Verwalten inaktiver Websites mithilfe von inaktiven Websiterichtlinien

Die Funktionen zur Verwaltung des Websitelebenszyklus von Microsoft SharePoint Advanced Management helfen Ihnen, die Websitegovernance zu verbessern, indem Sie die Richtlinienkonfiguration im SharePoint Admin Center automatisieren. Inaktive Websiterichtlinien, die Teil der SharePoint-Funktionen zur Verwaltung des Websitelebenszyklus sind, helfen Ihnen bei der Automatisierung dieses Prozesses. Sie können eine inaktive Websiterichtlinie einrichten, um inaktive Websites automatisch zu erkennen und Websitebesitzer per E-Mail zu benachrichtigen. Besitzer können dann bestätigen, ob die Website noch aktiv ist.

Was benötigen Sie, um eine inaktive Websiterichtlinie zu erstellen?

Welche Lizenzanforderungen gelten?

Ihre Organisation muss über die passende Lizenz verfügen und bestimmte administrative Berechtigungen oder Rollen erfüllen, um die in diesem Artikel beschriebene Funktion nutzen zu können.

Zunächst muss Ihre Organisation eine der folgenden Basislizenzen besitzen:

• Office 365 E3, E5, oder A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 oder A5

Darüber hinaus benötigen Sie mindestens eine der folgenden Lizenzen:

• Microsoft 365 Copilot-Lizenz: Mindestens einem Benutzer in Ihrem organization muss eine Copilot-Lizenz zugewiesen sein (dieser Benutzer muss kein SharePoint-Administrator sein).
• Microsoft SharePoint Advanced Management-Lizenz: Als eigenständiger Kauf verfügbar.

Administratoranforderungen

Sie müssen SharePoint-Administrator sein oder über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Weitere Informationen

Wenn Ihre Organisation über eine Copilot-Lizenz verfügt und mindestens eine Person in Ihrer Organisation eine Copilot-Lizenz zugewiesen bekommen hat, erhalten SharePoint-Administratoren automatisch Zugriff auf die Erweiterte SharePoint-Verwaltungsfunktionen, die für die Copilot-Bereitstellung erforderlich sind.

Für Organisationen ohne Copilot-Lizenz können Sie sharePoint Advanced Management-Features verwenden, indem Sie eine eigenständige SharePoint Advanced Management-Lizenz erwerben.

Wie funktionieren inaktive Websiterichtlinien?

Bereich der inaktiven Websiterichtlinien

Sie können Parameter für eine inaktive Websiterichtlinie konfigurieren, z. B. inaktiver Zeitraum, Vorlagentyp, Quelle der Websiteerstellung, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Ausschluss von bis zu 100 Websites.

Bereichsbezogene Websiteaktivitäten

Inaktive Websiterichtlinien analysieren Aktivitäten in SharePoint und verbundenen Plattformen wie Teams, Viva Engage (früher Yammer) und Exchange, um die letzte Aktivität einer Website zu erkennen.

Umfang der App-Aktivitäten

Inaktive Websiterichtlinien berücksichtigen app-Aktivitäten nicht über ein App-Token. Sie berücksichtigen App-Aktivitäten über ein Benutzertoken nur, wenn ein Benutzer-Agent beteiligt ist und die folgenden Kriterien erfüllt.

Bereichsinterne Websitevorlagen

Die Websitelebenszyklusverwaltung überprüft die Aktivität von Kommunikationswebsites, klassischen Websites, mit Teams verbundenen Websites und mit Gruppen verbundenen Websites mit den folgenden Websitevorlagentypen:

Websites außerhalb des Gültigkeitsbereichs

Die folgenden Websites liegen außerhalb des Gültigkeitsbereichs und sind von der Websiteaktivitätserkennung ausgeschlossen:

• OneDrive-Websites
• Von Systembenutzern erstellte Websites
• App-Katalogwebsites
• Stammwebsites
• Startsites
• Mandantenadministratorwebsites
• Websites, die freigegebenen und privaten Teams-Kanälen zugeordnet sind

Richtlinienmodi

Beim Einrichten einer Websitelebenszyklusrichtlinie können Sie zwischen einer Simulationsrichtlinie und einer aktiven Richtlinie wählen.

