Verwenden von Word Vorlagen zum Erstellen standardisierter Dokumente

Nachdem Sie Office Word-Vorlagen in Kundenbindungs-Apps erstellt und importiert haben (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing und Dynamics 365 Project Service Automation) wählen Benutzer eine Schaltfläche aus, um standardisierte Dokumente automatisch mit Daten aufgefüllt zu generieren. Dieses Feature enthält einige besondere Aspekte, die Sie kennen müssen, um erfolgreich Word Vorlagen zu erstellen.

Unterstützte Versionen von Word

Führen Sie die Schritte in diesem Artikel aus, um Word Vorlagen in Kundenbindungs-Apps erfolgreich zu erstellen und zu verwenden.

Schritt 1: Erstellen einer Word Vorlage

Wo Sie eine Vorlage erstellen können

Es gibt zwei Orte in Kundenbindungs-Apps, an denen Sie eine Word Vorlage erstellen können:

• From Power Platform Admin Center.

  Für den Zugriff sind ausreichende Berechtigungen notwendig, zum Beispiel die Rolle Systemadministrator oder Systemanpasser. Informationen zum Überprüfen Ihrer Sicherheitsrolle finden Sie unter Anzeigen Ihres Benutzerprofils. Wenn Sie nicht über die benötigten Berechtigungen verfügen, müssen Sie Ihren Systemadministrator kontaktieren.

  1. Melden Sie sich im Power Platform Admin Center an.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich die Option Verwalten aus.

  3. Wählen Sie im Bereich "Verwalten"die Option "Umgebungen" aus, und wählen Sie eine Umgebung aus.

  4. Wechseln Sie auf der Seite "Umgebungen" zur Befehlsleiste, und wählen Sie "Einstellungen" aus.

  5. Erweitern Sie Vorlagen und wählen Sie dann Dokumentvorlagen aus.

  6. Wechseln Sie in Microsoft Dynamics 365 zur Befehlsleiste, und wählen Sie New aus, um die Vorlage aus CRM-Daten erstellen Dialogfeld zu öffnen.

• Über eine Datensatzliste. Beispiel:

  1. Melden Sie sich bei der Anwendung Vertriebshub an.
  2. Wählen Sie im Navigationsbereich Verkaufschancen.
  3. Wählen Sie in der Rasteransichtsauswahl in der Befehlsleiste Meine offenen Verkaufschancen aus, um eine Liste der Datensätze anzuzeigen.
  4. Wählen Sie in der Liste Word Vorlagen aus, und wählen Sie dann Word Vorlage erstellen aus, um die Vorlage aus CRM-Daten erstellen Dialogfeld zu öffnen.

  

Im Dialogfeld "Vorlage aus CRM-Daten erstellen ":

1. Wählen Sie Word Vorlage aus.
2. Wählen Sie eine Entität aus, mit der gefiltert werden soll.
3. Wählen Sie "Entität auswählen " aus, um das Dialogfeld "Entität auswählen " zu öffnen.

Im Dialogfeld "Entität auswählen " konfigurieren Sie die Entitätsbeziehungen.

Was sind 1:N, N:1- und N:N-Beziehungen?

Dieser Bildschirm erfordert ein Verständnis der Datenstruktur Ihrer Apps zur Kundeninteraktion. Ihr Administrator oder Customizer kann Informationen zu Entitätsbeziehungen bereitstellen. Administrative Inhalte finden Sie unter Übersicht über Entitätsbeziehungen.

Im Anschluss finden Sie einige Beispielsbeziehungen für die Entität „Firma“.

Relationship	Beschreibung
	Eine Firma kann mehrere Kontakte haben.
	Ein Lead, eine Firma oder eine Kontakt kann mehrere Firmen haben.
	Eine Firma kann mehrere Marketinglisten haben. Eine Marketinglisten kann mehrere Firmen haben.

Die beziehungen, die Sie auf diesem Bildschirm auswählen, bestimmen, welche Entitäten und Felder später verfügbar sind, wenn Sie die Word Vorlage definieren. Wählen Sie nur Beziehungen aus, zu denen Sie Daten der Word-Vorlage hinzufügen müssen.

Vorlage herunterladen

Wählen Sie Vorlage herunterladen auf der Seite Entität auswählen, um eine Word-Datei auf Ihrem lokalen Computer zu erstellen, die die exportierte Entität als XML-Daten enthält.

Schritt 2: Aktivieren der Entwicklerregisterkarte

Öffnen Sie die Word-Vorlage. Zu diesem Zeitpunkt ist das Dokument leer.

Um XML-Daten für Kundenbindungs-Apps anzuzeigen und hinzuzufügen, müssen Sie die Registerkarte Word Entwickler aktivieren.

1. Gehen Sie zu Datei>Optionen>Benutzerdefiniertes Menüband und aktivieren dann Entwickler.

   

2. Wählen Sie OK aus.

   Developer wird jetzt im menüband Word angezeigt.

