Anfordern wiederkehrender Websitenachweise für SharePoint-Websites

Die Funktionen für die Lebenszyklusverwaltung von Websites in Microsoft SharePoint Advanced Management helfen Ihren organization die Websitegovernance zu verbessern, indem die Richtlinienkonfiguration im SharePoint Admin Center automatisiert wird. Websitenachweisrichtlinien, die Teil der SharePoint-Funktionen zur Verwaltung des Websitelebenszyklus sind, helfen Ihnen bei der Verwaltung des regelmäßigen Nachweises von Websites im großen Stil.

Der Websitenachweis umfasst regelmäßige Überprüfungen durch Websitebesitzer oder Websiteadministratoren, um die Richtigkeit der Websiteinformationen zu überprüfen und zu bestätigen, einschließlich der Notwendigkeit der Website, ihrer Besitzer, Mitglieder, Berechtigungen und Freigabeeinstellungen. Für Websites, die nicht getestet werden, können Sie Erzwingungsaktionen automatisieren, um das Risiko einer übermäßigen Inhaltsexposition zu vermeiden. Dieser Ansatz stellt die fortlaufende Websitekonformität sicher und verringert aktiv Risiken wie die Überteilung von Informationen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie eine Websitenachweisrichtlinie erstellen und konfigurieren.

Anforderungen für eine Websitenachweisrichtlinie

Welche Lizenzanforderungen gelten?

Ihre Organisation muss über die passende Lizenz verfügen und bestimmte administrative Berechtigungen oder Rollen erfüllen, um die in diesem Artikel beschriebene Funktion nutzen zu können.

Zunächst muss Ihre Organisation eine der folgenden Basislizenzen besitzen:

• Office 365 E3, E5, oder A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 oder A5

Darüber hinaus benötigen Sie mindestens eine der folgenden Lizenzen:

• Microsoft 365 Copilot-Lizenz: Mindestens einem Benutzer in Ihrem organization muss eine Copilot-Lizenz zugewiesen sein (dieser Benutzer muss kein SharePoint-Administrator sein).
• Microsoft SharePoint Advanced Management-Lizenz: Als eigenständiger Kauf verfügbar.

Administratoranforderungen

Sie müssen SharePoint-Administrator sein oder über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Weitere Informationen

Wenn Ihre Organisation über eine Copilot-Lizenz verfügt und mindestens eine Person in Ihrer Organisation eine Copilot-Lizenz zugewiesen bekommen hat, erhalten SharePoint-Administratoren automatisch Zugriff auf die Erweiterte SharePoint-Verwaltungsfunktionen, die für die Copilot-Bereitstellung erforderlich sind.

Für Organisationen ohne Copilot-Lizenz können Sie sharePoint Advanced Management-Features verwenden, indem Sie eine eigenständige SharePoint Advanced Management-Lizenz erwerben.

Wie funktioniert eine Websitenachweisrichtlinie?

Wenn eine Websitenachweisrichtlinie (in der Regel monatlich) ausgeführt wird, generiert sie einen Bericht, der Websites auflistet, die nachweispflichtige Websites gemäß Richtlinienkriterien erfordern. Websitebesitzer und Websiteadministratoren werden per E-Mail benachrichtigt und aufgefordert, potenzielle Probleme zu überprüfen und zu beheben. Je nachdem, wie die Richtlinie konfiguriert ist, können bestimmte Aktionen für Websites ausgeführt werden, die besitzerlos sind oder ein potenzielles Risiko für Ihre organization darstellen.

Als SharePoint-Administrator können Sie den Bereich einer Websitenachweisrichtlinie angeben, welche Aktionen ausgeführt werden sollen und ob Ausnahmen von der Richtlinie bestehen.

Teil 1: Erstellen einer Websitenachweisrichtlinie

1. Wechseln Sie als SharePoint-Administrator zum SharePoint Admin Center , und melden Sie sich an.

2. Erweitern Sie im Navigationsbereich Richtlinien, und wählen Sie dann Websitelebenszyklusverwaltung aus.

   

3. Wählen Sie unter Websitenachweisrichtlinien die Option Öffnen aus.

4. Wählen Sie Richtlinie erstellen aus.

5. Überprüfen Sie auf der Seite Übersicht von Websitenachweis verwalten die Informationen, und wählen Sie dann Weiter aus. Fahren Sie dann mit dem nächsten Abschnitt fort.

