Bargeldverwaltung, Übersicht

Dieser Artikel enthält eine Übersicht über die Cash Management-Funktionen in Microsoft Dynamics 365 Commerce Point of Sale (POS). Er bietet auch Hilfe bei der Einrichtung der Bargeldnachverfolgungsfunktion für zweiseitige Transaktionen.

Bargeldverwaltung ist eine wesentliche Funktion für Einzelhändler in physischen Läden. Einzelhändler möchten, dass ihre Geschäfte Systeme haben, die eine vollständige Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht von Bargeld und ihrer Bewegung in den verschiedenen Registern und Kassen in einem Geschäft bieten. Sie müssen in der Lage sein, eventuelle Differenzen abzustimmen und die Verantwortlichkeit zu bestimmen.

Dynamics 365 Commerce bietet Funktionen für das Cash Management in der POS-Anwendung. Einzelhändler haben zwei Bargeldverwaltungsoptionen:

• Einseitige Bargeldtransaktionen: Mit dieser Option können Einzelhändler das Bargeld für einen Laden abstimmen, können aber nicht präzise die Verantwortlichkeit bestimmen, sollte es zu Abweichungen kommen. Nachdem eine einseitige Bargeldtransaktion ausgeführt wurde, ist keine weitere Aktion erforderlich, da sie als abgeschlossen betrachtet wird.
• Zweiseitige Bargeldtransaktionen: Mit dieser Option wird die Bargeldnachverfolgungsoption aktiviert, die eine zweiseitige Bargeldtransaktion erzwingt und die Verantwortung für alle Bargeldbewegungen zu bestimmen. Wenn ein Kassierer eine Operation durchführt (z. B. Geldentnahme), muss der andere Kassierer, der das Geld erhält, diese Aktion abgleichen, um sicherzustellen, dass der Transaktionsbetrag korrekt ist.

Richten Sie die Funktion zur Rückverfolgbarkeit von Bargeld ein

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Bargeldnachverfolgbarkeitsfunktion einzurichten, indem Sie das Funktionsprofil für Geschäfte konfigurieren:

1. Gehen Sie in Commerce headquarters zu Einzelhandel und Handel > Kanaleinrichtung > POS-Einrichtung > POS-Profile > Funktionsprofile.
2. Wählen Sie ein Funktionalitätsprofil aus, das mit den Stores verknüpft ist, für die Sie die Funktion zur Rückverfolgbarkeit von Bargeld einrichten möchten.
3. Legen Sie im Abschnitt Funktionen des Funktionsprofils unter Erweiterte Bargeldverwaltung die Option Bargeldnachverfolgbarkeit aktivieren auf Ja fest.

Einen Tresor einrichten

Sie können mit dieser Option mehrere Geldschränke für einen Laden definieren und verwalten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen sicheren Geschäftssitz einzurichten:

1. Rufen Sie Einzelhandel und Handel > Kanäle > Filialen > Alle Filialen auf.
2. Wählen Sie im Feld Einzelhandelskanal-ID die Einzelhandelskanal-ID des Geschäfts aus, für das Sie einen Tresor einrichten möchten.
3. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Eirichten in der Gruppe Einrichten auf Tresor.
4. Wählen Sie auf der Seite Tresordeklaration die Option Neu aus.
5. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Tresor ein.
6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 für jeden weiteren Tresor, den Sie hinzufügen möchten.
7. Führen Sie dann den Verteilungsplan-Einzelvorgang 1070 Kanalkonfiguration aus, um die Tresorkonfiguration mit de Kanaldatenbank zu synchronisieren.

Wie das Bargeldmanagement gehandhabt wird, wenn die Bargeldrückverfolgbarkeitsfunktion aktiviert ist

Die Bargeldverwaltung wird wie folgt gehandhabt wird, wenn die Bargeldrückverfolgbarkeitsfunktion aktiviert ist:

• Ein Benutzer, der zum Startbetrag deklarieren aufgefordert wird, muss die Quelle des Bargelds eingeben. Der Benutzer kann nach verfügbaren Tresors suchen, die im Geschäft definiert sind. Sie können dann den Tresor auswählen, aus dem das Bargeld stammt, damit es in die Kasse gelangt.
• Ein Benutzer, der eine Zahlungsmittel entfernen Aktion durchführt, wird aufgefordert, aus einer Liste von Open-Float-Eintragstransaktionen auszuwählen. Wenn der entsprechende Float-Eintrag im System nicht vorhanden ist, kann der Benutzer eine nicht verknüpfte Ausschreibungsentfernungstransaktion erstellen.
• Ein Benutzer, der eine Zahlungsmittel eingeben Aktion durchführt, wird aufgefordert, aus einer Liste von offenen Zahlungsmitteleingabentransaktionen auszuwählen. Wenn die entsprechende Zahlungsmittelentfernung im System nicht vorhanden ist, kann der Benutzer eine nicht verknüpfte Bareinlage-Transaktion erstellen.
• Ein Benutzer, der einen Vorgang Ablage in Tresor vornimmt, wird dazu aufgefordert, den Tresor auszuwählen, in den das Bargeld gelegt wird.

Transaktionsabstimmung

Wenn ein Benutzer beschließt, eine Schicht zu schließen, überprüft das System, dass es keine nicht abgestimmten Bargeldverwaltungstransaktionen in der Schicht gibt. Eine Schicht kann nicht geschlossen werden, wenn nicht abgestimmte Transaktionen vorhanden sind.

Transaktionen können entweder automatisch durch das System oder manuell durch den Benutzer abgestimmt werden.

Automatische Transaktionsabstimmung

Die automatische Transaktionsabstimmung erfolgt, wenn das System Transaktionen nach bestimmten Aktionen automatisch abgleicht.

Ein Benutzer führt z. B. einen Cash Management-Vorgang (z. B. Ausschreibungsentfernung) in Schicht A durch, um 20 $ an Schicht B zu senden. Wenn der Benutzer in Schicht B einen Float-Eintrag ausführt und die Transaktion auswählt, werden die beiden Transaktionen automatisch abgestimmt.

Manuelle Transaktionsabstimmung

Sie benötigen eine manuelle Transaktionsabstimmung, wenn die automatische Transaktionssöhnung nicht erfolgt.

Wenn der Benutzer in Schicht B im vorherigen Beispiel keinen Float-Eintragsvorgang ausführt oder während des Float-Eintragsvorgangs nicht die richtige Transaktion auswählt, bleibt die Aktion zum Entfernen des Angebots unversöhnt und erfordert eine manuelle Abstimmung.

Um innerhalb einer Schicht oder über Schichten manuell abzugleichen, können Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen den Vorgang "Schichten verwalten" ausführen. Die Ansicht Schichten verwalten erleichtert das Anzeigen von Schichten mit nicht abgestimmten Transaktionen. Der Benutzer kann eine Schicht auswählen und dann Abgleichen auswählen, um eine Liste mit abgeglichenen und nicht abgeglichenen Transaktionen auf separaten Registerkarten anzuzeigen. Der Benutzer kann dann entweder nicht abgestimmte Transaktionen auswählen und sie abstimmen oder zuvor abgestimmte Transaktionen auswählen und deren Abstimmung aufheben. Während der Abstimmung, wenn eine ausgewählte Transaktion nicht ausgeglichen werden kann, muss der Benutzer eine Beschreibung des Grunds eingeben, warum die Abstimmung keinen Saldo ergibt. Der Benutzer kann fortfahren, Transaktionen abzustimmen oder deren Abstimmung aufzuheben, bis die Schicht geschlossen ist. Nachdem eine Schicht abgeschlossen ist, kann die Abstimmung für die Transaktionen nicht aufgehoben werden.

Tresorverwaltung

In Dynamics 365 Commerce können Sie die Barabsöhnung nur auf Schichtebene durchführen. Um Bargeld in einem Tresor zu verwalten, müssen Sie den Tresor durch eine Schicht verwalten.

Beispielgeschäftsprozess für Cash Management mit Tresor

Das folgende Beispiel skizziert den Geschäftsprozess für das Bargeldmanagement, das einen Tresor verwendet.

Zu Beginn des Tages deklariert der Marktleiter den Startbetrag im Safe. Hier sind die Schritte, die der Geschäftsleiter befolgen muss.

1. Öffnen Sie eine Schicht auf dem dedizierten Register für den Safe.
2. Gehen Sie zum Vorgang Tresor verwalten, wählen Sie einen Safe aus und wählen Sie dann Startbetrag deklarieren.
3. Geben Sie Betrag ein und wählen Sie Speichern aus.

Wenn der Kassierer bereit ist, den Tag zu beginnen, öffnet er die Schicht und holt sich über den Filialleiter den Startbetrag aus dem Tresor. Hier sind die Schritte, die der Kassier und Geschäftsleiter befolgen muss.

