E-Mail einrichten

Menschen in Unternehmen senden täglich Informationen und Dokumente wie Verkaufsdokumente und Bestellungen sowie Rechnungen per E-Mail. Administratoren können ein oder mehrere E-Mail-Konten mit Business Central verbinden, sodass Sie Dokumente senden können, ohne eine E-Mail-App öffnen zu müssen. Sie können jede Nachricht einzeln mit grundlegenden Formatierungswerkzeugen wie Schriftarten, Stilen, Farben usw. zusammenstellen und Anhänge mit bis zu 100 MB hinzufügen. Mit Berichtslayouts können Administratoren außerdem die wichtigsten Informationen aus Belegen einbeziehen. Erfahren Sie mehr unter Artikel versenden und Dokumente per E-Mail versenden.

E-Mail-Funktionen in Business Central sind nur für ausgehende Nachrichten vorgesehen. Sie können keine Antworten erhalten, d. h. die Seite „Posteingang“ ist nicht vorhanden.

Anforderungen

Für die Einrichtung und Verwendung der E-Mail-Funktionen gibt es einige Anforderungen.

• Um E-Mails einzurichten, müssen Sie den E-MAIL-EINRICHTEN Berechtigungssatz haben. Um mehr zu erfahren, wechseln Sie zu Benutzenden und Gruppen Berechtigungen zuweisen.
• Jeder, der die E-Mail-Features verwendet, muss über eine gültige Business Central Lizenz verfügen. Delegierte Administratoren und Gastbenutzer können zum Beispiel das E-Mail-Konto des Mandanten nicht verwenden.
• Jeder, der die E-Mail-Features verwendet, muss über eine gültige, kostenpflichtige Lizenz für Exchange Online verfügen. Andernfalls funktionieren einige Funktionen nicht. Beispielsweise können sie keine E-Mails senden, weil Exchange ihre Nachrichten ablehnt. Sie können keine Testlizenzen verwenden.

E-Mail-Konten hinzufügen

Sie fügen E-Mail-Konten über Erweiterungen hinzu, mit denen Konten von verschiedenen Anbietern eine Verbindung mit Business Central herstellen können. Mit den Standarderweiterungen können Sie Konten aus Microsoft Exchange Online verwenden. Möglicherweise sind jedoch andere Erweiterungen verfügbar, mit denen Sie Konten von anderen Anbietern verbinden können, z. B. Gmail.

Sie können vordefinierte Geschäftsszenarien angeben, in denen ein E-Mail-Konto zum Senden von E-Mails verwendet werden soll. Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Benutzer Verkaufsbelege von einem Konto senden und Dokumente von einem anderen Konto kaufen. Erfahren Sie mehr unter E-Mail-Szenarien zu E-Mail-Konten zuweisen.

In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig verfügbaren E-Mail-Erweiterungen beschrieben.

Der Microsoft 365 Connector und Current User Connector verwenden die Konten, die Sie für Benutzer im Microsoft 365 Admin Center für Ihr Microsoft 365-Abonnement eingerichtet haben. Um E-Mails mit den Erweiterungen zu senden, müssen Benutzer über eine gültige Lizenz für Exchange Online verfügen. Darüber hinaus erfordern diese Erweiterungen in Sandkastenumgebungen, einschließlich der Outlook REST-APIerweiterung, dass die Einstellung Allow HttpClient Requests aktiviert ist. Um zu überprüfen, ob es für diese Erweiterungen aktiviert ist, gehen Sie zur Seite Erweiterungsverwaltung, wählen die Erweiterung und dann die Option Konfigurieren aus.

Externe Benutzer, z. B. delegierte Administratoren und externe Buchhalter, können diese Erweiterungen nicht verwenden, um E-Mail-Nachrichten von Business Central zu senden.