Teil 2: Definieren des Bereichs einer Websitenachweisrichtlinie

Um den Bereich einer Websitenachweisrichtlinie zu definieren, wählen Sie auf der Seite Richtlinienbereich festlegen eine der folgenden Optionen aus:

• Hochladen einer CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs; Oder

• Auswählen von Standorten im großen Stil

  

Bereich der Websitenachweisrichtlinien

Sie können Websitelebenszyklusrichtlinien mit unterschiedlichen Bereichen erstellen, die auf den Anforderungen Ihrer organization basieren. Wählen Sie die Websites aus, die in die Richtlinie eingeschlossen werden sollen, basierend auf:

• Websitevorlagen
• Erstellungsquellen
• Vertraulichkeitsbezeichnungen
• Gibt an, ob Websites unter Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsaufbewahrungsrichtlinien eingeschlossen werden sollen

Um bestimmte Websites auszuschließen, fügen Sie die Website-URLs von bis zu 100 Websites im Abschnitt Websites ausschließen hinzu, während Sie die Richtlinie konfigurieren.

Hochladen einer CSV-Datei mit der Liste der Websites

Wenn Sie Eine CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs hochladen auswählen, können Sie eine Liste der Website-URLs für die Richtlinie hochladen.

Auswählen von Standorten im großen Stil

Wenn Sie Websites im großen Stil auswählen ausgewählt haben, können Sie Websitevorlagen auswählen, die in diese Richtlinie eingeschlossen werden sollen, und diese dann nach filtern:

• Vertraulichkeitsbezeichnung
• Websiteerstellungsquelle

Sie können auch auswählen, ob:

• Einschließen von Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsaufbewahrungsspeichern
• Ausschließen bestimmter Websites von dieser Richtlinie

Auswählen von Websitevorlagentypen

Wählen Sie in der folgenden Liste Websitevorlagentypen aus:

• Alle Websites
• Klassische Websites
• Kommunikationswebsites
• Gruppieren verbundener Websites ohne Teams
• Teamwebsites ohne Microsoft 365-Gruppe
• Mit Teams verbundene Websites

Filtern von Websites nach Vertraulichkeitsbezeichnungen

Legen Sie den Richtlinienbereich fest, indem Sie Websites nach ihren Vertraulichkeitsbezeichnungen filtern.

Filtern von Websites nach Erstellungsquelle

Filtern von Websites nach Richtlinienbereich nach Quelle der Websiteerstellung:

• SharePoint-Homepage
• SharePoint Admin Center
• PowerShell
• Pnp
• Teams

Einschließen von Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsaufbewahrungsspeichern

Die Option include/exclude für Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsrichtlinien gilt nur für Websites, die von Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und -Bezeichnungen gesteuert werden.

Diese Einstellung wirkt sich nicht auf das Ein- oder Ausschließen von Websites aus, die schreibgeschützt oder gesperrt sind.

Für Websites, die sich in einem schreibgeschützten oder gesperrten Zustand befinden, werden folgende Verhaltensweisen erwartet:

• Entsperrte Websites: Immer im Richtlinienbereich enthalten

• Schreibgeschützte Websites, die mit demselben Richtlinientyp gesperrt sind:

  • Im Bereich enthalten
  • Der Bericht gibt an, dass die Website zuvor durch diese Richtlinie angewendet wurde.

• Schreibgeschützte Websites, die durch einen anderen Richtlinientyp gesperrt sind:

  • Vom Richtlinienbereich ausgeschlossen
  • Eine andere Richtlinie besitzt und steuert diese Website bereits.

• Schreibgeschützte Websites extern gesperrt (gesperrt aus Gründen der Lebenszyklusverwaltung außerhalb des Standorts):

  • Im Bereich enthalten
  • Externe Sperren verhindern nicht, dass der Standort von der Richtlinie ausgewertet wird.

• Kein Zugriff auf (voll gesperrte) Websites:

  • In den Geltungsbereich eingeschlossen, aber es wird keine Erzwingungsaktion ausgeführt.
  • Die Richtlinie überspringt die Aktion, da sich die Website bereits im Zustand "Kein Zugriff gesperrt" befindet.

Dies sind Standardverhaltensweisen, die nicht über Richtlinienkonfigurationsoptionen geändert werden können.

Ausschließen bestimmter Websites aus der Richtlinie

Geben Sie bis zu 100 Websites ein, die Sie aus der Websitenachweisrichtlinie ausschließen möchten. Achten Sie darauf, jede URL durch neue Zeilen zu trennen.