1. Der Kassierer eröffnet die Schicht auf einer Kasse (z. B. Schicht A).
2. Der Geschäftsleiter geht zum Vorgang Tresor verwalten auf dem speziellen Register für den Tresor und führt den Vorgang Zahlungsmittel entfernen aus, und wählt den richtigen Betrag und die richtige Verschiebung für die Entfernung aus. Die Schicht muss auf der Kasse geöffnet werden, in die das Geld aus dem Tresor übertragen wird.
3. Der Kassierer nimmt das Geld, führt einen Vorgang Startbetrag deklarieren an seiner Kasse aus und wählt die Transaktion aus, die zuvor erstellt wurde, um den Startbetrag widerzuspiegeln. Diese Aktionen lösen den automatischen Abgleich der beiden Transaktionen aus.

Der Kassierer führt dann den ganzen Tag über regelmäßige Verkaufstransaktionen durch.

Wenn das Bargeld in der Kassenschublade den definierten Grenzwert überschreitet, wird der Kassierer über das überschüssige Bargeld benachrichtigt und führt eine sichere Einzahlung durch. Hier sind die Schritte, die der Kassier und Geschäftsleiter befolgen muss.

1. Die Kassiererin übergibt das Geld an den Filialleiter. Alternativ wirft der Kassierer das Geld in den Tresor, indem er Tresor abwerfen auswählt, den Betrag eingibt und den Tresor auswählt, in den das Geld geworfen werden soll.
2. Der Geschäftsleiter zählt das Geld und fährt dann mit der Operation Tresor verwalten in der speziellen Registrierkasse für den Tresor fort.
3. Der Filialleiter wählt den Tresor aus, wählt Entnahme eintragen und wählt dann die zuvor erstellte Transaktion aus. Diese Aktionen lösen den automatischen Abgleich der beiden Transaktionen aus.

Am Ende des Tages wirft der Kassierer den gesamten Bargeldbetrag in der Kassenschublade in den Tresor, deklariert das Zahlungsmittel und schließt die Schicht blind. Hier sind die Schritte, die der Kassier befolgen muss.

1. Wählen Sie Tresor abwerfen, geben Sie den Betrag ein und wählen Sie den Tresor aus, in den das Geld geworfen werden soll.
2. Wählen Sie Zahlungsmittelerklärung und dann 0 (Null) als Betrag aus.
3. Wählen Sie Schicht schließen, um die Schicht blind zu schließen.
4. Übergeben Sie dem Storemanager das Geld oder werfen Sie es in den Tresor.

Der Manager gleicht die letzte Tresorabwurf-Transaktion ab, führt eine Bankeinzahlung durch und schließt beide Schichten (die Schicht des Kassierers und die Schicht für den Tresor). Hier sind die Schritte, die der Geschäftsleiter befolgen muss.

1. Gehen Sie zum Vorgang Tresor verwalten im dedizierten Register für den Tresor.
2. Wählen Sie einen Tresor aus und wähle Entnahme eintragen und wählt dann die zuvor erstellte Transaktion aus. Diese Aktionen lösen den automatischen Abgleich der beiden Transaktionen aus.
3. Wählen Sie für den ausgewählten Tresor Bankeinzahlung und dann das Geld aus, das in die Bank eingezahlt werden muss.
4. Beenden Sie den Vorgang Tresor verwalten und wählen Sie dann Zahlungsmitteldeklaration , um das Guthaben im Tresor zu deklarieren.
5. Gehen Sie zum Vorgang Schichten verwalten, wählen Sie die Blind-Closed-Schicht für den Kassierer aus und schließen Sie dann die Schicht. Die Schicht des dedizierten Registers für den Safe zeigt eine nicht abgestimmte Transaktion (Deklarieren des Anfangsbetrags), die Sie für den Safe ausgeführt haben. Da erwartet wird, dass das Geld von einer externen Quelle (z. B. einer Bank) hinzugefügt wird, kann diese Transaktion nicht automatisch abgeglichen werden. Er muss manuell abgestimmt werden. Der Filialleiter wählt die nicht abgestimmte Transaktion aus und schließt dann die Schicht.

