåge en udpeget postkasse for indgående kreditorfakturaer som PDF-dokumenter. Senderen udløser agenten til at udføre opgaver og importerer derefter PDF-dokumentet til Indgående E-Dokumenter.

Vigtigt

Agenten behandler kun mails, der har vedhæftede PDF-filer. Den behandler ikke mails uden vedhæftede PDF-filer, og mails vises som agentopgaver, der kræver manuel opmærksomhed.

Hvis en mail indeholder mere end 10 vedhæftede filer, springer agenten helt denne mail over. Bevar antallet af vedhæftede filer pr. mail til 10 eller færre for at sikre, at agenten behandler dem.

Hvert PDF-dokument, der findes i en mail, bliver til en post i Indgående e-dokumenter. Hvis der er flere vedhæftede PDF-filer i den samme mail (op til maksimalt 10), oprettes der derfor en post i indgående e-dokumenter for hver af dem. En særskilt agentopgave behandler hver post.

Brug en delt postkasse til at organisere fakturaer og minimere støj

Agenten behandler alle mails, der sendes til den overvågede postkasse. Vi anbefaler, at du bruger en delt postkasse, som du beholder som en postkasse, der kun er intern, og ikke fremviser denne postkasse for dine leverandører. Valget er dit. Men ved ikke at vise fakturaer til leverandører bliver dine medarbejdere de første til at gennemse og identificere potentielle svindel, samtidig med at de minimerer unødvendige oplysninger, som agenten skal håndtere. Vi anbefaler, at du konfigurerer en delt postkasse i Microsoft 365, føjer dine kreditorteammedlemmer til den pågældende postkasse og bruger den som den postkasse, der overvåges af kreditoragenten. Få mere at vide i Opret en delt postkasse.

Bemærkning

Brug en postkasse, der er angivet til at modtage kreditorfakturaer. Hvis andre agenter, f.eks. Salgsordremedarbejderen, bruger den samme postkasse, kan det medføre konflikter med ejerskabet af indgående mails.

Advarsel!

Kreditoragenten behandler kun mails, der indeholder vedhæftede PDF-filer. Sørg for, at agenten har fuldt ejerskab over postkassen, og at brugerne ikke ved et uheld kan læse eller fjerne mails:

  • Den overvågede postkasse bør kun være til stede inde fra Business Central.
  • Brugerne bør ikke få adgang til den overvågede postkasse fra Outlook.
  • Brug en delt postkasse, hvis det er muligt.
  • Sørg for, at mails indeholder 10 eller færre vedhæftede filer. Agenten springer mails over, der har mere end 10 vedhæftede filer.

PDF-filer, der ikke genkendes som fakturaer, markeres som ukendt dokumenttype. Du kan filtrere disse dokumenter ved at vælge visningen Ukendt dokumenttype på siden Indgående e-dokumenter og derefter fjerne dem. Du kan også fjerne ikke-understøttede filer modtaget i denne postkasse på denne måde.

Viser visningen Ukendt dokumenttype på siden Indgående e-dokumenter

Udtræk af fakturadata

PDF-filen sendes til udtrækning af ocr-data (Optisk tegngenkendelse) med Azure Document Intelligence, og resultatet gemmes i den samme E-Document-post.

Agenten hjælper med at kategorisere importerede PDF-dokumenter, når det er usikkert, om PDF-filen er en kreditorfaktura. Du kan identificere disse dokumenter i indgående e-dokumenter ved hjælp af den ukendte dokumenttype.

Oplysninger om udarbejdelse af kladdefaktura

Når agenten betragter et PDF-dokument som en gyldig kreditorfaktura med stor tillid, starter det med at identificere den leverandør, der skal oprette købsfakturakladden. I denne proces kan agenten have brug for hjælp fra en agenttilsynsførende, hvis vedkommende ikke med sikkerhed kan identificere den rigtige kreditor. Hvis agenten ikke kunne identificere kreditoren, kan agentens overordnede instruere agenten i at oprette kreditoren på deres vegne ved hjælp af feltet Give instruktioner til agenten feltet i feltet agent Opgaver i ruden Copilot.