Nachdem Sie den Bereich der Richtlinie festgelegt haben, wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann mit dem nächsten Abschnitt fort.

Teil 3: Konfigurieren der Richtlinieneinstellungen für den Standortnachweis

Beachten Sie die folgenden Punkte:

• Kürzlich bestätigte Websites werden übersprungen
• Neu erstellte Websites werden übersprungen (da eine Karenzzeit gilt)
• Es sind nur Websites enthalten, die sowohl alt genug als auch für die Neustation fällig sind.

Wenn Sie eine Websitenachweisrichtlinie einrichten, haben Sie im Schritt Richtlinie konfigurieren folgende Möglichkeiten:

• Wählen Sie aus, wie oft die Websites bestätigt werden sollen (3 Monate, 6 Monate und 12 Monate).
• Ermitteln Sie, wer für den Nachweis der Website verantwortlich ist (Websitebesitzer, Websiteadministratoren oder beides).
• Schließen Sie Websitebesitzer oder Administratoren vom Empfang von Anforderungen aus.
• Geben Sie an, welche Aktion die Richtlinie nach drei Benachrichtigungen ausführen soll.

Ausschließen von Websitebesitzern oder Administratoren vom Empfang von Anforderungen

Sie können bestimmte Benutzer, Microsoft 365-Gruppen oder Sicherheitsgruppen vom Empfang von Anforderungen und Benachrichtigungen zur Websitelebenszyklusverwaltung ausschließen, auch wenn sie Websitebesitzer oder Websiteadministratoren für Websites sind, die in einer Richtlinie enthalten sind.

Wichtige Verhaltensweisen:

• Ausschlüsse werden nur verwendet, um Benachrichtigungsempfänger zu bestimmen.
• Das Ausschließen eines Benutzers oder einer Gruppe ändert keine Websiteberechtigungen oder den Besitz und schließt die Website nicht von der Auswertung der Lebenszyklusrichtlinie aus.
• Websites werden weiterhin wie gewohnt von der Richtlinie ausgewertet.

Grenzwerte:

• Sie können der Ausschlussliste bis zu 100 Einträge hinzufügen.
• Jeder Eintrag kann ein einzelner Benutzer, eine Microsoft 365-Gruppe oder eine Sicherheitsgruppe sein.
• Der Grenzwert von 100 Einträgen gilt für die Anzahl der Einträge, nicht für die Anzahl der Benutzer innerhalb einer Gruppe. Beispielsweise zählt eine Gruppe mit mehr als 100 Mitgliedern als ein Eintrag.

Gruppenausschlussverhalten (wichtig):

• Wenn eine Gruppe der Ausschlussliste für eine Richtlinie hinzugefügt wird, wird diese Gruppe nur dann von Benachrichtigungen ausgeschlossen, wenn die Gruppe direkt zur Website hinzugefügt wird oder eine geschachtelte Gruppe in anderen Gruppen ist, die direkt der Website hinzugefügt werden.
• Ein Mitglied einer ausgeschlossenen Gruppe erhält möglicherweise weiterhin eine Benachrichtigung, wenn es der Website direkt hinzugefügt wird oder teil einer anderen Gruppe ist, die der Website direkt hinzugefügt wird.

Aktionen für nicht getestete Websites nach drei Benachrichtigungen

Für Websites, die nach drei monatlichen Benachrichtigungen nicht getestet werden, können Sie entweder keine Aktionen ausführen oder eine der folgenden Erzwingungsaktionen ausführen. In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie sich die inaktive Websiterichtlinie für jede ausgewählte Erzwingungsaktion verhält:

Anpassen von E-Mail-Benachrichtigungen

Administratoren können jetzt die E-Mails anpassen, die von den Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung zur Zertifizierung oder zum Nachweis an Websitebesitzer und Administratoren gesendet werden. Das Anpassen von E-Mail-Inhalten trägt dazu bei, die Leserate der gesendeten E-Mails zu verbessern und die Reaktionseffizienz effektiv zu verbessern und so zu einer besseren Governance im gesamten Mandanten beizutragen.

Die Option zum Anpassen von E-Mails ist im Konfigurationsschritt für alle Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung verfügbar.