Wichtige Hinweise zur sicheren Verwaltung

• Geld, das am Ende des Tages im Safe verbleibt, wird nicht automatisch an den nächsten Tag übertragen. Zu Beginn des Tages deklariert der Filialleiter den Startbetrag im Safe.
• Für alle sicherheitsbezogenen Aktionen muss der Benutzer die Operation Safe verwalten verwenden. Es gibt keine andere Möglichkeit, den Tresor auszuwählen, für den die Bargeldtransaktionen aufgezeichnet werden. Der Startbetrag deklarieren, Mittelzugang-Eintrag, Zahlungsmittelrücknahme und Banklöschvorgänge müssen im Kontext des Vorgangs Sicherheit verwalten durchgeführt werden.
• Bevor die mit dem Tresor verbundene Schicht geschlossen werden kann, muss der Nutzer die Kassenerklärung im dafür vorgesehenen Register für den Tresor durchführen. Diese Operation ist die einzige, die nicht im Zusammenhang mit einem Tresor stattfindet. Daher ist es in der Operation Safe verwalten nicht verfügbar. Wenn dasselbe Register zur Verwaltung mehrerer Safes verwendet wird, sollte die Zahlungsmittelerklärung die Summe des Geldes in all diesen Safes sein.
• Der Vorgang Startbetrag deklarieren am Tresor wird nicht automatisch abgeglichen. Er muss manuell abgestimmt werden.
• Die Operation Startbetrag deklarieren ist auf zwei Ebenen in der Operation Tresor verwalten verfügbar: die Shift-Ebene und die Safe-Ebene eben. Um den Startbetrag für einen Tresor im dedizierten Register für diesen Tresor zu deklarieren, muss der Benutzer den Vorgang Startbetrag deklarieren im Vorgang Tresor verwalten ausführen. Der Startbetrag deklarieren Vorgang auf der Schichtebene kann verwendet werden, wenn zusätzliches Geld in der Kassenschublade vorhanden ist, die diesem Register zugeordnet ist.
• Um Geld in beide Richtungen zwischen einem Tresor und einer Schicht zu transferieren, muss die Schicht auf der Kasse geöffnet werden, die das Geld sendet oder empfängt. Im vorherigen Beispiel für die Tresorverwaltung muss Schicht A geöffnet sein, bevor das Geld vom Tresor in diese Schicht transferiert werden kann.
• Wenn die Bargeldrückverfolgbarkeitsfunktion aktiviert ist, kann der Benutzer eine Aktion Ablage im Tresor durchführen, indem er einen einzelnen Zahlungsmitteltyp in einer Transaktion auswählt. Wenn die Kassenschublade mehrere Zahlungsmittel enthält (z. B. Bargeld in US-Dollar [USD], Bargeld in kanadischen Dollar [CAD] und Schecks), muss der Benutzer pro Zahlungsmitteltyp eine sichere Einzahlung durchführen.
• Das System unterstützt die Buchung der Tresoreinzahlungen und Bankeinzahlungen in die entsprechenden Hauptbuchkonten (GL), wie auf der Seite Zahlungsmittel in Commerce headquarters (Shop > Zahlungsmethoden > Zahlung) definiert ist. Wenn der Vorgang Bank-Ablage verwendet wird, um Geld vom Safe zur Bank zu bewegen, wird das Geld im Sachkonto Tresor-Ablage reduziert und im Sachkonto Bank-Ablage erhöht. Obwohl Beträge, die im Tresor deponiert werden, im Sachkonto „Ablage im Tresor“ aufgezeichnet werden, wird dieses Sachkonto durch Geld, das vom Tresor entfernt wird, nicht aktualisiert. Andere Bargeldverwaltungs-Transaktionen (z. B. Mittelzugang-Eingabe und Zahlungsmittel-Entnahme) werden nicht in einem bestimmten Hauptbuch erfasst.

Finanzabstimmung im Shop

Wenn Bargeldverwaltungstransaktionen in der Zentrale verarbeitet werden, verwendet das System die Parameter, die Sie im Abschnitt " Erklärung/Abschluss " der Seite "Alle Stores " definieren, um diese Transaktionen zu überprüfen. Wenn Sie jedoch die Funktion zur finanziellen Abstimmung in der Zentrale aktivieren, sieht der POS-Benutzer das Ergebnis dieser Überprüfungen in POS, wenn er versucht, die Schicht zu schließen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Funktion für die finanzielle Abstimmung in der Zentrale einzurichten:

1. Aktivieren Sie im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung die Funktion Einzelhandelsaufstellungen – Einzelzulauf.
2. Legen Sie im POS-Funktionsprofil für den entsprechenden Shop die Option Finanzabstimmung im Shop aktivieren auf Ja fest.