SMTP verwenden

Wenn Sie das SMTP-Protokoll verwenden möchten, um E-Mails von Business Central zu senden, können Sie die SMTP-Connectorerweiterung verwenden. Wenn Sie ein Konto einrichten, das SMTP verwendet, ist das Feld Absendertyp wichtig. Wenn Sie Bestimmter Benutzer auswählen, werden E-Mails mit dem Namen und anderen Informationen des Kontos gesendet, das Sie einrichten. Wenn Sie jedoch Aktueller Benutzer auswählen, werden E-Mails von dem E-Mail-Konto gesendet, das für das Konto für jeden Benutzer angegeben ist. „Aktueller Benutzer“ ähnelt der Funktion „Senden als“. Um mehr zu erfahren, wechseln Sie zu Eine Ersatz-Absenderadresse für ausgehende E-Mail-Nachrichten verwenden.

Leitfaden zur unterstützten Einrichtung „E-Mail einrichten“ verwenden

Die unterstützte Einrichtungsanleitung für das Einrichten von E-Mails kann Ihnen helfen, rasch mit dem Senden von E-Mails zu beginnen.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke "Suchen " (Alt+Q) aus, geben Sie "E-Mail-Konten einrichten" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

E-Mail-Szenarien zu E-Mail-Konten zuweisen

E-Mail-Szenarien sind Prozesse, bei denen ein Dokument gesendet wird. Beispielsweise eine Einkaufsbestellung oder ein Verkaufsauftrag oder eine Benachrichtigung wie eine Einladung an einen externen Buchhalter. Bestimmte E-Mail-Konten können für bestimmte Szenarien verwendet werden. Beispielsweise können Sie festlegen, dass alle Benutzer Verkaufsdokumente immer von einem Konto senden, Dokumente von einem anderen kaufen und Lager- oder Produktionsdokumente von einem dritten Konto aus senden. Sie können Szenarien jederzeit zuweisen, neu zuweisen und entfernen. Ein Szenario kann jeweils nur einem E-Mail-Konto zugewiesen werden. Das Standard-E-Mail-Konto wird für alle Szenarien verwendet, die keinem Konto zugewiesen wurden.

Auf der Seite Zuordnung von E-Mail-Szenarien können Sie die Aktion Standardanhänge festlegen wählen, um Anhänge zu E-Mail-Szenarien hinzuzufügen. Die Anhänge sind dann immer verfügbar, wenn Sie eine E-Mail für ein Dokument verfassen, das mit dem Szenario in Verbindung steht. Jedes E-Mail-Szenario kann einen oder mehrere Standardanhänge haben. Die Standardanhänge werden automatisch zu den E-Mails für das E-Mail-Szenario hinzugefügt. Wenn Sie zum Beispiel einen Verkaufsauftrag per E-Mail versenden, wird der für das Szenario Verkaufsauftrag angegebene Standardanhang hinzugefügt. Standardanhänge werden im Abschnitt Anhänge unten auf der Seite E-Mail verfassen angezeigt. Sie können der E-Mail manuell Anhänge hinzufügen, die nicht zum Standard gehören.

Anzeigerichtlinien einrichten

Sie können die E-Mail-Nachrichten steuern, auf die ein Benutzer auf den Seiten „E-Mail-Ausgang“ und „Gesendete E-Mails“ zugreifen kann.

Wählen Sie unter Benutzer-E-Mail-Ansichtsrichtlinien einen Benutzer und dann eine der folgenden Optionen im Feld E-Mail-Ansichtsrichtlinie aus:

• Eigene E-Mails anzeigen – Der Benutzer kann nur seine eigenen E-Mail-Nachrichten anzeigen.
• Alle E-Mails anzeigen – Der Benutzer kann alle E-Mail-Nachrichten anzeigen, einschließlich E-Mails, die von anderen Benutzern gesendet wurden.
• Ansicht, wenn Zugriff auf alle verknüpften Datensätze – Diese Anzeigerichtlinie wird verwendet, wenn keine andere Richtlinie angegeben ist. Ein Benutzer kann E-Mail-Nachrichten anzeigen, die andere Benutzer gesendet haben, wenn der Benutzer Zugriff auf den gesendeten Datensatz und alle zugehörigen Datensätze hat. Beispiel: Benutzer A hat eine gebuchte Verkaufsrechnung an einen Kunden gesendet. Benutzer B kann auf die E-Mail-Nachricht zugreifen, wenn er sowohl Zugriff auf die Rechnung als auch auf den Kunden hat.
• Ansicht, wenn Zugriff auf zugehörige Datensätze – Der Benutzer kann E-Mail-Nachrichten anzeigen, die von anderen Personen gesendet wurden, wenn der Benutzer Zugriff auf mindestens einen Datensatz hat, der sich auf den gesendeten Datensatz bezieht. Beispiel: Benutzer A hat eine gebuchte Verkaufsrechnung an einen Kunden gesendet. Benutzer B kann auf die E-Mail-Nachricht zugreifen, wenn er entweder Zugriff auf die Rechnung oder auf den Kunden hat.