Wenn Sie E-Mail zum Senden anpassen auswählen , wird das Anpassungsfenster wie folgt geöffnet:

Sie können auch E-Mails für vorhandene Richtlinien anpassen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails anzupassen:

1. Wählen Sie eine vorhandene Richtlinie aus.

2. Wechseln Sie zu Konfiguration bearbeiten.

3. Suchen Sie die E-Mail-Anpassungsoption.

Vorgehensweise, wenn Sie E-Mail-Nachrichten nicht anpassen können

Möglicherweise können Sie E-Mails nicht anpassen, wenn die Einstellung für die benutzerdefinierte Domäne nicht konfiguriert oder deaktiviert ist.

Sie müssen die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center konfigurieren, bevor Sie E-Mails anpassen können. Wenn diese Einstellung nicht konfiguriert ist, wird oben in der Richtlinienliste eine Warnmeldung angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Möglicherweise wird auch die Warnmeldung während des Konfigurationsschritts angezeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Wenn Sie zuvor E-Mails in einer oder mehreren Richtlinien angepasst haben, jetzt aber die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center später deaktiviert ist, sehen Sie die Nachrichtenleiste in der Richtlinienliste und eine Warnmeldung im E-Mail-Anpassungsfenster, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Wählen Sie nach dem Konfigurieren der Richtlinieneinstellungen Weiter aus, um die Richtlinie abzuschließen. Benennen Sie die Richtlinie, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional), und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus.

Klicken Sie auf Fertigstellen. Sie können Ihre Richtlinie jetzt über dieWebsitelebenszyklusverwaltungs-Websitenachweisrichtlinie> Dashboard anzeigen und verwalten.

Website als schreibgeschützter Modus festgelegt

Wenn Sie eine nicht getestete Websiterichtlinie mit der aktion schreibgeschützte Erzwingung konfigurieren, sendet sie zusätzliche Benachrichtigungen, um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren darüber zu informieren, dass die Website in den schreibgeschützten Modus wechselt.

Wenn sich die Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird das folgende Banner auf der Website angezeigt:

Entfernen einer Website aus dem schreibgeschützten Modus

Um eine Website im SharePoint Admin Center aus dem schreibgeschützten Modus zu entfernen, wechseln Sie zur Seite Aktive Websites , wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Bereich der Websiteseite entsperren aus.

Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen. Sie müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.

Aufheben der Archivierung einer Website

Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie Websites , und wählen Sie Archivierte Websites aus. Wählen Sie die Website aus, die Sie die Archivierung aufheben möchten, und wählen Sie Reaktivieren aus.

Websites, die von mehreren Websitenachweisrichtlinien verwaltet werden

Wenn Sie mehrere Richtlinien erstellen, werden Benachrichtigungs-E-Mails für jeden Typ von Websitelebenszyklus-Verwaltungsrichtlinien wie Websitebesitzrichtlinie, Inaktive Websiterichtlinie und Websitenachweisrichtlinie nicht wiederholt. Wenn eine Benachrichtigung innerhalb der letzten 30 Tage von einer Richtlinie dieses Typs gesendet wurde und die Website nicht überprüft oder nicht zertifiziert ist, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.

Wenn eine Website z. B. durch zwei verschiedene Websitenachweisrichtlinien abgedeckt ist und eine Benachrichtigungs-E-Mail von der ersten Richtlinie erhält, sendet die zweite Richtlinie innerhalb der nächsten 30 Tage keine zusätzlichen Benachrichtigungen, wenn die Website nicht überprüft wird.

Stellen Sie sicher, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites in den Geltungsbereich mehrerer Richtlinien desselben Typs fallen, können der Benachrichtigungszeitplan und die Erzwingungsaktionen auf der Website unvorhersehbar werden.

Teil 4: Bereitstellen Ihrer Richtlinie im Simulations- oder aktiven Modus

Nachdem Sie Ihre Websitenachweisrichtlinie konfiguriert haben und sich im Schritt Fertig stellen befinden, können Sie angeben, ob Ihre Richtlinie getestet oder sofort aktiviert werden soll.

1. Geben Sie im Schritt Fertig stellen des Einrichtens ihrer Websitenachweisrichtlinie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Richtlinie ein.

2. Wählen Sie unter Richtlinienmodus entweder den Modus Simulation oder Aktiv aus.

   Richtlinienmodi

   Beim Einrichten einer Websitelebenszyklusrichtlinie können Sie zwischen einer Simulationsrichtlinie und einer aktiven Richtlinie wählen.

   Simulationsmodus

   Die Simulationsrichtlinie wird einmal ausgeführt und generiert einen Bericht basierend auf den festgelegten Parametern. Wenn es fehlschlägt, müssen Sie es löschen und eine neue erstellen. Nachdem Sie eine Simulationsrichtlinie überprüft haben, können Sie sie in eine aktive Richtlinie konvertieren.

