Änderungen prüfen

Eine häufige Herausforderung in vielen Anwendungen zur Unternehmensverwaltung ist die Vermeidung unerwünschter Datenänderungen. Es könnte alles sein – von einer falschen Debitorentelefonnummer bis hin zu einer falschen Buchung in der Finanzbuchhaltung. In diesem Artikel werden die Funktionen beschrieben, mit denen Sie herausfinden können, was geändert wurde, wer es geändert hat und wann die Änderung vorgenommen wurde.

Informationen zum Änderungsprotokoll

Die Änderungsprotokollfunktion ermöglicht die Verfolgung aller direkten Änderungen, die von einem Benutzer an den Daten in der Datenbank vorgenommen werden. Sie geben jede Tabelle und jedes Feld an, die das System protokollieren soll, und aktivieren dann das Änderungsprotokoll. Das Änderungsprotokoll basiert auf Änderungen, die an den Daten in den von Ihnen verfolgten Tabellen vorgenommen werden. Auf der Seite Änderungsprotokollposten werden Posten chronologisch aufgeführt und alle Änderungen angezeigt, die an den Werten in den Feldern der von Ihnen angegebenen Tabellen vorgenommen wurden.

Das Nachverfolgen von Änderungen kann sich auf die Leistung auswirken, was Sie Zeit kosten kann. Möglicherweise steigt auch die Datenbankgröße, was Sie Geld kosten kann. Um diese Kosten zu reduzieren, sollten Sie Folgendes beachten:

• Gehen Sie bei der Auswahl der Tabellen und Arbeitsgänge vorsichtig vor.
• Fügen Sie keine Buchungseinträge und gebuchten Belege hinzu. Priorisieren Sie stattdessen Systemfelder wie „Erstellt von“ und „Erstellungsdatum“.
• Verwenden Sie nicht den Nachverfolgungstyp Alle Felder. Wählen Sie stattdessen Einige Felder und verfolgen Sie nur die wichtigsten Felder.

Aus Leistungsgründen wird das Änderungsprotokoll während des Upgrades Business Central auf die nächste Version deaktiviert. Die Abschaltung der Protokollierung beschleunigt nicht nur den Upgrade-Prozess, sondern trägt auch dazu bei, Datenmüll im Änderungsprotokoll zu verringern. Sobald das Upgrade abgeschlossen ist, beginnt das Protokoll wieder mit der Verfolgung von Änderungen.

Einrichten des Änderungsprotokolls

Sie können das Änderungsprotokoll auf der Seite Änderungsprotokoll einrichten aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn Sie dies tun, wird die Aktivität protokolliert, sodass Sie immer sehen können, wer die Änderung vorgenommen hat.

Wenn Sie auf der Seite Change Log Setup die Aktion Tables auswählen, können Sie angeben, für welche Tabellen Sie Änderungen nachverfolgen möchten, und welche Änderungen nachverfolgt werden sollen. Business Central verfolgt auch mehrere Systemtabellen.

Nachdem Sie das Änderungsprotokoll eingerichtet, aktiviert und eine Änderung an den Daten vorgenommen haben, können Sie die Änderungen auf der Seite Änderungsprotokolleinträge anzeigen und filtern. Wenn Sie Einträge löschen möchten, richten Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie ein, in der Sie Filter basierend auf Datum und Uhrzeit festlegen können. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von Aufbewahrungsrichtlinien für Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien.

Analysieren von Daten im Änderungsprotokoll

Mit dem Feature Datenanalyse können Sie Daten im Änderungsprotokoll von der Seite Änderungsprotokollposten aus analysieren. Sie müssen keinen Bericht ausführen und keine andere Anwendung wie beispielsweise Excel öffnen. Das Feature bietet eine interaktive und vielseitige Möglichkeit, Daten zu berechnen, zusammenzufassen und zu untersuchen. Anstatt Berichte mit Optionen und Filtern auszuführen, können Sie mehrere Registerkarten hinzufügen, die unterschiedliche Aufgaben oder Ansichten der Daten darstellen. Einige Beispiele sind „Wer hat wann welche Daten geändert?“ oder „Datenänderungen nach Tabelle/Feld“ oder jede andere Ansicht, die Sie sich vorstellen können. Weitere Informationen finden Sie unter Listen und Abfragedaten mit dem Analysemodus analysieren für Informationen zur Nutzung der Funktion Datenanalyse.