Simulationsmodus

Die Simulationsrichtlinie wird einmal ausgeführt und generiert einen Bericht basierend auf den festgelegten Parametern. Wenn es fehlschlägt, müssen Sie es löschen und eine neue erstellen. Nachdem Sie eine Simulationsrichtlinie überprüft haben, können Sie sie in eine aktive Richtlinie konvertieren.

Aktiver Modus

Die aktive Richtlinie wird monatlich ausgeführt, generiert Berichte und sendet Benachrichtigungen an Websitebesitzer, um die status der Website zu bestätigen. Wenn während eines bestimmten Monats ein Fehler auftritt, wird es beim nächsten Zeitplan erneut ausgeführt. Die Richtlinie erzwingt Aktionen für Websites, die vom Websitebesitzer oder Administrator nicht zertifiziert oder nicht überprüft werden, sofern Sie sie für erzwingungsaktionen konfiguriert haben.

Erstellen einer inaktiven Websiterichtlinie

1. Wechseln Sie als SharePoint-Administrator zum SharePoint Admin Center , und melden Sie sich an.

2. Erweitern Sie im Navigationsbereich Richtlinien, und wählen Sie dann Websitelebenszyklusverwaltung aus.

3. Wählen Sie unter Inaktive Websiterichtlinien die Option Öffnen aus.

4. Wählen Sie + Richtlinie erstellen aus. Überprüfen Sie die Informationen zum Verwalten inaktiver Websites , und wählen Sie dann Weiter aus.

   

5. Wählen Sie im Schritt Richtlinienbereich festlegen die Option Richtlinienbereich aus, und wählen Sie dann Weiter aus.

   

   • Wenn Sie EINE CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs hochladen auswählen, können Sie eine Liste der Website-URLs ausgewählter Websites für die Richtlinie hochladen.

     

     Tipp

     • Sie können die Websiteliste von der Seite aktive SharePoint-Websites exportieren.
     • Stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei das gleiche Format wie die CSV-Beispieldatei verwendet und keine doppelten URLs enthält und diese URLs gültig und vollständig sind. 
     • Stellen Sie sicher, dass die in der CSV-Datei aufgeführten URLs zur Domäne Ihres Mandanten gehören. 

   • Wenn Sie Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungssperren einschließen ausgewählt haben, gilt diese Option nur für Websites, die von Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und -Bezeichnungen gesteuert werden. Diese Einstellung wirkt sich nicht auf das Ein- oder Ausschließen von Websites aus, die sich in einem schreibgeschützten oder gesperrten Zustand befinden.

6. Geben Sie im Schritt Richtlinie konfigurieren einen Inaktivitätszeitraum an, wer benachrichtigt werden soll und welche Aktionen Sie nach drei Benachrichtigungen ausführen möchten. Wählen Sie dann Weiter aus.

   

   • Wählen Sie aus, ob Sie E-Mails an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren oder beides senden möchten.

   • Informationen zum Ausschließen von Benutzern oder Gruppen finden Sie im Abschnitt Ausschließen von Benutzern oder Gruppen aus einer Richtlinie (in diesem Artikel).

   • Passen Sie den E-Mail-Inhalt an, um den E-Mail-Empfängern mehr Kontext und Anweisungen bereitzustellen.

   • Wählen Sie Erzwingungsaktionen aus, wenn es nach drei Benachrichtigungen keine Antwort von Websitebesitzern oder Administratoren gibt.

     Für Websites, die nach drei monatlichen Benachrichtigungen für eine der Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung nicht zertifiziert oder bestätigt wurden, können Sie eine der folgenden Erzwingungsaktionen ausführen.

     Erzwingungsaktion	Richtlinienverhalten
     Nichts tun	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden für die nächsten drei Monate keine Benachrichtigungen mehr gesendet. Wenn die Website nach sechs Monaten nicht getestet wird, werden die monatlichen Benachrichtigungen fortgesetzt. Der Richtlinienausführungsbericht listet nicht getestete Websites auf, die vom Websitebesitzer als nicht bearbeitet wurden. Sie können diesen Bericht herunterladen und websites herausfiltern, die als nicht aktiv markiert sind.
     Schreibgeschützter Zugriff	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Wenn die Benachrichtigungsempfänger die Website während dieses Zeitraums nicht als bestätigt markieren, wechselt die Website in den schreibgeschützten Modus.
     Archiv Websites nach dem obligatorischen schreibgeschützten Zeitraum	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Wenn die Benachrichtigungsempfänger die Website während dieses Zeitraums nicht als bestätigt markieren, wechselt die Website für eine konfigurierbare Dauer (3, 6, 9 oder 12 Monate) in einen schreibgeschützten Modus. Nach der konfigurierten Anzahl von Monaten wird die Website über Microsoft 365 Archiv archiviert. Die Archivierung unterliegt dem Mandanten, der Microsoft 365 Archiv im Microsoft 365 Admin Center aktiviert.

     Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel für das Konfigurieren von Erzwingungsaktionen für eine Websitenachweisrichtlinie:

     

     Hinweis

     Wenn Sie die Richtlinie so konfigurieren, dass eine Erzwingungsaktion ausgeführt wird:

     • Die Benachrichtigungen werden nicht gesendet, nachdem die Richtlinienaktion erfolgreich war.
     • Die Website und ihre status sind im monatlichen Bericht enthalten.

7. Geben Sie im Schritt Fertig stellen einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Richtlinie an, und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus. Wählen Sie dann Fertig stellen aus.

8. Nachdem Ihre Richtlinie erstellt wurde, wählen Sie Fertig aus.

Nachdem Ihre Richtlinie bereitgestellt wurde, können Sie sie im Dashboard Websitelebenszyklusverwaltung>inaktive Websiterichtlinie anzeigen und verwalten.

Ausschließen von Benutzern oder Gruppen aus einer Richtlinie

Sie können bestimmte Benutzer, Microsoft 365-Gruppen oder Sicherheitsgruppen vom Empfang von Anforderungen und Benachrichtigungen zur Websitelebenszyklusverwaltung ausschließen, auch wenn sie Websitebesitzer oder Websiteadministratoren für Websites sind, die in einer Richtlinie enthalten sind.

Wichtige Verhaltensweisen:

• Ausschlüsse werden nur verwendet, um Benachrichtigungsempfänger zu bestimmen.
• Das Ausschließen eines Benutzers oder einer Gruppe ändert keine Websiteberechtigungen oder den Besitz und schließt die Website nicht von der Auswertung der Lebenszyklusrichtlinie aus.
• Websites werden weiterhin wie gewohnt von der Richtlinie ausgewertet.

Grenzwerte:

• Sie können der Ausschlussliste bis zu 100 Einträge hinzufügen.
• Jeder Eintrag kann ein einzelner Benutzer, eine Microsoft 365-Gruppe oder eine Sicherheitsgruppe sein.
• Der Grenzwert von 100 Einträgen gilt für die Anzahl der Einträge, nicht für die Anzahl der Benutzer innerhalb einer Gruppe. Beispielsweise zählt eine Gruppe mit mehr als 100 Mitgliedern als ein Eintrag.

Gruppenausschlussverhalten (wichtig):

• Wenn eine Gruppe der Ausschlussliste für eine Richtlinie hinzugefügt wird, wird diese Gruppe nur dann von Benachrichtigungen ausgeschlossen, wenn die Gruppe direkt zur Website hinzugefügt wird oder eine geschachtelte Gruppe in anderen Gruppen ist, die direkt der Website hinzugefügt werden.
• Ein Mitglied einer ausgeschlossenen Gruppe erhält möglicherweise weiterhin eine Benachrichtigung, wenn es der Website direkt hinzugefügt wird oder teil einer anderen Gruppe ist, die der Website direkt hinzugefügt wird.

Inaktive Websitebenachrichtigungen an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren

Benachrichtigungen informieren SharePoint-Websitebesitzer oder Websiteadministratoren, wenn eine Website für eine bestimmte Anzahl von Monaten inaktiv ist. Um die Website beizubehalten, sollten die Empfänger der Benachrichtigung in der Benachrichtigungs-E-Mail die Schaltfläche Website zertifizieren auswählen. Nach der Zertifizierung überprüft die Websitelebenszyklusverwaltung die Aktivitäten der Website für ein Jahr nicht mehr.

