Payables Agent einrichten

Der Kreditorenberater in Business Central automatisiert die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, die von Lieferanten per E-Mail als PDF-Dokumente erhalten wurden. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie den Payables Agent einrichten, aktivieren, konfigurieren und den Benutzerzugriff verwalten.

Weitere Informationen zum Agent finden Sie unter Verbindlichkeitsagent – Überblick.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor dem Konfigurieren und Aktivieren des Verbindlichkeitsagenten sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Business Central Umgebung ist eine landesspezifische Version, die vom Kreditorenagent unterstützt wird, wie in Feature-Verfügbarkeit nach Land/Region und Sprache dargestellt.

• Richten Sie das E-Mail-Konto für den Empfang von PDF-Dokumenten zu Lieferantenrechnungen ein.

  Der Zahlungsagent überwacht die eingehenden E-Mails in diesem Postfach. Das E-Mail-Konto muss ein Microsoft 365Typ (Benutzerpostfach oder freigegebenes Postfach) in Ihrer Organisation sein. Erfahren Sie mehr unter E-Mail einrichten.

  Wichtig

  Um den Agent zu aktivieren und zu konfigurieren, benötigen Sie die Berechtigung "Lesen und Verwalten" (Vollzugriff) für das Postfach, es sei denn, es handelt sich um Ihr persönliches Postfach. Delegieren Sie als Exchange-Administrationsfachkraft diese Berechtigungen an alle Benutzenden, die den Agenten aktivieren und konfigurieren müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Das Exchange Admin Center zum Bearbeiten der Delegierung freigegebener Postfächer verwenden.

  Wenn ein Benutzer den Agent aktiviert, wird er als Hintergrund-Aufgabe im Kontext dieses Benutzers ausgeführt und benötigt Zugriff auf das freigegebene Postfach, um E-Mails zu verarbeiten. Es kann einige Stunden dauern, bis Exchange die Berechtigungen an die ausgewählten Benutzer weitergegeben hat.

• Richten Sie die Business Central Umgebung für die Funktionen des Abrechnungs-Agents im Business Central Admin Center ein.

  Agents verwenden Microsoft Copilot Studio Nachrichten, wenn sie aktiviert werden, für die Ihr Unternehmen in Rechnung gestellt wird. Mehr erfahren Sie in unter Verbrauchsabhängige Abrechnung verwalten.

• Aktivieren Sie den Umschalter HttpClient-Anfragen zulassen in den Payables Agent-Erweiterungseinstellungen, nur für Sandbox-Umgebungen.

  Öffnen Sie die Seite Erweiterungsverwaltung, wählen Sie Payables Agent aus und aktivieren Sie dann den Umschalter HttpClient-Anfragen zulassen.

Aktivieren Sie die Funktion des Payables Agenten für die Systemumgebung.

Die Agentenfunktion ist eingeschaltet, wenn das Kreditorenagent-Symbol im oberen Navigationsmenü des Rollencenters erscheint.

Wenn das Symbol nicht vorhanden ist, aktivieren Sie es auf der Seite Copilot & Agent-Funktionen wie andere Copilot Features in Business Central. Der Verbindlichkeitsagent wird unter Produktionsbereite Vorschauversionen aufgeführt. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Copilot- und KI-Agenten-Funktionen.

Konfigurieren und aktivieren Sie als Nächstes den Agenten, damit er Kreditorenrechnungen verarbeiten kann.

Den Verbindlichkeitsagenten konfigurieren und aktivieren

Konfigurieren und aktivieren Sie den Verbindlichkeitsagent für Ihr Unternehmen. Pro Unternehmen ist nur ein Zahlungsagent zulässig; Sie können jedoch mehreren Benutzern Zugriff gewähren.

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste oben rechts im Rollencenter Kreditorenagent>Aktivieren aus.

2. Aktivieren Sie im Assistenten Kreditorenagent konfigurieren den Schalter Eingehende Informationen überwachen, wählen Sie das Kontrollkästchen Postfach aus, und geben Sie dann im Feld Postfach das E-Mail-Konto an, das der Agent überwachen soll.

   

3. Die Konfiguration eines Agenten kann sich über mehrere Seiten in der Konfiguration erstrecken. Wählen Sie auf der rechten Seite der Seite den Pfeil "Zur nächsten Karte wechseln " aus, um weitere Optionen zu konfigurieren, die bestimmen, wie sich der Agent verhält.

   

   • Beispielrechnungen abrufen: Diese Option wird nur in Evaluierungsunternehmen angezeigt und beabsichtigt, einfachen Zugriff auf Demorechnungen zu ermöglichen, damit Sie keine Rechnungen selbst erstellen müssen. Diese Rechnungen funktionieren gut mit den Contoso Coffee-Demodaten. Der Assistent ermöglicht es Ihnen, das System Musterrechnungen an das überwachte Postfach senden zu lassen; in diesem Fall werden sie aus demselben Postfach versendet. Der Assistent ermöglicht es Ihnen auch, die Musterrechnungen zu senden, damit Sie diese von Ihrem eigenen Postfach an das überwachte Postfach senden können

     Tipp

     Wenn Sie den Agenten die Musterrechnungen senden lassen, werden sie im Aufgabenbereich des Agenten als aus demselben Postfach stammend angezeigt, das überwacht wird. Grundsätzlich sendet es eine E-Mail mit den vorbereiteten Mustern an sich selbst.