Ad-hoc-Analyseszenarien für Change-Log

Die folgenden Abschnitte enthalten Beispiele für Szenarios, in denen Ihnen die Analyse des Änderungsprotokolls dabei helfen kann, wichtige Änderungen zu überwachen und zu überprüfen.

Beispiel: Wer hat wann welche Daten geändert?

Um zu analysieren, wer wann welche Daten geändert hat, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Liste Änderungsprotokollposten und wählen Sie das Symbol aus, um den Analysemodus zu aktivieren.
2. Entfernen Sie auf dem Menü Spalten alle Spalten (wählen Sie das Kästchen neben dem Feld Suchen auf der rechten Seite aus).
3. Ziehen Sie das Feld Benutzer-ID (wer hat es getan) in den Bereich Zeilengruppen .
4. Wählen Sie jetzt die folgenden Felder aus:
   • Um anzuzeigen, wann es passiert ist, wählen Sie Datum und Uhrzeit.
   • Um die Tabelle anzuzeigen, in der es passiert ist, wählen Sie Tabellenbeschriftung.
   • Um anzuzeigen, um welches Feld es geht, wählen Sie Feldbeschriftung.
   • Um den Feldcode anzuzeigen, wählen Sie Primärschlüsselwert 2.
   • Um den Unternehmensnamen anzuzeigen, wählen Sie Primärschlüsselwert 3.
   • Um anzuzeigen, ob es sich bei der Änderung um eine Einfüge-, Aktualisierungs- oder Löschaktion handelt, wählen Sie Änderungsart.
   • Um die Änderung anzuzeigen, wählen Sie Alter Wert und Neuer Wert.
5. Benennen Sie Ihren Analyse-Tab in Wer hat wann welche Daten geändert? oder in eine Beschreibung dieser Analyse um.

Das folgende Bild zeigt das Ergebnis dieser Schritte.

Beispiel: Datenänderungen nach Tabelle/Feld

Um Datenänderungen nach Tabelle/Feld zu analysieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Liste Änderungsprotokollposten und wählen Sie das Symbol aus, um den Analysemodus zu aktivieren.
2. Entfernen Sie auf dem Menü Spalten alle Spalten (wählen Sie das Kästchen neben dem Feld Suchen auf der rechten Seite aus).
3. Ziehen Sie die Felder Tabellenbeschriftung (in welcher Tabelle) und Feldbeschriftung (in welchem Feld) in den Bereich Zeilengruppen.
4. Wählen Sie jetzt die folgenden Felder aus:
   • Um anzuzeigen, wann es passiert ist, wählen Sie Datum und Uhrzeit
   • Um anzuzeigen, wer die Änderung vorgenommen hat, wählen Sie Benutzer-ID.
   • Um den Code für das Feld anzuzeigen, wählen Sie Primärschlüsselwert 2.
   • Um den Unternehmensnamen anzuzeigen, wählen Sie Primärschlüsselwert 3 (normalerweise der Unternehmensname).
   • Um anzuzeigen, ob es sich bei der Änderung um eine Einfüge-, Aktualisierungs- oder Löschaktion handelt, wählen Sie Änderungsart.
   • Um die Änderung anzuzeigen, wählen Sie Alter Wert und Neuer Wert.
5. Benennen Sie Ihre Analyseregisterkarte in Datenänderungen in Tabelle + Feld oder in etwas anderes um, das diese Analyse beschreibt.

Das folgende Bild zeigt das Ergebnis dieser Schritte.

Informationen zu Aktivitätsprotokollen

Von einigen Seiten in Business Central können Sie ein Aktivitätsprotokoll anzeigen, das den Status und alle Fehler aus Dateien anzeigt, aus denen Sie exportieren oder in Business Central importieren.

Mit Aktivitätsprotokollen arbeiten

Die Informationen werden auf der Seite Aktivitätsprotokoll angezeigt, entsprechend dem Kontext, aus dem Sie sie geöffnet haben. Sie können die Seite beispielsweise über die Seite Belegaustauschdienst – Einrichtung, die Seite Eingehender Beleg, die Seite Gebuchte Verkaufsrechnung und die Seite Gebuchte Verkaufsgutschrift öffnen. Sie können die Liste der Protokolleinträge leeren oder die Liste der Einträge löschen, die älter als sieben Tage sind.