Anpassen von E-Mail-Benachrichtigungen

Administratoren können jetzt die E-Mails anpassen, die von den Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung zur Zertifizierung oder zum Nachweis an Websitebesitzer und Administratoren gesendet werden. Das Anpassen von E-Mail-Inhalten trägt dazu bei, die Leserate der gesendeten E-Mails zu verbessern und die Reaktionseffizienz effektiv zu verbessern und so zu einer besseren Governance im gesamten Mandanten beizutragen.

Die Option zum Anpassen von E-Mails ist im Konfigurationsschritt für alle Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung verfügbar.

Wenn Sie E-Mail zum Senden anpassen auswählen , wird das Anpassungsfenster wie folgt geöffnet:

Sie können auch E-Mails für vorhandene Richtlinien anpassen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails anzupassen:

1. Wählen Sie eine vorhandene Richtlinie aus.

2. Wechseln Sie zu Konfiguration bearbeiten.

3. Suchen Sie die E-Mail-Anpassungsoption.

Vorgehensweise, wenn Sie E-Mail-Nachrichten nicht anpassen können

Möglicherweise können Sie E-Mails nicht anpassen, wenn die Einstellung für die benutzerdefinierte Domäne nicht konfiguriert oder deaktiviert ist.

Sie müssen die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center konfigurieren, bevor Sie E-Mails anpassen können. Wenn diese Einstellung nicht konfiguriert ist, wird oben in der Richtlinienliste eine Warnmeldung angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Möglicherweise wird auch die Warnmeldung während des Konfigurationsschritts angezeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Wenn Sie zuvor E-Mails in einer oder mehreren Richtlinien angepasst haben, jetzt aber die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center später deaktiviert ist, sehen Sie die Nachrichtenleiste in der Richtlinienliste und eine Warnmeldung im E-Mail-Anpassungsfenster, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Websites, die von mehreren Websitelebenszyklusverwaltungsrichtlinien verwaltet werden

Wenn Sie mehrere Richtlinien unter demselben Typ erstellen, werden Benachrichtigungs-E-Mails für jeden Typ der Websitelebenszyklus-Verwaltungsrichtlinie, z. B. Websitebesitzrichtlinie, inaktive Websiterichtlinie und Websitenachweisrichtlinie, nicht wiederholt. Wenn innerhalb der letzten 30 Tage nach einer Richtlinie dieses Typs eine Benachrichtigung gesendet wurde und die Website nicht zertifiziert ist, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.

Wenn eine Website beispielsweise durch zwei verschiedene inaktive Websiterichtlinien abgedeckt ist und eine Benachrichtigungs-E-Mail von der ersten Richtlinie erhält, sendet die zweite Richtlinie innerhalb der nächsten 30 Tage keine zusätzlichen Benachrichtigungen, wenn die Website nicht zertifiziert ist.

Es wird empfohlen, sicherzustellen, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites in den Geltungsbereich mehrerer Richtlinien desselben Typs fallen, können der Benachrichtigungszeitplan und die Erzwingungsaktionen auf der Website unvorhersehbar werden.

Erzwingungsaktionen

In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie sich die inaktive Websiterichtlinie basierend auf der ausgewählten Erzwingungsaktion verhält:

Schreibgeschützter Modus

Eine mit der schreibgeschützten Erzwingungsaktion konfigurierte inaktive Websiterichtlinie sendet zusätzliche Benachrichtigungen, um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren zu informieren, wenn keine Antwort vorliegt.

Wenn eine Website in den schreibgeschützten Modus wechselt, wird eine Benachrichtigung gesendet.

Wenn sich eine Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird der Website das folgende Banner hinzugefügt:

Wichtige Punkte zu schreibgeschützten oder gesperrten Websites

Für Websites, die sich in einem schreibgeschützten oder gesperrten Zustand befinden, werden die folgenden Verhaltensweisen erwartet.

• Entsperrte Websites: Immer im Richtlinienbereich enthalten

• Schreibgeschützte Websites, die mit demselben Richtlinientyp gesperrt sind:

  • Im Bereich enthalten
  • Der Bericht gibt an, dass die Website zuvor durch diese Richtlinie angewendet wurde.

• Schreibgeschützte Websites, die durch einen anderen Richtlinientyp gesperrt sind:

  • Vom Richtlinienbereich ausgeschlossen
  • Eine andere Richtlinie besitzt und steuert diese Website bereits.