Geben Sie an, wie viele Nachrichten ein Konto pro Minute senden kann

Einige E-Mail-Anbieter (ISP) begrenzen die Anzahl der E-Mail-Nachrichten, die ein E-Mail-Konto auf einmal oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums (oder beides) senden kann. Diese als E-Mail-Drosselung bekannte Praxis hilft ISP dabei, den Datenverkehr auf ihren Servern zu kontrollieren und Spam zu verhindern. Wenn ein E-Mail-Konto die Obergrenze überschreitet, kann der ISP die Nachrichten blockieren. Um sicherzustellen, dass die Anzahl von Nachrichten, die Sie von Business Central senden, dem Grenzwert Ihres Internetdienstanbieters entspricht, geben Sie den Grenzwert für jedes Ihrer E-Mail-Konten an.

Der Standardgrenzwert für die Typen Microsoft 365 und Aktuelles Benutzerkonto ist 30, der dem von Exchange Online festgelegten Grenzwert entspricht.

Es gibt einige Möglichkeiten, die Obergrenze anzugeben:

• Wenn Sie bei der Erstellung eines neuen Kontos den Leitfaden für die unterstützte Einrichtung von E-Mails verwenden, geben Sie die Obergrenze im Feld Ratenbegrenzung pro Minute an.

• Geben Sie für vorhandene E-Mail-Konten Folgendes an:

  • Die Anzahl der Nachrichten, die ein Konto pro Minute senden kann, im Feld E-Mail-Ratenbegrenzung des Kontos.
  • Die maximale Anzahl der Nachrichten, die ein Konto gleichzeitig senden kann, im Feld Grenzwert für E-Mail-Parallelität. Standardmäßig liegt der Grenzwert bei 3, Sie können jedoch bis zu 10 zulassen.

Wiederverwendbare E-Mail-Texte und -Layouts einrichten

Sie können Berichte verwenden, um wichtige Informationen aus Verkaufs-, Kauf- und Service-Dokumenten in Texte für E-Mails einzubinden. Berichtslayouts definieren den Stil und den Inhalt des Textes in der E-Mail. Der Inhalt kann Texte wie eine Begrüßung oder Anweisungen enthalten, die den Dokumenteninformationen vorangestellt sind. In diesem Verfahren wird beschrieben, wie Sie den Bericht Verkaufsrechnung für gebuchte Verkaufsrechnungen einrichten, aber der Prozess ist für andere Berichte ähnlich.

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option "Suchen " (Alt+Q) aus, geben Sie "Berichtsauswahl - Vertrieb" ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Auf der Seite Berichts-Auswahl - Verkauf unter Verwendung wählen Sie Rechnung.

3. In einer neuen Zeile im Feld Berichts-ID wählen Sie beispielsweise Standardbericht 1306.

4. Wählen Sie das Kontrollkästchen Für E-Mail-Text verwenden aus.

5. Wählen Sie das Feld E-Mail-Text-Layout-Beschreibung und ein Layout aus der Liste aus.

6. Wenn Sie das Layout anzeigen oder bearbeiten möchten, auf dem der E-Mail-Text basiert, wählen Sie das Layout auf der Seite "Berichtslayouts " und dann die Exportlayoutaktion aus. Wenn Sie das Layout anpassen, verwenden Sie die Aktion Layout importieren, um das neue Layout hochzuladen.