Agenten stopper, når den ikke kan identificere kreditoren:

Leverandøren identificeres ikke af agenten

Agentledere kan instruere agenten i at oprette leverandøren ved hjælp af OCR-dataene som input:

Agenten instrueres om at oprette leverandøren

Du kan angive flere instruktioner ved at vælge en af de foreslåede handlinger eller skrive dine egne instruktioner i feltet. Når du har valgt en af disse indstillinger, skal du vælge Bekræft. I ovenstående eksempel er instruktionen Opret kreditor valgt. Få mere at vide i Giv instruktioner til agenten.

Når agenten har oprettet leverandøren, vil den bede agenttilsynsføreren om at gennemgå den nyoprettede leverandør:

Agenttilsynsfører bliver bedt om at gennemgå leverandøren

Når den tilsynsførende for agenten åbner kreditorkortet, kan denne nemt identificere de felter, som agenten har angivet, og udfylde resten af felterne efter behov. Hvis agenten skal arbejde med den aktuelle faktura med det samme, skal du fjerne blokeringen af kreditoren ved at bruge feltet Spærret på kreditorkortet.

Bemærkning

Når agenten opretter en ny kreditor, er feltet Spærret på kreditorkortet angivet til Alle. Denne funktionsmåde sikrer, at leverandørgodkendelse kan behandles korrekt. Som regel godkendes kreditorer og deres bankkonti ved at have kommunikation med kreditoren og foretage manuelle opkald til kreditorens økonomiafdeling. I mange områder er denne handling en forudsætning for en vellykket revision. Hvis du lader den nyoprettede kreditor være i spærret tilstand, sikrer du, at der ikke kan ske fakturering, før blokeringen af kreditoren fjernes. Agenten i sig selv indeholder ingen funktioner til leverandørgodkendelser.

Når du har valgt Bekræft i agenten Tasks i ruden Copilot, forsøger agenten igen at identificere leverandøren, hvilket nu skulle lykkes, fordi den netop er oprettet, da du har fjernet blokeringen af leverandøren.

Når agenten har identificeret kreditoren, starter behandlingen af fakturadetaljerne på linjeniveau. Agenten bruger forskellige metoder til at udarbejde de bedst mulige detaljer. Det kan f.eks. bruge AI, leverandørfakturahistorik, tilknytning af tekst til finanskonti, varereferencer og meget mere. Agenten registrerer alle kladdedetaljer for den specifikke kreditorfaktura i en Købsdokumentkladde vedrørende det Indgående e-dokument. Du kan få adgang til kladden fra det Indgående e-dokument, når du ikke interagerer med agenten. Den er også knyttet til fanen agent Tasks i ruden Copilot, når der er en agentsupervisor involveret.

Færdiggøre købsdokumentkladden

I Købsdokumentkladden vises agentens kladdedetaljer til brugeren, og agenten forklarer, hvorfor der er fremsat bestemte feltværdiforslag. Kladden hjælper brugerne med at lære om agentens ræsonnement og beslutte, om kladdedetaljerne skal justeres, før kladden færdiggøres.

I hvert afsnit kan du se tip til, hvor mange felter der skal gennemgås:

Agent viser tip om, hvor mange felter der skal gennemgås

Hvert felt, hvor der kræves en gennemgang, har et tip, der beskriver agents begrundelse for at angive feltets værdi:

Agent viser ræsonnementet bag indstillingen af feltværdien

Disse tip hjælper dig med at få tillid til agentens arbejde, og når du er færdig med at gennemgå, færdiggør du fakturaen. Når du færdiggør en købskladde, oprettes der en købsfaktura baseret på kladden. Når du har færdiggjort en kladde, sammenkædes den med købsfakturaen, og den kan ikke længere redigeres. Kladden bliver stående, så længe købsfakturaen foreligger.