Weitere Informationen zur Finanzabgleichsfunktion finden Sie unter Finanzabgleich im Geschäft.

Bargeldverwaltung für mehrere Währungen

Einzelhändler können POS so konfigurieren, dass sie mehrere Währungen als Zahlung für eine Transaktion akzeptieren, aber normalerweise kann die zurückgegebene Änderung nur in der Standardwährung des Stores bereitgestellt werden.

Beispielsweise konfiguriert ein Händler seinen US-Shop mit United States Dollar (USD) als Standardwährung, aber ein Kunde zahlt für eine Transaktion mit Euro (EUR). Der Händler kann nur Wechselgeld für die Transaktion in der Standardwährung des Geschäfts, USD, herausgeben. In diesem Szenario enthält die Barschublade zu Beginn des Geschäftstags nur USD, aber am Ende des Geschäftstages enthält die Schublade mehrere Währungen (USD und EUR).

Einige Einzelhändler entscheiden sich für die Erweiterung ihres POS, um es Kassierern zu ermöglichen, Wechselgeld in der eingezahlten Währung zurückzugeben. Dazu sind jedoch Cash-Management-Vorgänge wie Angabe des Startbetrags, Barangebot und Angebot entfernen, um auch Fremdwährungen zu unterstützen, damit die Einzelhändler Währungsbewegungen bei verschiedenen Transaktionen berücksichtigen können.

Mit der Commerce-Version 10.0.38 unterstützen alle Cash-Management-Vorgänge zusätzlich zur Standardwährung eines Shops auch Fremdwährungen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Bargeldverwaltung über mehrere Währungen hinweg zu konfigurieren, um Währungsbewegungen über verschiedene Transaktionen hinweg nachzuverfolgen:

1. In Commerce headquarters gehen Sie zu Einzelhandel und Commerce > Kanäle > Shops > Alle Shops.
2. Wählen Sie die Filiale aus, für die Sie die Bargeldverwaltung über mehrere Währungen hinweg zulassen möchten.
3. Wählen Sie die Registerkarte Einrichten und dann Bargelddeklaration aus, um die unterstützten Nennwerte in verschiedenen Währungen für das Geschäft zu öffnen, wie im folgenden Beispielbild gezeigt.
4. Fügen Sie die erforderlichen Nennwerte für die zu verfolgenden Währungen zusammen mit der Standardwährung des Shops hinzu.
5. Gehen Sie zum Formular mit den Geschäftsdetails und legen Sie die Konfiguration Berechnung des Startbetrags auf Summe fest, wie im folgenden Beispielbild dargestellt.
6. Führen Sie den Auftrag 1070 (Kanalkonfiguration) aus.
7. Wechseln Sie zu POS für den Store, in dem Sie die Bargeldverwaltung über mehrere Währungen hinweg zulassen möchten.
8. Führen Sie den Vorgang Startbetrag deklarieren aus.
9. Wählen Sie Anzahl aus, um die unterstützten Stückelungen zu öffnen.
10. Wählen Sie das Filtersymbol, wählen Sie die gewünschte Währung aus, geben Sie den Startbetrag ein und wählen Sie dann Speichern aus.
11. Wiederholen Sie den vorherigen Vorgang, um den Anfangsbetrag für alle gewünschten Währungen hinzuzufügen. Die in Schritt 5 beschriebene Konfiguration stellt sicher, dass die verschiedenen Beträge über mehrere Währungen hinweg addiert werden, um den Startbetrag zu berechnen. Pro Transaktion kann nur ein Währungsbetrag hinzugefügt werden. Der Versuch, Startbeträge für mehrere Währungen in einer einzelnen Transaktion hinzuzufügen, führt zu einem Fehler. Ähnliche Erfahrungen gelten für die Vorgänge Angebot hinzufügen und Angebot entfernen.
12. Während des Geschäftstages können Sie den Währungssaldo aus den Kassenschubladen entnehmen, indem Sie die Vorgänge Tresoreinwurf und Bankeinwurf nutzen.
13. Am Ende des Geschäftstages können Sie mit dem Vorgang Zahlungserklärung die Gesamtbeträge für alle Währungen erfassen. Der Vorgang Zahlungserklärung unterstützt die Aufzeichnung der Daten über mehrere Währungen hinweg in einer einzigen Transaktion, sodass es nicht notwendig ist, die Gesamtbeträge jeweils in einer Währung zu erfassen.