   • E-Mail überprüfen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Benutzer die eingehenden E-Mails überprüfen müssen, bevor der Agent Kaufdokumententwürfe erstellt.

   • Konfigurieren zusätzlicher Felder Wählen Sie den Link aus, um weitere Felder aus der übereinstimmenden Bestellrechnungshistorie auszuwählen, die automatisch ausgefüllt werden, wenn der Agent Kaufdokumententwürfe abschließt, um sie in Rechnungsdokumente zu überführen. Diese Funktion stellt sicher, dass Einkaufsrechnungszeilenfelder, die im Einkaufsbelegentwurf nicht sichtbar sind, im gleichen Prozess gefüllt werden können, wenn sie mit historischen Daten abgeglichen werden. Dies ist die Art und Weise, wie die generische Erfahrung mit dem Einkaufsbelegentwurf Felder aus Anpassungen und Add-On-Apps unterstützt.

4. Wählen Sie Benutzerzugriff verwalten, um mehr Agent-Vorgesetzte anzugeben, die den Agent verwalten oder mit ihm interagieren können. Sie können jetzt oder später weitere Benutzer hinzufügen. Erfahren Sie mehr unter Benutzerzugriff auf den Verbindlichkeitsagent verwalten.

5. Schalten Sie den Schalter Aktiv ein.

6. Wählen Sie Aktualisieren, um die Einrichtung abzuschließen.

7. Stellen Sie sicher, dass die Sprache des Kreditorenagenten auf eine unterstützte Sprache eingestellt ist.

   Wenn Sie den Agenten konfigurieren, verwendet er dieselbe Sprache wie die Anzeigesprache Ihres Arbeitsbereichs. Erfahren Sie, wie Sie die Sprache des Agenten ändern.

Das Symbol Verbindlichkeitsagent ändert sich in und zeigt damit an, dass der Agent aktiv und bereit ist, eingehende Kreditorenrechnungen, die an das Postfach gesendet wurden, zu bearbeiten.

Agent-Berechtigungen und Benutzerzugriff verwalten

Agentbenutzer hinzufügen

Als Administrator können Sie angeben, welche Benutzer die Berechtigung zur Verwendung oder Konfiguration des Payables Agent haben. Es gibt zwei Möglichkeiten, Agentbenutzer hinzuzufügen und zu konfigurieren:

Verwalten von Agent-Berechtigungen für Objekte, Daten und Benutzeroberflächenelemente

Der Zahlungsagent hat ein Benutzerkonto in Business Central, wie andere Benutzer. Um dieses Konto zu bearbeiten, suchen und öffnen Sie die Seite Agenten und wählen dann Kreditoren-Agent – [UNTERNEHMEN], um die Agentenkarte zu öffnen.

Im Abschnitt Agent-Berechtigungssätze werden alle Berechtigungssätze aufgelistet, die derzeit dem Agent zugewiesen sind. Standardmäßig hat der Verbindlichkeitsagent den Berechtigungssatz VERBINDLICHKEITSAGENT – AUSFÜHREN. Dieser Satz beschränkt den Zugriff auf die Objekte, Daten und Benutzeroberflächenelemente (z. B. Seiten, Felder und Aktionen), die zum Verarbeiten von Kreditorenrechnungen erforderlich sind.

Sie können den Berechtigungssatz PAYABLES AGENT – RUN nicht direkt ändern, da dies ein Systemberechtigungssatz ist. Sie können jedoch eine Kopie erstellen, die Kopie an Ihre Bedürfnisse anpassen und sie dann zusammen mit anderen Berechtigungssätzen zum Abschnitt Agent-Berechtigungssätze hinzufügen.

Bevor Sie Berechtigungssätze hinzufügen oder löschen können, die auf den Agent angewendet wurden, ändern Sie den Status in deaktiviert. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, setzen Sie sie wieder auf Aktiviert.

Sprach- und Regionseinstellungen ändern

Der Zahlungsagent wird in englischer Sprache (EN) in den folgenden Regionen unterstützt und überprüft: Australien (AU), Vereinigtes Königreich (UK), Vereinigte Staaten (US) und Neuseeland (NZ). Obwohl er in anderen Sprachen verwendet werden kann, funktioniert er dann möglicherweise nicht wie vorgesehen. Die Sprachqualität kann je nach Benutzerinteraktion oder Systemeinstellungen variieren, was sich auf die Genauigkeit und der Benutzererfahrung auswirken kann. Weitere Informationen finden Sie in Copilot Verfügbarkeit von Ländern/Regionen und unterstützten Sprachen.

1. Um die Kartenseite Zahlungsagent zu öffnen, suchen Sie (Alt+Q) nach Vermittler und wählen Sie dann ZAHLUNGSAGENT – [UNTERNEHMEN].
2. Wählen Sie Agent-Benutzereinstellungen aus.
3. Legen Sie Sprache auf ein unterstütztes englisches Gebietsschema fest.

Nächste Schritte

• Überwachen von Agentenaktivitäten

Informationen zum Thema

Verbindlichkeitsagent – Überblick
Configure Copilot- und Agentfunktionen