   

Vermeiden eines bekannten Problems beim Erstellen von Vorlagen

Es gibt ein bekanntes Problem mit den von Kundenbindungs-Apps generierten Word-Vorlagen und Office Word. Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Probleme mit Steuerelementfeldern zu verhindern, bevor Sie zu step three wechseln, in dem Sie der Word Vorlage XML-Inhaltssteuerelementfelder hinzufügen.

Fügen Felder nur als normaler Text oder Bilder hinzu

Sie verwenden den XML-Zuordnungsbereich, um Ihrer Word Vorlage Entitätsfelder hinzuzufügen. Fügen Sie Felder nur als Normaler Text oder Bild hinzu.

Nehmen Sie keine Textänderungen am hinzugefügten Inhaltssteuerelement vor

Sie können Formatierungsänderungen an den Inhaltssteuerelementfeldern vornehmen (z. B. Fetten des Texts) Sie dürfen jedoch keinen anderen Textänderungen, einschließlich Großschreibungsänderungen vornehmen.

Wenn Word einfriert oder es zu Leistungseinbußen kommt, versuchen Sie, AutoCorrect zu deaktivieren.

Deaktivieren der AutoCorrect

1. Wenn die Vorlagendatei in Word geöffnet ist, wechseln Sie zu File>Options>Proofing>AutoCorrect Options.

   

2. Deaktivieren Sie die Optionen Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen und Automatisch Vorschläge aus dem Wörterbuch verwenden.

   

3. Deaktivieren Sie die Option Bindestriche (--) durch Bindestrich (-) ersetzten auf den Registerkarten AutoFormat und AutoFormat während der Eingabe.

4. Wählen Sie OK aus.

Schritt 3: Definieren der Vorlage

Verwenden Sie den XML-Zuordnungsbereich, um die Word-Vorlage mit Entitätsfelder zu definieren.

1. Wählen Sie in Ihrer Word Vorlage Developer>XML-Zuordnungsbereich aus, um das Standard-XML-Schema auszuwählen.

   

   

2. XML-Schema auswählen Dies beginnt mit „urn:microsoft-crm/document-template/“.

   

   Wichtig

   Wenn Sie häufig versehentliche Bearbeitungen haben, die dazu führen, dass Word einfriert oder die Leistung abnimmt, deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Optionen gemäß dem Abschnitt Bekanntes Problem beim Erstellen von Vorlagen vermeiden.

3. Erweitern Sie die Entität, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Entitätsfeld, und wählen Sie dann "Inhaltssteuerelement einfügen>Nur-Text" aus.

   

   Das Entitätsfeld wird der Word-Vorlage hinzugefügt.

   

   Fügen Sie zusätzliche Entitätsfelder hinzu, geben Sie beschreibenden Text und Beschriftungen ein, und formatieren Sie das Dokument.

   Eine vollständige Vorlage können so aussehen:

   

   Einige Inhaltssteuerelementfelder haben wahrscheinlich mehrere Datenzeilen. Beispielsweise verfügen Firmen oft über mehr als einen Kontakt. Wenn Sie alle Daten in Ihre Word Vorlage einschließen möchten, legen Sie das Feld für das Inhaltssteuerelement so fest, dass es wiederholt wird.

Fest von wiederholten Inhaltssteuerelementfeldern

1. Platzieren Sie Felder mit wiederholenden Daten in einer Tabellenzeile.

2. Wählen Sie die gesamte Tabellenzeile in der Vorlage aus.

   

3. Klicken Sie im XML-Zuordnungsbereich mit rechts auf die Beziehung mit dem Inhaltssteuerelementfelder, und klicken Sie dann Wiederholen

   

   Wenn Sie die Vorlage Word in Kundenbindungs-Apps zum Erstellen eines Dokuments verwenden, füllt die Tabelle mehrere Datenzeilen auf.

   Wenn die Vorlage die von Ihnen gewünschten Felder und Formatierungen aufweist, speichern Sie sie und laden Sie sie in Apps zur Kundeninteraktion hoch.

Schritt 4: Hochladen der Word-Vorlage wieder in Kundenbindungs-Apps

Wenn Ihre Word Vorlage wie gewünscht erstellt wurde, speichern Sie sie, damit Sie sie in Kundenbindungs-Apps hochladen können.

Der Zugriff auf die neu erstellte Word Vorlage hängt davon ab, wie Sie sie hochgeladen haben, und auf den Zugriff, der der Sicherheitsrolle gewährt wurde. Gehen Sie zu Verwenden Sie Sicherheitsrollen zum Steuern des Zugriffs auf Vorlagen.

Administratoren können die Seite "Einstellungen" verwenden, um die Word Vorlage in Kundenbindungs-Apps hochzuladen. Eine in den Einstellungen hochgeladene Vorlage steht für alle Benutzer in Ihrer Organisation zur Verfügung.