   Hinweis

   Standortlebenszyklusrichtlinien im Simulationsmodus sind ab dem 17. November 2025 in GCCH- und DoD-Umgebungen verfügbar.

   Aktiver Modus

   Die aktive Richtlinie wird monatlich ausgeführt, generiert Berichte und sendet Benachrichtigungen an Websitebesitzer, um die status der Website zu bestätigen. Wenn während eines bestimmten Monats ein Fehler auftritt, wird es beim nächsten Zeitplan erneut ausgeführt. Die Richtlinie erzwingt Aktionen für Websites, die vom Websitebesitzer oder Administrator nicht zertifiziert oder nicht überprüft werden, sofern Sie sie für erzwingungsaktionen konfiguriert haben.

Reporting

Nach jeder Ausführung der konfigurierten Richtlinie können Sie einen detaillierten Bericht zu den websites anzeigen, die sie identifiziert. Wählen Sie auf der Seite Websitenachweisrichtlinien die gewünschte Richtlinie aus der Liste aus.

Das Panel beschreibt die Zahlen von:

• Zu belegende Websites
• Websites, auf denen niemanden benachrichtigt werden konnte
• Nachgewiesene Websites
• Websites, die auf schreibgeschützt festgelegt sind
• Archivierte Websites Sie können auch den Umfang, die Konfiguration und allgemeine Informationen der Richtlinie zum Bericht anzeigen.

Sie können auch den Bereich, die Konfiguration und allgemeine Informationen der Richtlinie im Panel anzeigen. Wählen Sie die Option Detaillierten Bericht herunterladen aus, um den Bericht in csv herunterzuladen, der die folgenden Details für die einzelnen Websites enthält, die für den Nachweis erforderlich sind:

Konfigurieren von umsetzbaren E-Mails für US Government Cloud-Umgebungen (GCC High oder DoD)

In Us Government Cloud-Umgebungen (GCC High und DoD) muss ein Mandantenadministrator ein zusätzliches einmaliges Setup für SharePoint-SLM-Richtlinien (Site Lifecycle Management) abschließen, um Aktionen erfordernde Nachrichten verwenden zu können. Mit diesem Schritt wird sichergestellt, dass Richtlinienbenachrichtigungs-E-Mails ordnungsgemäß angezeigt werden und funktionieren. Websiteadministratoren und Websitebesitzer können beispielsweise Aktionen direkt per E-Mail ausführen.

Im Gegensatz zu anderen kommerziellen Cloudumgebungen erfordern GCC High- und DoD-Mandanten eine explizite Administratorgenehmigung des Anbieters für aktionenfähige Nachrichten, bevor er interaktive E-Mail-Nachrichten senden kann. Ohne diese Genehmigung werden SLM-Richtlinien-E-Mails übermittelt, aber Aktionsschaltflächen funktionieren nicht wie erwartet.

Genehmigen des SLM-Anbieters für aktionenfähige Nachrichten

1. Wechseln Sie zum Verwaltungsportal outlook actionable Messages – Connectors for GCCH or DoD ,, und melden Sie sich an.

2. Wählen Sie im Filter Anbieterstatusdie Option Von Microsoft genehmigt – Genehmigung ausstehend aus.

3. Suchen Sie den Anbieter mit dem Namen InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Wählen Sie den Anbieter und dann Genehmigen aus.

Nachdem Sie den Anbieter genehmigt haben, senden die SLM-Richtlinienbenachrichtigungen Aktionen erfordernde Nachrichten.

Sicherstellen, dass Nachrichten mit Aktionen für den Mandanten aktiviert sind

Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung verwenden Outlook-Nachrichten mit Aktionen, damit Websitebesitzer oder Websiteadministratoren mithilfe von Links in E-Mail-Nachrichten die erforderlichen Aktionen ausführen können.

• Damit Benachrichtigungen ordnungsgemäß gerendert werden, stellen Sie sicher, dass Ihr organization die Outlook-Versionsanforderungen erfüllt.
• Informationen zur Behandlung von Renderingproblemen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen.

Problembehandlung für Nachrichten mit Aktionen

Wenn Nachrichten mit Aktionen nicht wie erwartet funktionieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie sicher, dass sich der InactiveSiteOAMProviderGCCH Anbieter im genehmigten Zustand befindet.
• Lassen Sie ausreichend Zeit ein. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen weitergegeben werden.