   Hinweis

   Erstellen Sie zum Anpassen eines Standardberichtslayouts – wie 1306 – eine Kopie des Berichts. Business Central erstellt eine Kopie, wenn Sie Ihr eigenes Layout für einen Standardbericht importieren und dem Namen "Kopie von" voranstellen.

7. Wenn Sie Kunden die Verwendung eines Zahlungsdienstes wie Paypal ermöglichen möchten, müssen Sie den Dienst entsprechend einrichten. Anschließend werden die Paypal-Informationen und der Link in den E-Mail-Text eingefügt. Um mehr zu erfahren, wechseln Sie zu Aktivieren von Debitoren-Zahlungen durch Paypal.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK .

Wenn Sie beispielsweise die Aktion Senden auf der Seite Gebuchte Verkaufsrechnung auswählen, enthält der Text der E-Mail die Dokumentdaten des Berichts 1306. Den Informationen wird ein formatierter Standardtext gemäß dem Berichtslayout vorangestellt, das Sie in Schritt 5 ausgewählt haben.

Eine Ersatz-Absenderadresse für ausgehende E-Mail-Nachrichten verwenden

Wenn Sie die SMTP-Connectorerweiterung verwenden, können Sie die funktionen Send As oder Send im Auftrag von Microsoft Exchange verwenden, um die Absenderadresse für ausgehende Nachrichten zu ändern. Business Central verwendet das SMTP-Konto, um sich bei Exchange zu authentifizieren, ersetzt jedoch entweder die Absenderadresse durch die von Ihnen angegebene Adresse oder ändert sie durch "im Auftrag von".

Wenn Sie ein Konto einrichten und die Funktionen „Senden als“ oder „Senden im Auftrag“ von Exchange verwenden möchten, können Sie im Feld Absendertyp die Option Bestimmter Benutzer auswählen.

Alternativ können Sie Aktueller Benutzer auswählen, um Benutzern das Senden von Nachrichten über den SMTP-Connector zu ermöglichen. Die Nachricht scheint von dem E-Mail-Konto gesendet zu werden, das im Feld „Kontakt-E-Mail“ auf der Benutzerkarte für den Benutzer angegeben ist, als der sie angemeldet sind. Es funktioniert jedoch ähnlich wie die Funktion „Senden als“ und wird von dem Konto gesendet, das in der Einrichtung von SMTP Connector angegeben ist.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Verwendung von "Senden als" und "Senden im Auftrag von" in Business Central.

• Vielleicht möchten Sie, dass die Kauf- oder Verkaufsaufträge, die Sie an Lieferanten und Kunden senden, so aussehen, als kämen sie von einer noreply@yourcompanyname.com-Adresse.
• Wenn Ihr Workflow eine Genehmigungsanfrage per E-Mail unter Verwendung der E-Mail-Adresse des Antragstellenden sendet.

Belegsendeprofile einrichten

Sie können Zeit sparen, indem Sie für jeden Ihrer Kunden eine bevorzugte Methode zum Senden von Verkaufsbelegen einrichten. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie ein Dokument senden, eine Sendeoption auswählen, z. B. ob das Dokument per E-Mail oder als elektronisches Dokument gesendet werden soll. Um mehr zu erfahren, wechseln Sie zu Belegsendeprofile einrichten.

Optional: Einrichten der E-Mail-Protokollierung in Exchange Online

Nutzen Sie die Kommunikation zwischen Vertriebsmitarbeitern und Ihren bestehenden oder potenziellen Kunden optimal. Sie können den E-Mail-Austausch verfolgen und ihn dann in umsetzbare Verkaufsmöglichkeiten verwandeln. Erfahren Sie mehr unter Austausch von E-Mail-Nachrichten zwischen Verkäufern und Kontakten nachverfolgen.