Für Administratoren: Hochladen der Word-Vorlage in Kundenbindungs-Apps

1. Gehen Sie zu Einstellungen>Vorlagen>Dokumentvorlagen.

2. Wählen Sie Vorlage hochladen aus.

3. Ziehen Sie die Word Datei im Dialogfeld, oder navigieren Sie zu der Datei.

   

4. Wählen Sie die Option Hochladen.

   Nicht-Administratoren können eine Vorlage zur Eigenverwendung in einer Datensatzliste hochladen.

Für Nicht-Administratoren oder Administratoren, die eine persönliche Vorlage erstellen möchten: Laden Sie die Word-Vorlage in Kundenbindungs-Apps hoch.

1. Öffnen Sie eine Seite mit einer Liste mit Datensätzen (beispielsweise die Liste der Kundenkonten in Sales).

2. Wählen Sie ein einzelnes Element wie ein Konto aus, wählen Sie Mehr (... ) >Word Templates>Create Word Template.

3. Wählen Sie Word Vorlage>Upload aus.

   .

4. Ziehen Sie die Word Datei im Dialogfeld, oder navigieren Sie zu der Datei.

5. Wählen Sie die Option Hochladen.

Schritt 5: Generieren eines Dokuments aus der vorlage Word

Gehen Sie wie folgt vor, um die von Ihnen erstellte Word Vorlage zu verwenden:

1. Öffnen Sie einen Datensatz mit Informationen, über die Sie ein Dokument erstellen möchten. Öffnen Sie beispielsweise einen Firmendatensatz in Sales.

2. Wählen Sie Mehr (... ) > Word Templates und wählen Sie dann unter Word Templates die erstellte Vorlage aus.

   Falls die Vorlage, die Sie erstellt haben, nicht sichtbar ist, gibt es zwei Möglichkeiten:

   1. Es werden nur Vorlagen für den ausgewählten Datensatztyp (Entität) angezeigt. Wenn Sie zum Beispiel einen Verkaufschancendatensatz öffnen, sehen Sie keine Vorlage für die Entität „Firma“.

   2. Sie müssen Apps zur Kundeninteraktion aktualisieren, um die Vorlage zu sehen. Aktualisieren Sie entweder Ihren Browser oder schließen und öffnen Sie Apps zur Kundeninteraktion erneut.

   Nachdem Sie Ihre Word Vorlage ausgewählt haben, erstellen Kundenbindungs-Apps ein Word Dokument aus dem ausgewählten Datensatz.

Testen sie die Beispielvorlagen Word

Es gibt fünf Word Vorlagen, die in Kundenbindungs-Apps enthalten sind.

Die Beispiel-Word-Vorlagen wurden mit einem bestimmten Datensatztyp (Entität) erstellt. Sie können die Vorlage nur auf Datensätze desselben Datensatztyps anwenden.

So wenden Sie eine Beispielvorlage Word an

1. Öffnen Sie einen Datensatz mit Informationen, die der Beispielvorlage entsprechen. Öffnen Sie beispielsweise einen Kundenfirmendatensatz in Sales, um die Vorlage Kundenzusammenfassung anzuwenden.

2. Wählen Sie Mehr (... ) > Word Templates und wählen Sie dann unter Word Templates die Beispielvorlage aus.

   Öffnen Sie die neu erstellte Word-Vorlage und sehen Sie sie sich an.

Weitere Überlegungen

Verwenden von-Sicherheitsrollen zum Steuern des Zugriffs auf Vorlagen

Ein Administrator kann den Zugriff auf Word-Vorlagen mit einer gewissen Feinabstimmung steuern. Beispielsweise können Sie Vertriebsmitarbeitern Lese-, aber keinen Schreibzugriff auf eine Word Vorlage gewähren.

1. Wählen Sie Einstellungen>Sicherheit>Sicherheitsrollen.

2. Wählen Sie eine Rolle und klicken Sie dann auf die Registerkarte Unternehmensmanagement.

3. Wählen Sie Dokumentvorlage , um die Vorlagen festzulegen, die für die gesamte Organisation verfügbar sind. Wählen Persönliche Vorlage für Vorlagen für einzelne Benutzer.

4. Wählen Sie die Kreise aus, um die gewünschte Zugriffsebene anzupassen.

   

Listen in erstellten Dokumente sind in der selben Reihenfolge wie in den Datensätzen

Listen von Datensätzen, die aus einer benutzerdefinierten Vorlage erstellt wurden, werden möglicherweise nicht in der gleichen Reihenfolge in Word Dokumenten wie die Bestellung in Kundenbindungs-Apps angezeigt. Die Datensätze werden in der Reihenfolge des Erstellungsdatums und der Erstellungszeit aufgeführt.

Problem mit Sprachen, die von rechts nach links geschrieben werden

Inhalte in Rechts-nach-links-Sprachen (RTL) haben möglicherweise einige Formatierungsprobleme in der Word Datei, nachdem das Dokument erstellt wurde.

Siehe auch

Analysieren Sie Ihre Daten mit Excel-Vorlagen

Fehlerbehebung bei Word-Vorlagen