Aktivering og konfiguration

Agenten er tilgængelig i Business Central og er klar til brug. Hvis du vil aktivere den, skal du se Opsætning af Kreditoragent for at lære, hvordan du indstiller kreditoragenten til de agenttilsynsførende, du vil arbejde sammen med.

Fakturering ved brug

Kreditoragenten bruger Copilot kreditter for AI-interaktioner, som kan medføre gebyrer baseret på interaktionskompleksitet. Før du bruger agenten, skal du konfigurere en faktureringsmodel for dit Business Central miljø. Få flere oplysninger i Administrere forbrugsbaseret fakturering.

Generelle agenthandlinger

Leverandørgældsagenten kører autonomt i baggrunden ved hjælp af kunstig intelligens for at udføre sine opgaver, samtidig med at brugerne holdes informeret om vigtige trin og involveres, når det er nødvendigt. Det kan være nødvendigt at involvere brugerne i bestemte scenarier, f.eks. når brugere gennemser kreditorfakturakladder, der er oprettet af agenten, baseret på angivne præferencer.

Konceptuelt interagerer agenten med Business Central funktioner som en Business Central bruger. Agenten får generelle instruktioner i et naturligt sprog, der beskriver, hvordan kreditorfakturaer skal håndteres. Den bruger metadata for brugergrænsefladen, f.eks. billedtekster, værktøjstip og andre egenskaber sammen med data på Business Central sider og sine egne instruktioner, til at beslutte hvert trin, der er nødvendigt for at afslutte opgaven. Med udgangspunkt i det angivne rollecenter navigerer agenten gennem siderne, vælger brugergrænsefladehandlinger og indtaster data, som en bruger gør. Denne fremgangsmåde gør det muligt for agenten at forblive fleksibel og tilpasningsdygtig, fordi dens interaktionsoverflade og trin ikke er hardcodede. I stedet bestemmer kunstig intelligens dem baseret på konteksten for hver trin.

Denne fleksibilitet gør det muligt for agenten at finde og interagere med relevante brugerdefinerede felter og handlinger. Det kan også forsøge automatisk at løse valideringsfejl ved at behandle viste fejlmeddelelser og justere inputtet.

Kunde- og Business Central brugerinddragelse

Agentovervågere kan kontrollere agentens handlinger, importerede PDF-fakturaer og kladde til købsfakturaoplysninger. De kan nemt se de data, som agenten indtaster, sammenlignet med data fra Business Central forretningslogik og importerede OCR-data og ændre kladden til købsfakturaen efter behov.

Agenten omfatter udpegede Business Central brugere, kaldet agentvejledere eller tilsynsførende, hvis det ikke er sikker på, hvordan fakturaen skal registreres. Det kan f.eks. være, at kreditoren ikke kan identificeres med sikkerhed.

Tilladelser og profiler

Agenten fungerer inden for de tilladelser og den profil (rolle), som administratoren tildeler. Få mere at vide i Administrere agenttilladelser og brugeradgang.

Begrænsninger

Følgende begrænsninger gælder for kreditoragenten:

Funktionsbegrænsninger

Kreditoragenten understøtter i øjeblikket ikke følgende funktioner:

  • Matching af købsordrer
  • Godkendelsesflows
  • Registrering af uregelmæssigheder

Begrænsninger for dokument og forbrug

Følgende begrænsninger gælder for dokumentbehandling og daglig brug:

  • Agenten behandler kun mails med vedhæftede PDF-filer. Mails uden vedhæftede PDF-filer behandles ikke til oprettelse af fakturaer.
  • Agenten springer mails over med mere end 10 vedhæftede filer. Hver mail skal indeholde 10 eller færre vedhæftede filer.
  • Agenten behandler ikke PDF-filer med mere end 10 sider.
  • Agenten behandler ikke PDF-filer, der er større end 5 MB.
  • Agenten behandler ikke mere end 100 mails pr. dag.
  • Agenten behandler ikke mere end 500 fakturaer pr. dag.

Næste trin

Konfigurer Copilot og agentfunktioner
Ofte stillede spørgsmål om ansvarlig AI til kreditoragent

  • Last updated on