Optional: Überwachen Sie die E-Mail-Nutzung und beheben Sie E-Mail-Fehler mithilfe von Telemetrie

Administratoren können die Telemetriefunktion in Business Central aktivieren, um Daten über die Verwendung und Fehler verschiedener Funktionen abzurufen. Für E-Mails protokollieren wir die folgenden Vorgänge:

• Eine E-Mail wurde erfolgreich gesendet
• Der Versuch, eine E-Mail zu senden, ist fehlgeschlagen
• Die Authentifizierung bei einem SMTP-Server war erfolgreich/ist fehlgeschlagen
• Die Verbindung mit einem SMTP-Server war erfolgreich/ist fehlgeschlagen

Weitere Informationen unter Analysieren von E-Mail-Telemetrie (Verwaltungsinhalte).

Einrichten von E-Mails für Business Central lokal

Business Central lokal kann in Dienste integriert werden, die auf Microsoft Azure basieren. Beispielsweise können Sie Cortana Intelligence für intelligentere Cashflowprognosen verwenden, Power BI, um Ihr Unternehmen zu visualisieren, und Exchange Online zum Senden von E-Mails. Die Integration mit diesen Diensten basiert auf einer App-Registrierung in Microsoft Entra ID. Die App-Registrierung bietet Authentifizierungs- und Autorisierungsdienste für die Kommunikation. Um die E-Mail-Funktionen in Business Central lokal zu verwenden, müssen Sie Business Central als App im Azure-Portal registrieren und dann Business Central mit der App-Registrierung verbinden. In den folgenden Abschnitten werden diese Schritte beschrieben.

Erstellen einer App-Registrierung für Business Central im Azure-Portal

Die Schritte zum Registrieren von Business Central im Azure Portal werden in Registern einer Anwendung in Microsoft Entra ID beschrieben.

Die Einstellungen, die für die E-Mail-Funktionen spezifisch sind, sind die delegierten Berechtigungen, die Sie Ihrer App-Registrierung erteilen. In der folgenden Tabelle sind die Mindestberechtigungen aufgeführt.

Wenn Sie SMTP Connector verwenden oder OAuth 2.0 zur Authentifizierung verwenden möchten, unterscheiden sich die Berechtigungen geringfügig. In der folgenden Tabelle sind die Berechtigungen aufgeführt.

Wenn Sie Ihre App-Registrierung erstellen, müssen Sie folgende Informationen angeben. Sie benötigen sie, um Business Central mit Ihrer App-Registrierung zu verbinden.

• Anwendungs-ID (Client-ID)
• URI umleiten (optional)
• Geheimer Clientschlüssel

Allgemeine Informationen zum Registrieren einer Anwendung erhalten Sie unter Schnellstart: Anwendung bei der Microsoft-Identitätsplattform registrieren.

Wenn Sie Probleme beim Senden von E-Mails mit dem SMTP-Protokoll haben, nachdem Sie Business Central mit Ihrer App-Registrierung verbunden haben, liegt dies möglicherweise daran, dass SMTP AUTH für Ihren Mandanten nicht aktiviert ist. Es wird empfohlen, stattdessen die Microsoft 365- und aktuellen Benutzer-E-Mail-Connectors zu verwenden, da sie Microsoft Graph Mail-APIs verwenden. Wenn Sie jedoch das SMTP-Protokoll verwenden müssen, können Sie SMTP AUTH aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren der SMTP-Authentifizierung (SMTP AUTH) für die Client-Übermittlung in Exchange Online.

Verbinden Business Central mit Ihrer App-Registrierung

Nachdem Sie Ihre Anwendung im Azure-Portal registriert haben, verwenden Sie in Business Central die Seite Email Microsoft Entra Anwendungsregistrierung, um Business Central damit zu verbinden.

1. Wählen Sie in Business Central Search (Alt+Q) in der oberen rechten Ecke aus, geben Sie Email Microsoft Entra Anwendungsregistrierung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Informationen zum Thema

Shared-Postfächer in Exchange Online
Arbeiten mit Business Central
Einrichtung von Business Central
Belege per E-Mail senden
Anpassen von Business Central mit Erweiterungen
Verwenden Sie Business Central als Ihr Geschäftspostfach in Outlook
Getting Business Central auf meinem mobilen Gerät
Getting Business Central auf meinem mobilen Gerät
Analysieren von E-Mail-Telemetrie (Verwaltungsinhalte)

Finden Sie hier kostenlose E-Learning-Module für Business Central