• Schreibgeschützte Websites extern gesperrt (gesperrt aus Gründen der Lebenszyklusverwaltung außerhalb des Standorts):

  • Im Bereich enthalten
  • Externe Sperren verhindern nicht, dass der Standort von der Richtlinie ausgewertet wird.

• Websites ohne Zugriff (voll gesperrt):

  • In den Geltungsbereich eingeschlossen, aber es wird keine Erzwingungsaktion ausgeführt.
  • Die Richtlinie überspringt die Aktion, da sich die Website bereits im Zustand "Kein Zugriff gesperrt" befindet.

Dies sind Standardverhaltensweisen, die nicht durch Richtlinienkonfigurationen geändert werden können.

Entfernen einer Website aus dem schreibgeschützten Modus

Um eine Website im SharePoint Admin Center aus dem schreibgeschützten Modus zu entfernen, wechseln Sie zur Seite Aktive Websites , wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Seitenbereich der Website entsperren aus.

Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen und müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.

Aufheben der Archivierung einer Website

Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie Websites , und wählen Sie Archivierte Websites aus. Wählen Sie die Website aus, die Sie die Archivierung aufheben möchten, und wählen Sie Reaktivieren aus.

Reporting

Der Richtlinienausführungsbericht listet Websites auf, die sechs Monate lang inaktiv sind. Sie können den Bericht als .csv-Datei herunterladen und Websites herausfiltern, die Websitebesitzer als unaktioniert betrachten.

In der folgenden Tabelle werden die Informationen beschrieben, die im Richtlinienausführungsbericht enthalten sind:

Einrichten von umsetzbaren E-Mails für SLM-Richtlinien in Cloudumgebungen der US-Regierung

In Us Government Cloud-Umgebungen (GCC High und DoD) muss ein Mandantenadministrator ein zusätzliches einmaliges Setup für SharePoint-SLM-Richtlinien (Site Lifecycle Management) abschließen, um Aktionen erfordernde Nachrichten verwenden zu können. Mit diesem Schritt wird sichergestellt, dass Richtlinienbenachrichtigungs-E-Mails ordnungsgemäß angezeigt werden und funktionieren. Websiteadministratoren und Websitebesitzer können beispielsweise Aktionen direkt per E-Mail ausführen.

Im Gegensatz zu anderen kommerziellen Cloudumgebungen erfordern GCC High- und DoD-Mandanten eine explizite Administratorgenehmigung des Anbieters für aktionenfähige Nachrichten, bevor er interaktive E-Mail-Nachrichten senden kann. Ohne diese Genehmigung werden SLM-Richtlinien-E-Mails übermittelt, aber Aktionsschaltflächen funktionieren nicht wie erwartet.

Genehmigen des SLM-Anbieters für aktionenfähige Nachrichten

1. Wechseln Sie zum Verwaltungsportal outlook actionable Messages – Connectors for GCCH or DoD ,, und melden Sie sich an.

2. Wählen Sie im Filter Anbieterstatusdie Option Von Microsoft genehmigt – Genehmigung ausstehend aus.

3. Suchen Sie den Anbieter mit dem Namen InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Wählen Sie den Anbieter und dann Genehmigen aus.

Nachdem Sie den Anbieter genehmigt haben, senden die SLM-Richtlinienbenachrichtigungen Aktionen erfordernde Nachrichten.

Sicherstellen, dass Nachrichten mit Aktionen für den Mandanten aktiviert sind

Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung verwenden Outlook-Nachrichten mit Aktionen, damit Websitebesitzer oder Websiteadministratoren mithilfe von Links in E-Mail-Nachrichten die erforderlichen Aktionen ausführen können.

• Damit Benachrichtigungen ordnungsgemäß gerendert werden, stellen Sie sicher, dass Ihr organization die Outlook-Versionsanforderungen erfüllt.
• Informationen zur Behandlung von Renderingproblemen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen.

Problembehandlung für Nachrichten mit Aktionen

Wenn Nachrichten mit Aktionen nicht wie erwartet funktionieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie sicher, dass sich der InactiveSiteOAMProviderGCCH Anbieter im genehmigten Zustand befindet.
• Lassen Sie ausreichend Zeit ein. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen weitergegeben werden.

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