Sensible Felder überwachen

Der Schutz sensibler Daten ist für die meisten Unternehmen ein zentrales Anliegen. Um eine Sicherheitsebene hinzuzufügen, können Sie wichtige Felder überwachen und eine E-Mail erhalten, wenn jemand einen Wert ändert. Sie können sich beispielsweise benachrichtigen lassen, wenn jemand die IBAN Ihres Unternehmens ändert.

Feldüberwachung einrichten

Sie können den Leitfaden zur unterstützten Einrichtung Überwachung der Feldänderungen verwenden, um die Felder festzulegen, die Sie anhand von Filterkriterien überwachen möchten, z. B. die Klassifizierung der Datenempfindlichkeit für die Felder. Weitere Informationen finden Sie unter Klassifizieren der Datenempfindlichkeit. Mit dieser Anleitung können Sie auch die Person, die bei einer Änderung eine E-Mail-Benachrichtigung erhält, sowie das E-Mail-Konto angeben, das die Benachrichtigungs-E-Mail sendet. Geben Sie sowohl den zu benachrichtigenden Benutzer als auch das Konto an, von dem aus die Benachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie die Anleitung abgeschlossen haben, können Sie die Einstellungen für die Feldüberwachung auf der Seite Feldüberwachungseinrichtung verwalten.

Im Laufe der Zeit wird die Liste der Einträge auf der Seite Protokolleinträge für überwachte Felder wachsen. Um die Anzahl der Einträge zu reduzieren, können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Einträge nach einer bestimmten Zeitspanne löscht. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von Aufbewahrungsrichtlinien.

Wenn Sie die Feldüberwachung einrichten oder etwas im Setup ändern, werden Einträge für Ihre Änderungen erstellt. Sie können festlegen, ob Einträge im Zusammenhang mit der Überwachungseinrichtung angezeigt werden sollen, indem Sie sie ein- oder ausblenden.

Sie können Einstellungen für die Feldüberwachung (z. B. ob eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet oder nur die Änderung protokolliert wird) für jedes Feld auf der Seite Arbeitsblatt „Überwachte Felder“ verwalten. Auf dieser Seite können Sie ebenfalls zu überwachende Felder hinzufügen oder entfernen.

Zusammenarbeit mit der Feldüberwachung

Einträge für alle geänderten Werte für überwachte Felder sind auf der Seite Protokolleinträge für überwachte Felder verfügbar. Die Einträge enthalten zum Beispiel die folgenden Informationen:

• Das Feld, in dem der Wert geändert wurde.
• Die ursprünglichen und neuen Werte.
• Wer die Änderung vorgenommen hat und wann er sie vorgenommen hat.

Um eine Änderung genauer zu untersuchen, wählen Sie einen Wert aus, um die Seite zu öffnen, auf der die Änderung vorgenommen wurde. Um eine Liste aller Einträge anzuzeigen, wählen Sie Feldänderungseinträge aus.

Feldüberwachungstelemetrie anzeigen

Sie können Business Central so einrichten, dass Feldüberwachungsaktivitäten in Microsoft Azure an eine Application Insights-Ressource gesendet werden. Anschließend erstellen Sie mithilfe von Azure Monitor Berichte und richten Benachrichtigungen zu den gesammelten Daten ein. Lesen Sie die folgenden Artikel in der Hilfe zu Business Central Developer und IT Pro:

• Überwachung und Analyse der Telemetrie – Application Insights aktivieren
• Analysieren der Feldüberwachungstelemetrie

Aufbewahrungsrichtlinien definieren

Sie können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, um nicht benötigte Daten in Protokollen nach einem von Ihnen angegebenen Zeitraum zu löschen. Beispielsweise kann die Anzahl der Einträge in einem Protokoll im Laufe der Zeit stark zunehmen. Durch das Bereinigen alter Einträge können Sie sich leichter auf neuere und wahrscheinlich relevantere Einträge konzentrieren. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von Aufbewahrungsrichtlinien für Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien.

Informationen zum Thema

Sensible Felder überwachen
Analysieren der Telemetrie zur Feldüberwachung
Aufbewahrungsrichtlinien definieren
Grundlegende Einstellungen ändern
Sortieren, Suchen und Filtern
Seiten und Informationen mit Tell Me finden
Benutzenden und Gruppen Berechtigungen zuweisen
Work with Business Central

Finden Sie hier kostenlose E-Learning-Module für Business Central